责归口办理原则，进行转 办交办或自办对问题复杂调查处理的时间较长的 信件，应复信作解释和答复 在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动 是不恰当的。 协助签到分发资料作会议记录时离开会议室 接听电话暂时保管与会者的物品 文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是。 文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者 是否方便什么日期时间召开会议应要考虑议题的紧 急程度会议场所的选择，要根据会议时间长短花费 多少作决定文秘人员必须配合会议议程，详细检查各 项工作 文员做会议记录时，可以在会议记录中。 加入自己的主观意见不记录议题与发言者 用词不致但意思完全致对所记内容作评论 会议中有时有人会要求把他发言的段不作记录处 理，这时文员应。 不理睬不征求主持人意见，停止笔录征求 主持人意见，停止笔录，不关录音机征求主持人意 见，停止笔录，关录音机 上司决定参加个会议时，文员不应该。只 在便笺上写好会议名称除了送来的资料外，也必须收 集其他上司有必要的资料如果是第次前往的公司 外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间和 上司先充分沟通，避免在会议进行中遇到电话联系 以下哪种类型适合自由谈话，或是收集创意的会 议。口字型教室型圆桌型字 型 以下关于交互式电话会议的功能中，哪项是不具 备的。审查功能保密功能欢迎词 播放功能报数功能 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项 内容不是文员的任务。 准备资料发表意见现场服务会议或会谈 记录 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种 做法是的。如果用写信的方式，在估计 对方收到信后，再打电话确认告知你或上司的联系电 话，以便有变化时可立即通知对方越忙越必须早点 联络如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 文员制作日程安排计划表时，以下哪种情况应避 免。 上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填 写在计划表上如果表上的空白处太少，可以使用速 记符号或自己能够了解的简单符号制作日程安排计 划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 日程安排计划笔记本如果已经使用年以上，可以废 弃 在些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得 上司的完全信任，取决于两点是掌握足够的知识， 了解业务的轻重缓急另是具有，了解要求约 会者的心理。社交的能力说话的技巧听话 的能力听写的能力 以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪项 是不适宜的。以电话方式决定面谈或开会 的重要预定计划，不用再以书面形式确认上司和文 员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天 的行动计划如果会议的主办者是上司，就要确认至 少在举办日的二三天前会议室会议面谈所必 须的文件及资料，在前天就准备好 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下 哪项是不适宜的。 准备旅行计划和旅馆信息代替上司制定约会计划 为商务洽谈收集资料把上司商务旅行时需要带的 行李列出清单 以下关于预订工作的行为中，哪项是不适宜的 。 与人联系要记下对方姓名同时告知你的姓名，需 再打电话弄清疑点应找同人首先要了解火车运行 时间，上司对铺位的要求如果预订需要有保证，应 事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话 不定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的 证明 上司出差，文员预订机票时，以下哪种做法不正 确。首先搞清楚上司想作什么样的安排办 理预订飞机票手续之前材料要备齐与人联系时要记下 对方姓名同时告知你的姓名，如有疑点，应找同个 人不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认 照料上司身边琐事的说法，哪种是不正确的 。 有更多的机会体会到文员在工作知识能力上的从 属性到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话， 要利用适当时机提醒上司用餐对上司的健康管理包括 预防治疗病后调理各阶段应酬需要更换衣服，这 是上司个人的需要，不必给予协助 以下关于名片的使用方式，哪项是的。 文员应在任何时候任何场合携带名片向别人递 送名片时应双手捧交，将文字自的优劣电视会议优通达范围广， 消除时空上的局限性，生动形象劣技术上的要求较 高。交互式电话会议优方便省时高效，消 除时空上的局限性，具有保密功能报数功能和欢迎词 播放功能劣费用高，技术含量高。 三简要回答邮件分拣的般标准。 按照收件人的姓名分拣 按照邮件的重要性分拣 按照收件部门的名称分拣。 四怎样处理上司不在时的邮件 文秘人员把需要上司处理的信件先保存下来,并 通知发件人信已收到,告诉对方何时可能得到答复 上司指明在他不在的时候把收到的邮件转送个 部门或人员处理文秘人员应制作签收单,要求收到人员 签名,并注明时间 上司授权文秘人员处理些应由他处理的邮件 文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理在回信 上签上自己的职称,发出前复印份,留待上司过目,如 果是回电或面谈,应在收到的邮件上写明回电,面谈的时 间和内容,以备后查 如果邮件很多,文秘人员还可以制作邮件摘要表 表上列出何时收到邮件,怎要处理的,做了哪些事,采取 了哪些措施等,有些内容需要上司回来决定如果上司 习惯每天给办公室打个电话,文秘人员应该把需要上司 处理的每封信的内容大致记录下,这样文秘人员就可 以随时向上司汇报如果上司在临走的时候留下通讯地 址和电话,文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情,应及 时向上司请示如果有可能,可以把那些难办理又急需要 回复的邮件用传真,快件,电子邮件等形式发给上司,请 上司定夺把你寄给上司的邮包连续编号,如 这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐 如果上司经常换地方,在邮包上编号尤为重要文秘人 员也可以把积压的信件分别装入纸袋,标上需要签字的 信件需要您处理的信件需要读的信件报告 般阅读材料 五怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访 上司正在开会时让您久等,抱歉,他正在开紧急 会议,无法离开,可不可以让代理人与您先谈 上司繁忙时真对不起,先生上司现在正 忙,放不下手边的事您看这样好不好,改日再与您联系, 实在麻烦您,很抱歉 上司即将外出时对不起,先生上司已经 安排好有事外出,现在正忙着,没法和您见面,我们上司 说让您白跑趟,真是不好意思,能否由我转达留言我 叫,是他的秘书然后将留言记录下来 远道来访或有重要事情的来访时。