动如何进行如何控制此项活动进行的记录例外特殊情况流程文件的基本内容•相关文件及记录该文件中涉及的其它文件该文件中应进行的记录表格流程文件编写步骤•拟定流程文件清单确定过程整理现有文件按标准要求列出需编写的程序•确定文件编写格式,统名称术语称呼代号•确定编写人员,制定编写计划流程文件编写步骤•编写人员收集现行有关部门资料及记录表格•按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并确定新运作流程的控制方法•确定资料文件编写形式流程图式叙述式混合式•形成流程文件草案•讨论修改草案•审批练习•熟悉份流程文件•自己写份简单的流程文件说明请以做早饭为题材，根据我们提供的流程文件模板，写份简单但完整的早餐制作流程作业指导书及管理规定的编写体系整合项目中的作业指导书和管理规定•各类项目的剪裁指南具体规定等•部门制度工作程序操作指南等作业指导书性质•为保证具体产品具体作业活动符合要求而制订的程序•是体系文件中第三层次的文件,是流程文件的支持性文件,也是指导和保证过程活动的最基础的指导•为开展具体管理操作活动提供指导•极具操作性作业指导书的作用•描述流程文件中所提及,但未具体描述的操作性文件•对具体产品或岗位作业活动的方法内容及要求等的说明•用于指导执行具体操作的人员,以确保该项操作的结果符合要求作业指导书的编写要求及范围•没有作业指导书就不能保证过程产品符合要求时，则须编写。应考虑培训效果•没有固定的格式要求，可用不同方法表达相片图表样本录像等•应使用科学有效的方法•良好的可操作性作业指导书的种类•用于指导具体管理工作的各种工作细则规章操作规程安全工作规程•用于生产包装操作的作业指导书•用于检验测试的作业指导书及检验计划•用于设备的操作保养作业指导书•用于指导具体管理工作的各种工作细则规章作业指导书的种类服务业•用于具体服务过程的作业指导，包括服务规范服务提供规范服务检验规范等如清洁绿化客房服务格，确保填写方便内容清楚•表格正式印刷使用练习•熟悉份表格•自己制作份表格!修服务等•用于服务硬件的操作保养作业指导如供电供水消防设备维修设备建筑物等•用于指导具体管理工作的各种细则规章如仓库管理制度作业指导书的内容•标题作业指导书名称及编号相关部门过程视需要相关操作及生产的名称•批准发行与更改记录制订批准人版本生效日期更改记录受控标记作业指导书的内容•具体操作操作服务步骤或检测方法项目步骤使用工具设备防护用品及设定条件使用材料质量要求或控制标准注意事项及工作环境控制图示必要时参考资料必要时标准工时必要时作业指导书的编写步骤•明确编写步骤和内容•草拟文件•审查•审批发布练习•熟悉份作业指导书•熟悉份管理规定•自己写份作业指导书或管理规定记录的定制体系整合项目中的记录•组织级记录•部门级记录•项目级记录记录的性质•为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件•是体系文件中最基础的文件•记录的制订填写和管理对体系的运行会产生重大影响•具有可操作性可追溯性系统性记录的作用•为体系运行的有效性提供客观证据•证明产品流程活动满足要求•以便于对产品流程活动的追溯及控制•便于对出现的问题采取纠正及预防措施记录的种类•产品项目合同服务流程活动形成的记录•对流程活动控制形成的记录•符合性产品过程验证活动中产生的记录•目标指标方案完成情况的记录•顾客对产品服务质量的满意程度记录•体系评审和改进记录•趋势分析记录•纠正措施记录•供方的沟通记录工作绩效记录及控制记录•人员技能及培训状况记录记录形成的形式•记录的形式多种多样，可以是书面的，也可是贮存在任何媒体上微缩胶卷光盘录音录像磁盘电脑等记录的要求•记录表格内容完整，反映需记录的重要项目如时间责任人地点等，确保记录的有效性和可追溯性•表格标准化，便于填制统计分析及控制，符合管理要求•准确性和真实性记录表格的制订步骤•收集现使用表格•根据标准及文件需求修改增加表格•试用表格•根据试用结果修改表流程，以满足项目管理流程•作业指导书各类项目的剪裁指南具体规定等部门制度工作程序操作指南等•记录组织级记录部门级记录项目级记录华胜天成文件记录管理流程对文件的管理要求•文件编号命名规范定义文档类别文档类别代码文档类别文档类别代码方针策略办法标准指南流程检查单规程模板规范工作指导书范例文件记录管理流程文件编号为华胜天成文件记录管理流程对文件的管理要求•文件版本版本号标识方法.。为，为。•文件密级文件密级分为机密内部公开公开三个等级文件密级由文件发放的批准者决定。•文件生命周期编制审核审批发放废除体系文件的基本要求•系统性全面反映相关方管理层标准对管理的要求各层次文件相互支持同层次相互引用•逻辑性各文件规定之间无矛盾按工作次序及流程编号•适用性结合实际编制文件针对实际过程实际环境因素职业健康安全风险等文件简明清晰保证实际可操作性，对不适用部分及时修改方针的编写体系整合项目中的方针文件•华胜天成质量及安全方针••等方针政策的性质•是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件•是体系文件中最高层次的文件流程和作业指导书不能与之矛盾•是纲领性文件，规定管理的政策和原则我们要做什么•不具备可操作性方针的作用•通过编写方针对公司内与质量重大环境因素风险有关的活动进行全面策划及管理•提交给认证机构的体系审核依据文件，证明体系符合选定的标准•建