1、案资料任何人不得私自占有。第十五条集团公司员工在工作变动和离退休时，必须将属于归档范围上述第十四条的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。第十六条文件材料般归档份，重要的或经常使用的可归档数份。第十七条归档要求归档文件材料，应完整准确系统，签署齐全，确定密级，保管期限保管期限分永久长期年短期年三种，填写移交清单，履行交接手续二归档的文件资料须制成材料优良符合规定字迹线条和图像清晰，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴装订应符合档案保护的要求三归档的文件资料应是原件文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整。四档案的装具采用国家标准的科技档案卷皮卷夹卷盒和表式。会计档案按照会计档案的凭证帐册报表分类组卷,采用会计凭证帐册盒。第五章档案的保管及库房管理第十八条集团公司各类档案由总部档案室库房集中统保管。二级公司按规定未到移交期的。
2、手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。第六章档案的密级设定与保密第二十五条集团公司的档案分为内部级和保密级二大类保密级档案的密级由低到高依次分为秘密级机密级绝密级。按国家有关规定，保密期限原则上为年以内。具有定密级的档案在超过保密时效后，自动解密密级下调个等级。第二十六条档案密级的设定由各归档部门经理与档案管理员协商决定，并报主管副总裁审核。第二十七条密级档案的查阅借阅需经指定负责人批准后方可办理查阅借阅手续。与利用目的无关的密级档案资料不得查阅借阅。第二十八条销毁档案文件,必须严格履行批准手续。销毁时要严格检查严格控制销毁现场，防止失密泄密。第二十九条未经公司领导批准，不得多制和摘抄密级档案。第三十条确定秘密级以上的档案，必须严格保管。第三十条密级档案要经常查对，发现丢失要及时报告有关部门处理。第三十二条对故意遗失。
3、案或故意泄密者，必须依法追究责任。第七章档案的借阅与利用第三十三条集团公司内部级档案资料向所有员工开放，提供档案信息的利用，为公司经营发展服务。需要查阅时应向总裁办档案管理人员办理查阅手续，查阅本部门内部级档案填写档案借阅登记表查阅相关部门内部级档案，还需填写借阅申请单，详见档案借阅审批流程。第三十四条档案查阅完毕，须及时归还，档案的借阅期限般为周，若有特殊原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理需借手续。档案管理人员应及时催缴，以免档案材料遗失。第三十五条不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。非档案管理人员不得随意进入档案库房，档案管理人员不得将档案带到室外，不得和外人谈论库内情况。二级公司内部级档案向所有该公司员工开放，手续可参照上述办法执行。第三十六条保密档案的借阅规定凡借阅行为应在档案阅览室进行，任何人未经允许。
4、门类分别进行数量统计二对档案破损情况进行统计三按类别保管期限做好销毁档案数量统计。第四十四条档案利用效果统计档案借阅人次卷次统计二档案利用社会效果经济效果统计。第九章档案的鉴定与销毁第四十五条档案库房的档案鉴定销毁工作由集团公司主管副总裁组织档案管理部门和有关业务部门组成工作小组实施，鉴定档案要按照保存从宽销毁从严的原则。第四十六条档案库房销毁的档案，指己过保管期限案卷，经过鉴定确认无保存价值的档案材料。第四十七条档案需销毁时，应由档案管理人员提出初步书面意见，经工作小组提出鉴定销毁意见，由档案管理人员负责编制销毁清单，经主管领导审批后执行。第四十八条对批准销毁的档案，只能化为纸浆或焚毁，不能出卖或作其他用途。第四十九条销毁档案时，应派两人监销。销毁后，监销人员应在销毁清单上注明已销字样和销毁日期及销毁方式，并签名以示负责。第五十条销。
5、至造成集团公司损失的。第十章经费第五十四条集团公司及各公司档案工作的经费，纳入集团公司财务管理的年度计划中，保证档案工作的正常开展。第五十五条各门类档案的归档所需经费从各相关业务的经费中支出。第五十六条档案人员培训经费由人力资源部教育经费中支出。第十二章验收第五十七条集团公司在每年年底对总部及各二级公司当年的档案管理工作进行验收。验收主要从以下几个方面进行档案管理工作的领导负责制以及专人专岗的推行落实情况二根据制定的档案管理岗位职责，对集团公司和各公司的档案管理情况进行评定三检查集团公司及各公司档案管理制度的制定情况，是否达到制度配套齐全四档案归档的落实情况完整齐全度主要按照相关档案及其二三级类目的归档范围进行检查，看归档文件是否按照归档范围进行归档，以及是否有所缺损，并如何解决。归档档案的质量文件案卷的装订的质量每份文件是否已去除所。
6、检查检查可采用抽样形式。档案人员对于在检查中发现的问题应及时进行记录，并于验收工作结束后立即实行整改。在验收组对集团公司或各二级公司的档案工作进行了较为全面的审查后，由验收组对该项工作作出最后的评审验收结论，并在集团公司内部以简报形式向各部门及各二级公司通报该次档案工作的验收情况。至此。归档档案验收工作告段落。第十三章附则第五十八条本实施办法适用于中国高科集团股份有限公司总部及各二级公司的档案工作。第五十九条各二级公司可根据本办法，结合公司实际情况，制定相应档案工作制度报该公司总经理办公室备案。第六十条本实施办法由集团公司总裁办负责解释。附件档案借阅审批流程档案查阅申请单档案借阅登记表附件档案借阅审批流程内部级综合档案借阅复制流程本部门档案档案管理员复制部门经理签字申请人相关部门相关部门经理签字档案加盖标识章确认密级档案借阅复制流程部。
