出差工作及差旅报销管理制度

发票的粘贴要真实有效，如发票额度大于实际额度时应在相应票据上注明实报多少元。

费用填写审批及费用报销的操作说明出差差旅费用的填写公司所有部门人员出差发生的差旅费用均在中填写属于市场前期开发技术支持技术交流等形成订单之前的差旅费用各部门应在项目管理洽谈进展管理中填写，填写时注意洽谈进展每个客户每个项目每个派工填写有技术支持任务单或其它任务派工单的填写时必须关联上原单据并且有项目的对应项目必须关联上，填写清楚本次洽谈的工作情况将为完成本次任务所产生的的费用在费用明细里填写清楚。

属于订单签订后安装调试前的现场勘察确认图纸会签等工作产生的差旅费用应在订单管理客户沟通往来记录中填写，填写时注意沟通往来记录每个客户每个订单每个派工填写必须关联订单和派工单，填写清楚沟通确认的内容将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。

属于发货后终验收前的安装调试工作产生的差旅费用应在调试售后管理安装调试汇报中填写，填写时注意安装调试汇报每个客户每个订单每个派工填写必须关联原安装调试派工单，填写清楚安装调试的工作内容汇报将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。

属于终验收后的售后服务工作产生的差旅费用应在调试售后管理售后服务汇报中填写，填写时注意售后服务汇报每个客户每个订单每个派工填写必须关联原售后服务派工单并且必须将该项目的质保状态填写正确售后服务派工中填写后关联上会自动调过来，应确认是否正确，不正确要改过来，填写清楚售后服务的工作内容汇报将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。

出差差旅费用的填写要求填写时应按照费用发生的时间顺序依次填写并应写明时间，同科目紧挨着发生的费用可以合并在行中填写，但不允许跨时间合并科目比如倒两次公交车可以写在行内，但不能把天内所有公交车费在行中填写差旅费用的报销出差人员应每天填写上述相应工作记录和费用记录，并将票据粘贴保存好报销时进入财务管理费用登记报销，添加新的报销单，如果是报销本人的费用，进入后，系统自动将本人名下所有未报销的费用全部调出在明细表里特别注意的是核准审核制定修改次数修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号版次发行日期年月日页次对于产生订单之前的费用报销中没有特定项目的可以块报销主要是市场开发，前期技术支持等产生的费用块报销的，客户名称选择其中个就可以联系人项目关联订单批号订单状态质保状态项目编号不用填写，选择需要报销的项次，将票据对应核对好保存提交即可根据系统要求，每个报销单必须关联到具体项目项目编号，而在中每个订单对应个项目编号，因此有订单批号的费用主要是客户沟通往来安装调试售后服务的费用，必须个订单张报销单所以对于有订单的费用报销必须每个客户每个订单项目编号填写单独的报销单。

份报销单对应份单据报销单提交，财务审核完毕后，在最后步必须将中的报销单封存，封存后，该报销单自动在中写入张报销单，特别注意的是，这只是写入了中，在中并没有生效入账中封存后，报销人必须进入找到这个报销单存盘提交才能在中客户拜访的内容要涵盖如下基本信息单位名称所属部门联系人电话手机公司经营状况客户意向市场潜力及综合评价洽谈结果。

要养成当天的工作当天内完成的习惯，每天的工作日记最好当天完成客户访问量及休息日的统计销售人员每次出差回公司后根据每天的工作日记汇总整理出本次出差的客户访问量原则上天应不少于三家休息的天数同工作日记同递交，审核。

在部门主管总经理评价栏内，部门主管总经理作出对员工每次的出差质量进行评价和工作指导。

填写出差任务汇报及费用明细表应注意事项费用表的填写要与差旅费的发票对应生活补助按照出差管理制度相关规定如实填写工作内容栏内可依据工作日记阐述天的工作情况不必对客户基本信息进行描述如发生打车费餐费等额外费用要根据差旅费的实际金额，如实填写在相应栏内并注明事由。

市场汇总报告的填写应注意内容基本信息单位名称所属部门联系人电话手机公司经营状况客户意向市场潜力及综合评价洽谈结果。

核准审核制定修改次数修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号版次发行日期年月日页次填写市场部项目信息汇总表应注意事项首先，所属区域及省市信息提供者及时间客户来电或公司人员通过其它途径告知客户名称联系人及电话客户需求的设备名称及其它技术要求项目工作安排至少应包含项目现状及需求时间客户态度及反馈意见是否需技术交流及支持④方案标书制作计划节点项目评价由市场部经理或总经理根据该项目实际情况作出的评价及分析。

其它部门出差应完成的工作内容及填写相关表单的规定在接到主管的出差工作安排时，依据出差任务派工单中的相关内容填写出差计划表借款条等表单。

部门主管，副总签审时对出差任务派工单中出差目的节点前次出差和本次出差的衔接协调等相关内容明确。

对于作技术支持和项目前期现场设计的出差人员，出差前办理相关手续后即可出差对于安装调试和售后人员，需领取用户意见反馈单，设备验收报告，在完成出差任务回程时，由客户填写并盖章员工回公司后领取差旅费报销单，并按相关规定内容填写完上述表单。