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针•环境改变时，保证体系及其要求的连续性•对外介绍体系•改进的需要基准及改进依据方针的编写要求•对公司所采用的体系标准标准的所有适用条款进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考•对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明•要引用支持手册的流程•至少包括方针必要时管理体过程流程图职能对照表进步细化的职责流程文件作业指导书清单其它资料练习•熟悉份方针流程文件的编写体系整合项目中的流程文件•体系维护流程•组织级整合流程•业务流程，以满足•信息安全和风险控制流程，以满足•服务管理流程，以满足•项目管理流程流程文件的性质•流程文件是文件化的运作,是对完成或管理活动所规定的方法•是体系文件中第二层次的文件,也是方针的基础及支持•规定管理工作的流程为什么做何时何地做什么由谁去做怎样去做作的记录是什么•具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素•可能需要作业指导书的支持流程文件的作用•明确控制活动有关部门人员的职责权限相互关系•规定控制活动的依据及方式控制要求和依据如何进行控制•执行验证和评审活动的依据实际活动是否按规定流程进行执行流程是否留下证据记录执行的效果是否达到流程文件的要求•逻辑性按管理活动的顺序•协调性与方针无矛盾,相互支持流程文件之间无矛盾与其它管理规定无矛盾•与实际运作结合,具有可操作性责任明确步骤清晰语言准确明了措辞严谨执行不易引起混淆规定相应记录，便于监督检查•要引用支持流程文件的作业指导书•封面及正文部分构成流程文件的要求•封面包括组织的标志名称文件名称编号文件版本修改状态编制批准人签名及生效日期修改记录受控标记及发行号流程文件的要求•正文包括目的适用范围职责程序相关文件及记录流程文件的基本内容•目的说明为什么开展该项活动•适用范围该项控制涉及哪些部门或哪些活动•职责说明由哪个部门哪个岗位的人员负责实施该项活动,实施人员的责任和权限与下文的流程致流程文件的基本内容•流程按活动顺序列出开展活动的细节规定应做什么由谁执行何时做在何地做如何做此项活动使用的材料设备文件防护用品等必要时此项活的组织机构及人员职责权限和相互关系各条款的规定或说明手册的控制规定必要时方针编写步骤•确定方针政策•确定有关管理的组织机构及职责权限体系范围•收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记录资料文件，并对现有文件分类•依据标准的要求，确定要改进的地方•确定编制方针的格式和结构•形成方针草案•讨论定稿方针的内容•封面•手册目录•修订页•手册发放控制页必要时•介绍组织及手册的前言•方针和目标必要时•职能对照表•管理组织机构职责和权限描述•体系条款的描述和体系流程文件的引用•手册使用指南视需要•支持性资料附录视需要方针封面•公司名称和标志如需要•方针标题及方针发行版号•拟制审核批准签字•生效日期•受控文件编号•受控文件标识•受控号•安全级别标识目录修订页及发放控制页•方针目录列出方针各章节名称章节号及页数•修订页用修订记录的形式说明方针中各章节的修订状态•方针发放控制页说明公司现行方针的发放分布方针前言•介绍本公司及方针的前言本公司的名称地址通讯方法业务情况公司性质历史和规模质量管理的历史所采用的体系标准及范围方针的编制审批发放控制修订方法方针•方针与组织宗旨相适应包括对持续改进的承诺遵守法规的承诺为目标制订提供框架•描述此方针如何为所有员工熟悉和理解•最高管理层者的批准签名•持续适应性方面得到评审组织机构职责和权限描述•组织机构图•职责权限及相互关系的说明体系条款的描述和体系流程文件的引用•分章描述对所采用的体系标准每条款的控制，对每条款的控制应覆盖或超出标准要求•合理的划分章节按标准条款划分较多采用按实际业务过程划分•各章节保持致的格式,般包括目的必要时职责对本条款的控制规定支持文件列出控制流程名称方针使用指南视需要•便于查阅方针•方针的各章节编排方式及章节的简短摘要，说明方针的什么内容在方针的什么地方支持性资料附录视需要•支持方针的有关部门资料如生产工艺流程图业务管理体系框架.过程改进.差距评估参考模型业务目标管理现状过程改进理想状态方针政策策略流程定义指导文档执行记录文件体系.参照.差距.分析.改进.达成业务要求管理体系改进框架管理体系目标.指导.裁剪人力资源文化意识资源分配组织架构组织环境信息技术流程•流程为了达成特定结果，所采取的系列活动的连接。这些活动集合了所需的人员设备材料，应用特定的方法，以达成预期的结果。•流程的特点可衡量的投入增加附加价值的活动可衡量的产出可重复的过程台湾中小企业之组织变革策略组织结构特性作业流程型态再造与变革绩效关系之研究过程改进•通过系统化的的方法提升流程的效能效率生产率以及可适应性，以更充分地利用资源使组织达成业务目标。•过程改进通常使用如下几种方式达成降低资源消耗降低错误达成或超出客户期望使流程更加稳定降低流程的偏差提升流程执行者的满意度流程再造•对流程进行根本性的再思考和彻底的再设计，从而使成本质量服务和速度等方面的绩效获得重大的改善。•流程再造通常使用如下几种方式达成识别关键流程，进行流程分析强有力的领导推动变革建立跨职能团队应用信息技术从零开始原则基于期望的改进过程改进与管理体系•应用体系化的方法进行过程