件还应备份。 文件备份应妥善保管。 对需要重复使用的外来文件，可将其转化为本公司内部文件，并按规定的要求实 施控制。 电子文件的管理安徽建工第四工程有限公司文件控制程序版本 程序文件页次资料按公司档案管理文件资料编号规定要求管理。 公司各部门应每年全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。 外来文件控制 外来文件经有关部门审核确认其有效性，发放使用，纳入外来文件清单 日期内归还。到期不还，应由管理部门收回。原版文件律不外借。 文件的复制，由有关部门确认，管理者代表审核批准后实施。 竣工工程文件和资料，由质量技术部及时整理完毕后移交公司档案室。 其他文件和别文件的现行修订状态，防止使用失效作废的文件。 文件的使用人对其使用的文件应进行适当保护，以保持其清晰易于识别和检索。 需临时借阅的文件应经管理者代表或总经理批准后，方可借阅。借阅者应在指定 ，并隔离 存放，施工和工作现场不得保留。 无保留价值的作废文件，由办公室回收后统销毁。 文件的管理 文件经批准发放后，办公室填写受控文件清单，其它部门填写部门受控文件 清单。以便识时撤出失效或作废的文件，以防错用或 误用。 文件的作废与处理 作废文件由发文部门确认，按文件发放领用登记表回收并记录。 为积累知识或追溯历史，具有保留价值的作废文件，应加盖作废印章 文件需要更改时，应向文件编制部门提交文件修订稿，文件编制部门研究后进行 修订，经过批准的修订稿交办公室存档。 文件更改后的审核批准应按条款的规定执行。 文件更改后，应从所有发放和使用场所及时 文件需要更改时，应向文件编制部门提交文件修订稿，文件编制部门研究后进行 修订，经过批准的修订稿交办公室存档。 文件更改后的审核批准应按条款的规定执行。 文件更改后，应从所有发放和使用场所及时撤出失效或作废的文件，以防错用或 误用。 文件的作废与处理 作废文件由发文部门确认，按文件发放领用登记表回收并记录。 为积累知识或追溯历史，具有保留价值的作废文件，应加盖作废印章，并隔离 存放，施工和工作现场不得保留。 文件更改后，应从所有发放和使用场所及时 文件需要更改时，应向文件编制部门提交文件修订稿，文件编制部门研究后进行 修订，经过批准的修订稿交办公室存档。 文件更改后的审核批准应按条款的规定执行。 文件更改后，应从所有发放和使用场所及时撤出失效或作废的文件，以防错用或 误用。 文件的作废与处理 作废文件由发文部门确认，按文件发放领用登记表回收并记录。 为积累知识或追溯历史，具有保留价值的作废文件，应加盖作废印章，并隔离 存放，施工和工作现场不得保留。 无保留价值的作废文件，由办公室回收后统销毁。 文件的管理 文件经批准发放后，办公室填写受控文件清单，其它部门填写部门受控文件 清单。以便识别文件的现行修订状态，防止使用失效作废的文件。 文件的使用人对其使用的文件应进行适当保护，以保持其清晰易于识别和检索。 需临时借阅的文件应经管理者代表或总经理批准后，方可借阅。借阅者应在指定 日期内归还。到期不还，应由管理部门收回。原版文件律不外借。 文件的复制，由有关部门确认，管理者代表审核批准后实施。 竣工工程文件和资料，由质量技术部及时整理完毕后移交公司档案室。 其他文件和资料按公司档案管理文件资料编号规定要求管理。 公司各部门应每年全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。 外来文件控制 外来文件经有关部门审核确认其有效性，发放使用，纳入外来文件清单。求的文件包括技术标准施工规范工艺文件操作规程规范及管理 制度等 外来文件包括建设单位监理单位上级主管部门和其他有关管理部门提供的文 件，图纸上级行顾客管部门颁布的有关国家标准行业标准法律和法规等。 各有关部门负责各自的程序文件的编制，各自管理体系文件的控制和管理。本公司 管理体系文件除书面形式外，还可以是其他媒体形式，如硬拷贝或局域网。 文件的编号 管理手册编号 发布年号 版本号 管理手册代号 企业标准代号 程序文件编号 发布年号 版本号 程序文件代号程序序号 企业标准代号 其它管理文件支持性文件编号安徽建工第四工程有限公司文件控制程序版本 程序文件页次第页共页 发布年号 顺序号 支持性文件代号 企业标准代号 技术文件的编号方法 技术标准工艺规程规范图纸等文件的编号方法按国家或行业的有关规定 执行 其它技术文件参照支持性文件的编号方法。 外来文件的编号方法 外来文件原则上沿用其原有编号。 文件的控制状态 文件分为受控文件和非受控文件。 受控的管理手册程序文件支持性文件部门文件在封面控制状态栏中或右上角 加盖受控文件标记，纸介文件注明分发编号 受控的施工工艺文件和图纸等经确认后加盖受控文件印章视为受控 非受控文件只登记发放，不作标记，不注分发编号。 文件的编制和审批 管理手册由管理者代表依据工程建设施工企业质量管理规范 质量管理体系要求环境管理体系规范及使用指 南职业健康安全管理体系要求组织编制并审核，经总经理批准 发布。 程序文件由管理者代表组织相关部门编制并审核，经总经理批准。 公司文件由各部门负责根据管理手册或程序文件的要求标准规范等的要求组织 编制，拟稿，部门负责人审核，分管领导审批并确定发放范围。 技术标准工艺文件规范等，由项目部与顾客或其代表协商编制，技术负责人 负责审批施工组织设计以下项目由项目部编制，报质量技术部审批，以 上项目和特殊施工工艺水平项目，由质量技术部指导项目部编制，技术总监审批。 文件的发放 办公室根据文件发放领用登记表发放，确保在对管理体系有效运行起重 要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。文件领用人应在文件发放领用 登记表上登记。 当文件破损严重，影响使用时，文件使用人应到发放部门办理更换手续，交回破 损文件，补发新文件。新文件的分发编号仍沿用原文件分发编号，发放部门负责将破损 文件销毁。安徽建工第四工程有限公司文件控制程序版本 程序文件页次第页共页 当文件使用人将文件丢失后，应按规定办理申请领用手续，发放部门在补发文件 时，应给予新的分发编号，并注明丢失文件的分发编号作废。必要时，将作废文件的分 发编号通知各有关部门人员。 外来文件指国家和行业部门频布的标准和规范上级或行业施工文件在使用前 应经过公司相关的职能主管部门予以审核确认，标识后统发放，并由收文部门资料员 负责登记后，方能使用，除非法律顾问规定必须强制执行的。 需要购置的国家或行业部门频布的标准和规定应由有限公司相关的职能主管部门统购 置标识后，发放使用或下文通知由项目部自行购买的，应标识登记后使用，