在报销时，按技术支持和现场设计任务安排出差的员工，差旅费报销单，经内勤初审，再到部门主管和副总最终审核，签署相关意见，然后到财务部门履行报销手续。

填写出差任务派工单应注意事项原则讲该表由部门主管填写，在内勤和员工已达到对细节了解的深度考虑问题的全面性方面已具备定的综合能力建议由他们完成，对于安装调试后售后人员由各区域组长下发派工单。

核准审核制定修改次数修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号版次发行日期年月日页次任务类型新品调研产品设计技术支持新设备调试售后服务设备整改其它基本信息的填写应尽量完整全面，以便于出差人员准确跟踪联系出差项目信息的填写基本信息设备名称设备编号出差人员计划时间及用款计划详细描述需要完成的工作内容及解决的问题应准备的备件及技术资料出差期间工作安排部门领导跟据工作的实际需要，再行安排的其它工作内容工作中发现地问题及需要整改的问题部长意见部门领导根据本次出差的情况，作出评价分析及以后工作注意事副总意见副总根据本次出差的情况，作出评价分析及以后工作注意事项。

填写工作总结表应注意事项详细阐述天的工作，填写时应写明具体的时间例上午在郑州宇通安装调试设备及处理的问题下午在陕西重型汽车和洽谈事宜及洽谈结果。

工作总结要涵盖如下基本信息单位名称各相关部门负责人及负责的工作内容电话手机在每天解决问题过程中碰到的实际困难及如何克服这些困难最终达到客户的满意，同时对公司些管理问题设备问题提出自己的看法在安装调试过程中客户对我公司的些具体要求和意见。

要养成当天的工作当天内完成的习惯，每天的工作日记最好当天完成否则对今此出差的任务按零分记录。

安装调试量及休息日的统计结合客户的配合度设备实际安装调试天数及在客户和自己主管能动性都充分发挥的前提下，设备理想的安装调试天数在安装期间没有工作的时间和正常休息的天数同工作日记同递交审核。

工作内容栏内可依据工作日记阐述清楚天的工作情况在部门主管总经理评价栏内，部门主管总经理作出对员工每次的出差质量进行评价和工作指导。

核准审核制定修改次数修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号版次发行日期年月日页次填写出差任务汇报及费用明细表应注意事项费用表的填写要与差旅费的发票补助按照出差管理制度相关规定如实填写如发生打车费餐费等额外费用要根据差旅费的实际金额，如实填写在相应栏内并注明事由。

对应新设备安装调试完成后，调试人员应积极协调客户完成设备的验收工作，并请客户填写完毕验收报告，尽快转到客户商务部门，以便于付款在第时间段内，设备调试人员对可能造成设备当时无法验收的情况，迅速反馈给部门主管，填写用户意见反馈单应注意事项用户意见反馈单是公司员工去客户现场安装调试及售后服务时，客户对我公司产品质量和对我公司的服务质量进行评价的个表单，所有与此业务有关的员工在完成任务时必须带回此表单，现场遗留问题反馈及对我公司质量及服务的意见和建议是由客户方填写的，此表单要求真实有效，并请客户签字确认。

未完成工作及处理意见未完成的工作由本次出差人员根据工作的实际情况，及客户提出的反馈意见，认真填写处理意见由各部门领导或经理根据反馈单的内容做出的评价分析及意见。

此表单转到主管手中后，部门主管必须与客户进行确认，是否达到客户的满意。

填写设备验收报告应注意事项设备验收报告是安装调试人员去调试新的设备或验收设备时，向本部门内勤索要的表单部门主管应在尽可能短的时间内和副总协商，配合设备调试人员促进设备早日验收。

对于确实无法进行验收的设备，调试人员通过电话通报给主管，征得主管同意后方可回来验收意见是由客户方填写，并请客户签字盖章确认写明时间对于验收意见上客户反映问题，副总部门主管调试人员应针对具体设备具体问题尽快协调各部门解决，在最快时间内完成设备终验收工作对无法验收产生的原因必须在工作总结中进行详细的阐述，部门主管对未验收的原因作出书面的分析评价，交付总作最终的处理意见。

处理意见需对该项目整个过程控制中相关。

核准审核制定修改次数修订日期审核出差工作及差旅报销制度编号版次发行日期年月日页次出差制度表单内容及表单的管理为了规范公司相关记录表单的管理做到想到的要说到说到的要做到做到的要有记录的原则。

各部门应根据本部门的实际情况完整详细认真的编写适合自己部门的表单并确定表单的数量及管理方法各部门表单的编号及书写方式可参照例为了方便管理各部门应该做好本部门相关记录表单的整理例附录相关记录表格清单序号记录表格名称编号备注受控文件清单文件发放回收记录发放接收传真索引表年度员工培训计划培训员工名单培训档案记录试卷证书等市场部出差计划表工作日记市场报告市场部出差费用表差旅费报销单市场部出差费用统计表生产通知单清单生产通知单核准审核制定修改次数修订日期审核部门表单数量的序号记录技术研发部捷瑞电气出差工作及差旅报销制度编号版次发行日期年月日页次信息反馈单新产品开发通知单返工生产通知单顾客投诉记录表售后服务电话记录单办事处固