先告诉来访者, 他上司即将外出理由再去通报上司若上司指 示代理人,便向来访者传达抱歉,让您久等,急着外 出,但他请代理人与您见面请往这边走使对方充分了 解情况 日程安排计划表的种类大致有几种试以其中 种为例，编制份预定表。 日程安排计划表的种类年预定表。是企业 在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项 览表，所记载的活动事项有股东大会董事会公司 创立纪念日年休假等。般于年初将整个年度的活动 事项整理成表，再通知各部门。月预定表周预定 表日预定表。月预定表是从年预定表中抽出个月的 预定计划，以个月为单位，填写该月要进行的会议 面谈出差访问等预定计划。周预定表是个月预定 计划中的周计划，此预定计划比月预定表更详细。日 预定表则是从周预定表里写出天的预定计划，进步 以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 各种预定表的编制请同学们参照教材 上的例子，编写。 二文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些 方面 提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返 回，以及工作告段落，文员可适时端些饮料或准备湿 毛巾使上司消除工作疲劳舒缓心情，使上司能精神焕 发地工作。 私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其 是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事 特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但以 为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾 替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 纯私人性请求时遇到这种情形，就把它当作上司利 用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事 务。 财物管理。包括薪金收入管理薪金收 入达到定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费 版税演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单 据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。 支票往来的管理最主要的是保管支票簿支票专用 印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被 盗用冒领。 其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时 要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的 般场合。 口头语言的基本特征语音听过就立即消失， 但语义让人明白了，可能留在记忆中所以发声要清楚， 尽可能说得通俗生动规范，使人听就明白，并留 下印象。有重音。口语中，需要强调的成分，都是 通过重音表达的。有歧义。因为汉字音多字。 口头语言视时间场合对象的不同而有所不同。比如， 庄重的场合，口语应规范简明些休息时间，口语可 生动些，语调也可轻松愉快些。 敬语使用的般场合对于自己尊敬的人， 当然会使用敬语。与并非熟悉的人或是在正式场合 生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话也需要使用敬 语。敬语般针对年长或比自己辈分高者具有 较高职务职称或社会地位者给给过自己恩惠者 有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。 二简要阐述社交话题的选择。 谈话双方都感兴趣的有共同利益的话题，如合 作意向等般人喜闻乐见的话题，如天气时事 新闻体育报道等显示地方或民族色彩的话题， 如本地的经济建设风景名胜历史名人风土人情等 比较高雅的话题，如古典音乐书法绘画中外 名著展览会新闻任务等积极健康的生活体 验的话题风趣幽默的小故事，无伤大雅的笑话， 有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括应当忌讳的话题。如个 人私生活等。令人不快的话题。如疾病残疾死 亡凶杀丑闻惨案等。过于敏感的话题。如个 人的特殊的生活习惯宗教信仰和政治观点的分歧等。 自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就 不应随意发挥。夸耀自己的话题。庸俗的色 情的话题。不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机 密的话题。 三印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章 骑缝章更正章的使用范围如何 印章的使用的主要形式为落款章更 正章证见章骑缝章骑边章密 封章封存章。 落款章骑缝章更正章的使用范围 落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者 的法定性和文件的有效性。骑缝章用于带有存根的 公函介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 更正章用于文书书写中的错字脱字冗字倒