7、经理签字分管副总裁本部门财务投资及档案绝密档案申请人总裁档案管理员复制相关部门财务投资及档案部门经理签字分管副总裁绝密档案相关部门经理签字分管副总裁加盖标识章确认附件中国高科集团股份有限公司档案借阅申请单借阅部门时间借阅人借阅目的文件名称文件密级是否出借复制分数部门意见分管领导意见相关部门意见相关部门分管领导意见总裁意见档案管理员签字备注注借阅本部门密级档案，需分管领导签字借阅相关部门密级档案，另需经相关部门经理及相关部门的分管领导签字借阅财务投资类密级档案以及其他类绝密级档案需总裁签字。档案借阅登记表附件序号档号文件名称密级借阅日期到期日期归还日期借阅者复制份数档案分类与档号编制规定总则为了更好地规范公司的档案业务。提高管理水平，促进公司档案工作的整体建设，以便为公司的经营管理决策和各项工作更好地服务，特制定本规定。本规定制定了集团。
8、金属装订物，纸张是否折叠整齐，页面是否清楚无污等。卷内文件目录的质量每卷档案是否均备有卷内文件目录，目录编写是否清楚，有无遗漏卷内文件，目录中档号是否与文件上的档号相致等。卷内页码的质量每卷档案是否均编有流水页码，每页的页码是否清晰无误等。档号的质量每份文件是否均编有相对应的且唯的档号。档号的编制是否符合档号编制规范的要求，以及档号的书写是否清晰可辨等。般完整的验收程序如下首先，由集团公司及各二级公司主要档案管理人员向集团公司提交档案管理年度总结报告，请求对集团公司及各二级公司的档案工作进行评审验收。集团公司接受报告后，组成个验收组，由主管档案工作的领导和在集团公司中形成各项档案的现行工作负责人员组成。随后，即召开验收工作会。其验收过程为首先验收组听主要档案管理人员对于当年档案工作的情况小结，然后，验收组根据上述验收准则进行认真细致的。
9、毁清单应式两份，份交档案室归档，份交上级主管领导。第十章奖惩第五十条对于在档案的收集保管提供利用和档案编研管理等方面做出显著成绩的部门或个人，每年年底组织专项评比工作，由档案管理部门汇总材料报请集团公司领导给予表彰和奖励。第五十二条各部门各二级公司的档案工作列入对部门公司负责人兼职档案管理员的绩效考核内容。第五十三条有下列行为之者，由集团公司档案管理部门相关主管部门责令限期整改，并视不同情节，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员报请集团公司领导给予行政处分构成犯罪的，提请司法机关追究其刑事责任。损毁丢失属于国家所有的档案的二涂改伪造档案的三擅自出卖或转让档案的四倒卖档案牟利或者将档案卖给赠送外国的五将职务活动中形成的应归档的文件资料占为己有，拒不归档或不按规定期限向档案管理部门移交档案的六将具有定密级的公司内部档案文件内容对外泄密，。
10、行政副总批准后，方可查阅。第三十八条党委档案只限党委领导查阅，其他部门不得调阅。外单位需调阅须经党委书记批准。第三十九条借阅人员必须爱护好档案。查阅档案的人员，必须爱护档案材料，维护档案的完整清洁并注意摘录或复制材料的安全和保密。二档案管理人员对调阅的档案材料，必须做到手续清楚，归还时详细检查，如有损坏拆散失窃等情况，应及时向总裁办领导汇报追查处理。第四十条档案管理人员应严格遵守本制度以及其他档案相关制度。如有违反，将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚情节严重的，将赔偿经济损失，辞退直至追究法律责任。第四十条凡单位或个人赠给总部的档案，集团公司按有关规定给予表彰和奖励外，该单位或个人还享有该档案的无偿优先利用权。第八章档案的统计第四十二条档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠内容齐全。第四十三条档案数量统计对本公司案卷按档案。
11、不得将保密档案带出档案室外。如有特殊情况需借出档案库房，必须在借阅手续中注明。二集团公司各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。具体程序为填写借阅申请单，经本部门经理签字并报分管领导批准后，向档案管理人员办理查阅手续并查阅。三查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十六条第二点的手续外，还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。查阅财务投资类的保密档案以及其他绝密级的档案必须统经总裁批准。四摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制，应在查阅申请单中复制栏内加以说明批准程序同上，并由档案管理人员负责操作，在复制件上加盖集团公司档案室的标识章后，方为有效。五二级公司保密档案的查阅复制办法可参照集团公司的规定执行。第三十七条外单位来集团公司调阅档案，必须持组织介绍信，写明查阅内容，由相关部门经理签字并经集团公。
12、各类档案由二级公司集中统保管。保持归档文件的完整系统准确的反映集团公司及二级公司各项经营管理活动的面貌，符合统规范。第十九条集团公司及二级公司档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理登记和安全保管。第二十条对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。第二十条档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。第二十二条为确保档案的安全和有效提供利用，集团公司实行档案库房与办公室阅览室三分开档案库房须保持适宜的温湿度，同时必须具备防火防盗防光防虫等应急安全措施。二级公司应参照总部的标准，配备相应的档案管理硬件设施，确保档案管理工作顺利开展。第二十三条严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。第二十四条档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。档案库房应。
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