任经济责任等。第十条附印章使用登记表时间内容用章类型使用部门份数经办人用印人备注第页共页第四章物业办公室档案管理制度总则物业公司为了加强公司的档案管理的条理性，特编制此项制度，公司各部门必须严格按照此项制度去落实到位。为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。二项目档案的分类与归档第条物业项目档案的归档范围包括基础管理文件材料房屋管理与维修养护共用设施设备管理和公共秩序维护消防车辆管理以及环境卫生管理绿化管理社区文化管理项目管理效益等文件材料详见物业物业各类文件归档范围及保管期限表。第二条物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为基础管理类和日常管理类两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设臵若干个三级类目，如下表物业物业各类文件归档范围及保管期限表二级类目三级类目归档内容第页共页名称代号名称代号基础管理类建筑类小区规划详图竣工总平面图单体建筑结构设备的竣工图安装图绿化平面图附属配套设施地下管网工程竣工图等基础管理文件材料设备类公用设备使用说明书质量验收文件合格证等业主档案入住单业主公约钥匙发放单及有关协议基本情况登记表房屋交接手续物业确认书协议书及相关介绍信存根等日常管理类收发文管理对外单位的收发文，及收发文簿的存档小区管理员巡查记录表小区巡查记录巡查问题解决记录等共用设施设备管理共用设施设备管理规定维护与保养记录日常运行状态检查记录停水停电及各类事故处理记录等公共秩序维护消防车辆管理秩序维护员排班表秩序维护巡逻记录应急处理预案处理情况车辆管理资料等环境卫生管理保洁排班表保洁设备领用登记日常卫生检查记录等业主资料管理业主装修表业主特殊事件处理表业主申请事项表等绿化管理绿化合同绿化设备登记绿化巡查养护记录绿化外来单位施工文件等项目管理综合物业管理服务费收缴记录开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结专题报告会议纪要制度规定简报信息员工管理与绩效管理文件与业主委员会来往文件专项合同协议书等综合管理性文件材料报修投诉管理指公建项目在接待服务工作中形成的记录业主确认单业主满意度调查等其他业务管理其他业务管理工作中形成的应归档的文件材料部门财务资料部门人员资料员工合同及花名册员工入职的合同及身份证复印件学历复印件职称证书原件花名册等员工离职资料离职的申请报告，工资结算时间，移交清单等。第页共页三项目档案的整理第三条物业项目类档案按照三级类目结合文件材料内容和数量分别归类。第四条基础管理类档案的编目基础管理类档案分为个三级类目，组卷的方法有所不同建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。图样文件区分专业的不同，结合图纸目录组合成个或若干个档案，并用布绳或皮筋绑定，在首页需要打印份目录和档案名称。文字材料区分专业的不同，组成个或若干个档案，并用档案盒装臵，在首页需在首页需要打印份目录，在档案盒侧面打印档案名称。二设备类是指共用设备的使用说明书合格证及质量验收文件等，归档方式同样是区分专业的不同，组成个或若干个档案，并用档案盒装臵，在首页需在首页需要打印份目录，在档案盒侧面打印档案名称。三业主档案是指为每个业主建立的档案包括业主公约业主购房合同钥匙发放单业主基本情况登记及有关协议书等。业主档案应该以单元或楼栋组成个档案盒，并按照顺序排列好每户的档案，在首页需清楚的填写项目名称楼栋号房间号。业主档案也可以以每户为个档案，装臵在档案袋中，并按照顺序保存好每户的档案。第五条日常管理类部门人员资料档案的编目日常管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为个三级类目，般均属于文字材料，每类建立档案盒进行归类保存，在首页需在首页需要打印份目录，在档案盒侧面打印档案名第页共页称。第六条档案电子档储存项目部全部资料应进行电子档存储，并上传至网络办公软件，电子档方式为，文字材料签章文件非图纸或制式文件的用扫描储存。图纸或制式文件可上传电子档。上传方式参照公司制度。四项目档案的管理第七条物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提，项目部安排专人负责保管并提供利用，所有文件必须存档到文件柜中，并全物管通使用方法及制度通用模块及业务导航操作系统登录在此界面可以通过本公司提供的帐号和密码进行登录图登录界面账号和密码输入完毕后，点击登录按钮，登录成功后会进入如下界面图主界面第页共页基础资料楼宇与业主资料管理单击基础资料楼宇与业主资料管理，进入如下界面，业主资料以树状结构显示，点击红色区域选择位具体业主，单击后会在右侧出现业主的具体资料，会有相应操作出现在下方，可以修改该业主资料，删除该业主，或者对业主家庭成员进行管理。