保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围 务必在传真件首页上标明总页码，并在每页文件上标注页码。 必要的传真分类存档 三邮件 根据邮件类型如急阅件待处理件须知通知般通知报表报告总结新闻通报私人邮 件等等或按具体项目设置子文件夹。 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促协助总经理在 规定时间内处理相关事宜。 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。 由秘书来待为处理的 转给其他相关负责人由秘书本人回复 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。 需要总经理审阅批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达 重要邮件及时进行存档 四文件管理参看集团秘书手册第页附文件处理流程 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确内容表述是否清晰完整。 对文件进行分类待批待阅件，紧急不紧急，写明文件摘要必要背景资料审批原由，便于 总经理 按总经理批改意见复印后转发呈送可参照文件管理规定，必要的事情进行追踪，反馈结果。 必要文件进行存档。 注传真邮件信函等内容为外文的，应及时译出 五名片 分类可根据总经理业务情况分类，如公司类型客户类型地域等存放 名片盒 录入到通讯录中更易查找，但需要录入时间 应准备名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。 第二部分日程安排 控制日程，意味着你与总经理起有序工作。 日程安排是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量工作效率工作成果的种反映，是时 间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好管家按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导 实施。本文将从总体日程安排出差日程安排会议安排媒体采访大型活动和突发来访六部分加以详 细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。 日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的种体现，而规划安排领导的工作日程是秘书 的项基本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总程安排 出差后及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展 出差资料整理包括资料名片会谈备忘，根据需要转发相关人员或存档 向总经理认为有必要的合作方致感谢函。 各种差旅费用报销 跟进业务后续事宜 二国外出差 出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点 根据公司最新业务情况准备中英文，与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶 片和打印稿。 机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型 注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物 准备当地的地图及国家风情资料 确认对方还是我方提供翻译服务回国后向邀请方致谢。 三陪同出差 陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差 过程中，要求秘书注意以下事项 登机前，为总经理办理机场建设费购买机票换票及各种登机手续并再次确认接车人 到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理 每日及时核对本日及第二天的日程安排 提前设置清晨叫醒，并安排早餐 根据当天的日程安排落实车辆 及时提醒并事先落实各项安排 携带总经理名片必要的会议资料报告稿件会面备忘采访提纲 注意建立各种客户关系包括政府领导合作伙伴媒体记者 着装要求大方职业装着淡装注意言谈举止 出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实跟踪，并及时办理费用报销资料整理。 附件出差物品携带表 名片若干日程表 证件身份证护照港澳通行证边防证等笔记本电脑和保存在桌面 备份软盘 张 往返机票将保险费保留在秘书手中书面讲话稿及素材份 活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录 准备现金或信用卡注款备用笔等文具准备支彩色笔 礼品包装应急药及常用药品 附件二授权书模版 文件编号发文日期文件类别通知 拟文人审核批准 收文人全体人员收文部门台式电脑事业部笔记本事业部软件事业部服务器事业部外设事业部 抄送总裁室企划部秘书处财务附件 传阅阅后存档保密保密期限 其他 页数 授权通知 电脑公司副总裁在年月日日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材质控 经营管理等相关签字权授予副总经理，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批授权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁处理。 特此通知 附件三国内出差日程范例 刘军总经理出差深圳日程安排月日 时间日程地点备注 月 日 北京深圳 机场接机人 入住新世纪酒店 该车在深圳期间随行 夜宵自行安排 月 日 嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅 宁波厅 嘉利参加人何焯辉谭永雄 邓秉觉 联想 议题嘉利最新情况通报 对方联系人邓秉觉 出发前往陪同前往 会面深圳沙头角保税区 栋北座 联想参加人 参加人总经理余昭信 副总经理陆杨 业管处经理张界杨 技术处协理郭宗钦 研发部经理张滨 会面安排 双方公司介绍交流 参观工厂 产品研讨显示器电脑相关产品 及未来业务合作磋商 返回新世纪，梁青陪同 晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体李彬及随行人员 联想 月 日 东莞金和涂料有 限公司会面 深圳长安镇沙头南区 地图附后 金和参加人总经理董合枝 生产经理董博霖 嘉利厂参加人采购部主管黄宝球 工程总监邓秉觉 联想参加人 议程安排 双方介绍 金和介绍工厂历史油漆种类 生产工艺及相关喷漆关键技术发展趋势等 双方讨论 参观金和新厂 瑞和塑胶五金电 子厂 深圳长安镇沙头南区联想与瑞和人员互相介绍 参观瑞和工厂 机动 前往机场，车程约分钟 深圳北京 安排接机 随行及重要联系电话 附件四国外出差日程安排表 执行副总经理访问汉城行程表年月日至日 访问时间主要活动地点备注 月 日 北京汉城 到达酒店办理入住 因通讯不便，商事提供部手机 在汉城期间使用，号码为 商事等 在机场左边出口举牌接 下榻处佳乐 月 日 与部及 商事 共进早餐及会谈 前往位于龟尾的厂 与负责人午餐 参观及会谈陪同及参加者 厂总经理 商事 前往电子位于平泽的厂 参观及会谈陪同及参加者电子 商事 龟尾 路程小时 中餐 主持人 路程小时 主持人 访问时间主要活动地点备注 月 日 与电子人员共进晚餐 回酒店 平泽 月 自酒店前往三星电子工厂所在地 高层领导见面 崔敏洙先生等 作联想电脑公司及产品的介绍 针对相关问题进行会谈 参观 与会者共进午餐 乘车前往总部 七星 联络人 日 会谈参加者商事 电子 等 回酒店休息 与商事人员共进晚餐 总部 联络人商事 主持人 访问时间主要活动地点备注 月 日 参观韩国电子市场汉城市区及近郊观 光游览 酒店结帐乘车前往金浦机场 汉城北京 汉城市区及 近郊 陪同人导游 商事 日为韩国国庆日 自酒店到机场约分钟路程 三会议安排 目录 前言 第章秘书必备的素质 第二章秘书的重要职业技能 第部分日常事务处理 电话传真邮件文件管理名片 第二部分日程安排 总体日程安排 出差日程安排 会议安排 媒体采访 大型活动 突发来访接待 第三部分沟通与协调 内部沟通 外部沟通 秘书应具备的礼仪 秘书礼仪素质的培养 第四部分文字支持 第五部分会议支持 前言在许多人眼里，秘书仍是种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋 作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此， 他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练 精明繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态联想到在他们脸上那惯展现胸有成竹的样 子无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。然而,秘书的工作到 包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理部门文员是 只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每 项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的环节，而不可或缺，有时我们需要扮 演更多角色