目标明确沟通会议有关事项的方法或途径确定沟通的时间地点以及参加人员，指定会议记录人员检查沟通过程中所需要的各类文件音像等资料向总经理汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题听取总经理指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录将记录通过种方式给领导注意事项与领导沟通会议的相关事宜的效果检查时应注意对总经理的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实要坚持与会议的主管经理保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈在会前会中会后不同时期的沟通中，要突出各自的重点拟定会议的应急方案会议的应急方案的内容签约会中可能出现的问题人员问题场地问题设备问题资料问题健康与安全问题行为问题出现问题时负责解决的会议工作人员会议应急方案的制定程序为预测不可知的情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案。

会议应急方案实施的原则思想上充分重视在人财物方面要措施到位在实施的过程中要坚持定期检查会中服务推进会议应遵循的原则认真倾听，最少限度地打断谈话。

多提开放式探索式问题，发言人表达观点时，要最大限度地给予鼓励，如点头示意目光接触。

树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。

用直接坦诚和适当的方法表达自己的愿望意见需求和信念。

消除交流障碍。

限制具有限制具有威胁性和挑衅性的行为，鼓励对会议决议影响较大又感到比较拘束的人员踊跃发表自己的意见。

强调问题。

应当将复杂的问题分解成若干容易处理的小问题，循序渐进，逐步导向问题的核心。

使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和意见。

提示会议按计划进行会议按计划进行的程序为，了解议题和议程准时宣布开会有效引导议题。

监督会议经费的使用会议经费使用的主要方面文件资料费有点通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议交通费会议经费使用的程序申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或填写发票经费支出审核会议经费支出。

处理会中突发事件签约会中突发事件的处理如下，会中突发事件的类型人员问题。

会中常见的人员问题是发言人参加者或关键代表的缺席或无法到会。

健康与安全问题。

会议中有时会出现意想不到的情况，如突发性的火灾等各种灾害的发生位代表患上了严重或高度传染的疾病，因种原因导致与会人员出现食物中毒等。

行为问题。

会议中偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当。

处理突发事件的程序为向领导报告启动会议应急方案实施应急方案必要时向公共应急机构请求支援善后工作向受害者及其家属进行安抚与媒体沟通。

对会议中出现的突发事件即使向领导报告。

启动会议应急方案的各项措施调动会议有关人员及时进行补救和处理。

必要时向公共应急机构请求支援。

处理好突发事件的善后工作。

处理突发事件的责任分工会议期间的后勤服务工作牵涉面广，涉及到人员较多。

因此要有综合管理统筹安排的白云山里。

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带他们坐缆车，参观蹦极等参观南越国宫署遗址主要讲黄埔古港七星岗古海岸遗迹洪秀全故居北京路千年古道遗址中华全国总工会旧址广州公社旧址广州市中山纪念堂邓世昌纪念馆十九路军淞沪抗日阵亡将士坟园广州起义烈士陵园等相关中国历史文化。

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回首既往，自己生最宝贵的时光能于这样的校园之中，能在众多学富五车才华横溢的老师们的熏陶下度过，实是荣幸之极。

在这三年的时间里，我们在学习上和思想上受益非浅。

这除了自身努力外，与各位老师同学和朋友的关心支持和鼓励是分不开的，毕业设计的写作时枯燥艰辛而富有挑战的，在老师的谆谆诱导同学的出谋划策，是完成毕业设计的动力源泉。

在此，要特别感谢我们的毕业设计导师李彬老师，从毕业设计的选题文献的采集框架的设计结构的布局到最终的定稿，从内容到格式，从繁多到精简，从标题到标点，她都费尽心血。

没有李彬老师的辛勤栽培孜孜教诲，对外贸的设计稿件提出种种的不足，让我们更加完善顺利地完成我们毕业设计，在此表示我们真诚的谢意。

同时感谢所有的任课老师的指导和帮助，是他们教会了我们专业知识，教会了我们如何学习，教会了我们如何做人。

正是由于他们，我们才能在各方面取得显著的进步，在此向他们表示我由衷的谢意，并祝所有的老师培养出越来越多的优秀人才，桃李满天下，识。

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会议期间要增强责任意识，做到有备无患，事先做好应对各种突发事件的应对方案。

加强岗位责任制，建立会议期间的严格值班制度。

做到事事有人问，各项服务热情周到。

想与会人之所想，急与会人之所急。

突发事件与规章制度应急方案的定期检查制度。

突发事件的第时间报告制度。

各种应急设施的检查与维护制度。

值班工作负责到人制度。

会后落实会议总结签约会结束后，秘书应及时会务工作总结，会议总结的内容有会议名称时间地点规模与会代表人数主要议题参加会议的上级领导，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价，会议的决议情况及今后的工作任务布置。

会议总结的工作程序为对会议征询意见，拟就工作总结稿向领导报告会议结论总结定稿印发归档组织全体工作人员进行工作总结。

接待活动活动日期时间地点时间晚上地点在广州花园酒店餐厅号包厢活动内容宴请来宾具体事项在遵循菜单设计的原则下，还应注意美国人的饮食习惯，喜欢吃的口味通常有冷菜鱼肉鸡和新鲜蔬菜等。

还要注意美国人对饮食的禁忌美国人不太喜欢吃山珍海味之类的菜肴，也不吃奇形怪状的动物和大蒜辣椒。

鸡鸭皮头尾全形的菜及动物的内脏均不受他们欢迎。

遵循以上的原则餐饮部拟议制日晚餐菜单如下前菜蜜汁烤鸡翅主食蒜茸黑椒牛扒热带海鲜炬饭蓝带鸡排佐蔬菜色拉水果西瓜哈密瓜苹果葡萄饮料咖啡猕猴桃汁红茶可口可乐冰水等可供选择点心法式烤布蕾奶酪三明治果冻布丁奶香焗薯泥花式小蛋糕汤三文鱼肉蔬菜汤南瓜浓汤酒葡萄酒香槟凉菜白菜培根蔬菜沙拉用餐场地布置注意事项美国人对颜色花卉的喜爱和忌讳注喜欢白色黄色和蓝色讳忌绿色注意餐桌的座次安排按照，在圆桌用餐，安排总经理跟美国总经理坐在正面朝门的地方总经理在左边，美国公司的总经理坐在我公司总经理的右边美国市场部总监坐在美国总经理的右边总经理秘书坐在美国市场部总监的左边，个陪同人员坐在总经理秘书的左边我公司的市场部经理龙青坐在总经理李扬的左边市场部经理秘书小王坐在市场部经理龙青的左边，其他陪同人员按职位高低依次入座。

餐具准备如下表小件餐具明细表种类内容数量不锈钢餐具主刀主叉甜品勺黄油刀套配料及用具椒盐瓶番茄酱糖盅奶盅牙签盅套饮具杯子高脚杯套其他餐盘套注把餐具摆放整齐，干净多备用几双公筷客人抵达酒店餐厅前的检查安排各区域服务员自行检查宴会厅领班检查宴会厅经理抽查活动二时间日下午活动内容由我公司，由总经理李扬，市场部总监龙青，总经理秘书小王接待参观游玩广州的风景。

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参观白云山时主要讲每到秋季，常有白云冉冉升起，使山上变成白漫漫的片，犹如面纱笼罩，因而得名。

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接待的计划与安排需要详细到人员安排日程安排经费列支，确定迎送规格，掌握到达和离开的时间。

对接待人员要进行接待外宾的基本原则和要求的培训。

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