图楼宇与业主资料管理页面图家庭成员管理界面费用单价设置单击基础资料费用单价设置，会出现如下操作界面，用户可以对具体每样收费单价进行设置。第页共页图费用单价设置界面备注要求所有金额精确格式和上图中金额格式相同，即为精确到小数点后。如果输入金额有，将会弹出如下提示框，点击确定后，光标将会移至有数据所在行。图提示框导入楼宇信息导入房间信息导入家庭成员信息导入房间费用信息单击以上四个选项都会弹出个如下的上传选项，找到本地需要导入的表格，点击确定，直至提示导入成功，如提示其他信息，说明表格信息没有满足导入条件，根据提示的行列，找到对应的数据，修改再导入。第页共页图导入资料界面单击浏览即可开始查找本机中资源。下载模板单击基础资料下载末班，右侧会出现如下界面图下载界面点击具体选项，会出现个提示页面图下载提示框点击打开可以在线浏览，单击保存可以讲所需的文件保存至本地。收费管理度数录入单击收费管理度数录入，会显示所有楼宇以及业主的树状结构图，选中业主即可对第页共页其水表度数或者电表度数进行录入操作。图度数录入界面初始费用录入单击收费管理初始费用录入，操作页面如下，会显示所有楼宇和业主的树状结构图，通过选择可以对业主具体项具体的费用进行初始录入图初始费用录入界面缴费录入单击菜单栏的收费管理缴费录入，出现如下界面，用户可以按照楼宇，房间，费用类型，时间等多种条件对每个业主的每月实际缴费进行数据录入。第页共页图缴费录入界面也可批量导入，点击需要导入的项目部导入选择需要导入的文件提交。图缴费批量导入界面在批量导入的表格中，必须按照表格设计的内容格式数字模式进行登录，如不按照将会导入不成功，并截止导入，出现如下界面，需重新修改后上传。图导入出现界面打印缴费单单击菜单栏收费管理打印缴费单费用查询单击菜单栏收费管理费用查询。可以按照缴费项目，费用类别，时间进行筛选，对具体的位业主进行费用相关查询。图费用查询界面第页共页报表统计周期实交费用汇总表单击菜单栏的报表统计周期实交费用汇总，出现如下界面，用户可以按照管理处，小区，楼宇，时间对收费进行详细查询。图周期实交费用汇总查询界面住户关怀节日祝福单击菜单栏的住户关怀节日祝福，可以根据软件内部自定义的模板发送节日祝福，也可以用户自行修改发送内容。图节日祝福操作界面温馨提示单击菜单栏的住户关怀温馨提示，可以根据软件内部自定义的模板发送温馨提示，也可以用户自行修改发送内容。第页共页生活服务单击菜单栏的住户关怀生活服务，可以根据软件内部自定义的模板发送生活服务，也可以用户自行修改发送内容。短信管理已发短信查询单击菜单栏短信管理已发短信查询，出现如下界面，用户可以按照短信类型，时间等条件对需要查询的短信进行筛选，获得查询结果。待发短信查询单击菜单栏短信管理待发短信查询，出现如下界面，用户可以按照短信类型，时间等条件对待发短信进行查询。图待发短信查询界面发送失败查询单击菜单栏短信管理发送失败查询，出现如下界面，用户可以按照短信类型，时间等条件对发送失败短信进行查询。图发送失败查询界面物管通使用制度及规定物管通属于物业管理软件，主要存储业主信息及物业费信息，本第页共页软件只可在公司电脑上登录，严禁在外网登录，并严格保存自己的账号密码，若信息泄露所导致的经济和法律效果，有泄露员工全权承担。物管通的软件录入时需谨慎录入，不得出现信息，在上传录入资料前要进行审核。物管通应按照公司财务制度规定进行上传，若上传不及时或信息，应按照财务制度执行。节假日时各项目部负责人应安排发送业主慰问或祝福短信，加强小区社区文化建设，未做到者，扣除项目部负责人绩效考核金。物管通使用时发现问题应及时通知企划部，不得擅自调试软件。未尽事宜，由总经办另行安排或通知。第七章财务制度总则为加强公司财务管理，规范财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效地监督，同时进步完善公司财务管理制度，第页共页维护公司及员工相关的合法权益，制定本制度。根据公司实际情况，各个项目部应有专人负责项目部财务工作，如未能配臵专人由项目部主任兼职，并报至公司财务人员，企划部将会通过下达角色任命。费用报销请借款管理费用报销管理报销范围各项目部正常费用开支办公费保洁费秩序维护员费用维修费维修材料费电话费交通费办公水电费小区公共水电费员工加班餐费等其他费用公司费用包括员工福利服装费培训费公司年检费公司会费通讯费等以公司名义开支的其他费用。报销流程及时间由经办人填写单据报销封面，并附报销票据，经部门经理审批后，于每月日前，由项目部指定人员整理费用报销封面，扫描，从逐级申报。第页共页报销金额的领取及支付项目部产生的费用待费用报销审批后票据保存。如未及时支付款项的，待费用报销后由经办人将费