办公室管理制度

第条声像档案资料的征集，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第条声像档案费用的报销本公司各部或个人凡按本办法第条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

声像档案的整理第条声像档案的整理，包括分类组合排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十条分类编号问题分类。

同属类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。

底片在全宗内编流水号。

格式全宗号流水号。

录像带摄像带按年代问题分类，按内容编号。

同内容分录几盘的应视为个案卷，编个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

格式为档案形态档号档案形态档号。

第十条保管期限应视其内容的重要，填写受文者类别经办部门内容摘要附件经办人姓名预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字校对后，送交文书管理部门收发人员。

发文处理收发人员收到发文文件原稿收发文登记单式联，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。

文件封发投邮后，登记单第联依收发文编号的流水号装订无须待复文件，第联即予销案，如须待复者，第联由收发人员暂存，第联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催第联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第联后，第联交还经办人存查，第联连同发文原稿底本归档。

第十条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第联销案，将销案日期转记原发文的第联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第联销案，经办人应于原发文的第联填记收文日期及字号。

关系企业来往文件第十条行文方式正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。

般性的规定通知公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理，受文部门或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。

第十条收发文字号的制定管理对外行文的字号总字第号。

为公司简称为地区别，不需分地区者省略为公司收发文流水号。

含直属部门字第号为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理。

由各公司总经理室制定。

对关系企业行文的字号。

部室中心由总管理处总经理室统制定管理。

收发文编号。

业务接洽便函另行编定，亦采流水号码文号编列。

，如有号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码与外界来往文件第十条收文登记分文来文由收发人员拆封后，于收发文登记单登记收文编号收文日期来文者来文字号来文日期附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别经办部门，再由收发人员分发。

文件的分送收发人员分发文件，应留存收发文登记单第联，依收文编号之流水号码装订之。

其余第联连同来文以分文专用卷宗送交经办部门主管核定要否答复及处理期限，记入收发文登记单第联，第联于当天签收后，夹放于分文专用卷宗退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。

文件交办经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记。

关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署用印，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。

室中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。

资材会计总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。

处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。

公告人事通知单聘任书奖状契约及依法令或特定业务如进出口税务关税劳保投标等，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。

特定签署人及印信的文件从其规定。

需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。

第条行文的判行权限以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。

以总经理署名行文者，除总管理处各部室中心代表各公司对外行文得由经理主任判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。

以事业部经理署名行文者应送经理室转呈经理判行。

以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。

以部门名义行文者，应由部门主管判行。

以公司名义盖用公司公章行文者，应由经办公室管理制度公司总经理室，各公司工厂所在地为总务部门，各寄送中心得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。

寄送中心后，寄送中心人员应将同受文部门之厂处部室的文件集中整理，开具文件递送清单式联，第联自存，第联连同文件汇总装入地区别专用文件袋寄送。

收文地区之寄送中心人员收到文件袋拆开后，即以文件递送清单第联连同文件送交各厂处收发人员签收后留存第联，第联以当天文件袋送还原发文的寄送中心存查。

室中心寄送各厂区的文件，律递交各公司的寄送中心登记转送。

寄送中心的文件袋，需于下午时前送交总管理处总务部门统运寄。

，不得积压，寄送中心人员须于每日上午上班后分钟内将文件袋内文件分送各厂处部室收发人员签收。

印信印信种类第十条种类公章各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。

职章各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。

职衔签字章各公司厂处长以上主管刻有职衔及签名的印信。

部门章刻有公司及部门名衔之印信。

如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注对内专用之字样。

校对章骑缝章附件章刻有公司名衔及校对章或骑缝章附件章等字样之印信。

第十条印信的资料及形式所有印信均为圆形橡皮质务部门办理。

总收发部门负责文书之收受及发送。

第条管理部门总管理处各部室中心及各公司以公司名义与外界来往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门营业采购工务资料法律服务训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。

各公司工厂所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处或总务部门为管理部门。

关系企业各公司部门间来往文书原则上以厂处部室以上部门为管理部门。

管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发拆封登记分文稽催校对监印档案管理等事宜文书未按规定处理者，管理部门不得受理。

第条主办及会办部门文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。

本企业各类资料对外统报送的主办会办及提供部门。

行文第条行文类别函发布规章或临时性规定及对机关团体公司行号私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

公告就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

便函关系企业各公司部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

签呈下级对上级有所请示或报告时使用。

电报业务处理须以电报行文时使用。

表格式公文政府机关规定之表期限。

，应日案日清，最迟不得逾日。

，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。

第十条文件稽催经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。

收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟天仍不见办妥销案者，应即以文书催办单式联，送经办部门主管交由经办人填注拟完成日期及迟延原因经主管批核后，经办部门自存份，份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽形记录于稽催联。

第十条发送方式文书发送方式分为专送邮寄平信限时挂号航空电报寻常加急书信打字及集运等，经办人应于文书底稿上注明。

第十条文件递送呈阅文件的递送方式文件呈阅呈判会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或类案件，则以桔红色卷宗递送。

部门间文件的递送，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。

，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以处部室为单位装入内部信封予以递送，内部信封仅书写受文部门的厂处部室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统拆封分发。

寄送中心，总公司为各员，对公文中涉及国家政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第条公文保密等级分为绝密机密秘密种，其他为般文件。

绝密机密文件打印定要用专用磁盘。

绝密文件只能印份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

秘密文件由阅文人妥善保管。

文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第条公司发文的程序为拟搞审核部门领导签发公司领导打印发文催办立卷归档销毁等。

第条公司收文的处理程序为收文分文传送催办立卷归档。

草拟公文应注意以下事项内容要符合党和国家的路线方针政策法律法令及地方性行政规章。

反映情况要客观，实事求是。

文字要准确精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

人地物名引文及时间要具体准确。

第条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复般文件的，天内批复。

第条各级领导阅批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确具体。

第条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿经领导签字审核稿件连同正本份送总裁办档案室存档。

有领导指示的，还应附批复件。

第十条铁皮柜。

第十条对库存的照片档案，要两年检查次。

第十条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销抽出清洗消磁和涂改销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第十条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进移出库存数量保管情况提供利用及效果等项统计工作。

声像档案的开发利用第十条编制声像档案目录卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第十条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第十条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按