文件档案资料管理制度

对各类文档资料应指定其存档期限年，以便及时清理。

在部门主管安排监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单致。

档案柜中的资料应保持干净整洁明了。

各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档必须在文档目录中及时添加。

若文档负责人离职时，须按文或造成管理混乱文件办理完毕后由综合办档案室存档，其他部门可根据需要按档案管理相关规定查阅或复印文件。

发文处理工作流程表序号工作流程说明拟稿拟稿要求内容要情况属实观点明确条理清楚文字精练直述不曲，标点结构层次序号要正确规范，人名地名数字引文要准确无误发文处理笺填写要清楚完整签署日期。

注领导签发后，若有修改，拟稿人要仔细校对会核发文凡涉及其他部门业务，应由起草部门事先进行会签会签完毕后，将会签部门意见吸收进文件中再提交会签部门负责人核稿会签时按从下至上的顺序在会签栏内填写。

核稿由起草部门负责人核稿。

核稿要注意是否需行文，行文方式是否妥当有关部门是否已协商会签，会签内容是否已汇总吸纳文种主送抄送单位是否准确④内容表述结构层次格式等是否正确。

复核由综合办负责人进行复核。

复核要注意是否已协商会签文种公文格式等是否正确主送抄送主题词文号等是否正确。

签发重要请示报告及制度办法等先送分管领导会核，再送主要领导签发般发文送分管领导签发。

校对公文校对由拟稿人负责。

要重点校对文字内容格式附件等是否正确无误校对时要尊重签发人的权威，不得擅自更改内容重要内容修改必须经领导重新确认签发。

印制印制前，文书要审核文件的签发程序等是否完善内容格式附件等是否正确无误用印时，要对应使用相关印章。

分发严格按文件的主送抄送单位分发含网上发文，并做好发文登记。

归档送综合办档案管理人员立卷归档含电子文件与对应纸质文件并归档。

说明发文由综合办公室归口管理，其他部门不能擅自发文，以免文件遗失或造成管理混乱综合办可以把发文电子版保密文件除外共享出来，或发到每个人的邮箱，方便大家查阅。

收文处理流程示意图发文处理流程示意图若内容有修改收文登记拟办意见领导阅批阅办归档督办拟稿会核核稿复核签发缮印校对登记分发归档文件档案资料管理制度文件管理文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时贴切。

各种文件在下发之前要经主任分管院长审阅，文件下发时要迅速及时，并做好下发记录若是些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

文件下发后要及时进行整理存档对于回收的资料也要及时整理存档。

有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二档案资料管理档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

机密绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经领导批示。

收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

对各类文档资料应指定其存档期限年，以便及时清理。

在部门主管安排监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单致。

档案柜中的资料应保持干净整洁明了。

各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档必须在文档目录中及时添加。

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