机关档案管理方法

此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位如自来水公司。

此种分类法盒号编制方法是同问题内，从开始编制个大流水号，件号编制方法是同年度内，同保管期限下，从开始编制个流水号。

年度保管期限分类法。

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行工商银行个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。

此种分类法盒号编制方法是同年度内，从开始编制个流水号，件号编制方法是同保管期限下，从开始编制个流水号。

业务档案按种类保管期限年度分类法。

科技档案采用种类保管期限年度分类法。

会计类档案分类有种方法采用类别保管期限年度分类法。

即先将报表账簿凭证其他按类分开，再按期限年度时间排列，历年各编个案卷流水号。

年度类别保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类先报表帐薄再凭证，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，年编个案卷流水号。

声像档案般采用载体形式年度保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片录音带录像带电子档案按照载体形式年度保管期限分类法。

电子类可分为软盘光盘等实物档案般采用载体形式年度分类法，实物类可分为荣誉类纪念品礼品类印信类也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

图书资料按照类别年度分类法。

图书资料类别般分为政治法规业务其他。

三档号全宗号目录号案卷号件号页号的编制全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东中，县档案馆确定其全宗号为，标识为。

未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。

企业可填写表达单位的汉语拼音代字目录号编制。

填写全宗内案卷所属目录的编号，在同个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照工业企业档案分类试行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。

案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。

可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

每案卷目录所含案卷数量般以三位数为宜。

即，案卷目录内案卷数量不足时，般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号案卷数量超过时，般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。

在个全宗内不应有重复的案卷目录号。

目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。

不同级位的类别之间可用间隔符分开。

不产生误解时，省略间隔符。

级类目的目录号采用其类目中有代表性的到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。

即代表文书档案代表业务档案如果个单位的业务档案门类很多，可以分别用等标识代表科技档案代表会计档案报表账本凭证代表音像档案代表电子档案代表实物档案。

采用阿拉伯数字分别表示永久长期或年短期或年三个不同的保管期限。

目录号编制示例业务档案目录号代表永久类的业务档案代表长期或年类的业务档案代表短期或年类的业务档案。

案卷件号页号案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。

目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同个案卷目录或分类体系的最低级类目内也不允许出现重复的案卷号，每案卷目录内的全部案卷只应编个流水顺序号。

如个目录出现两个以上含两个案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。

以卷整理的文书档案业务科技档案分别在同保管期限内依次编写案卷号，若超过卷要重新编制目录号案卷号。

会计档案中的财务报表，账本，凭证其他按大流水形式编写案卷号。

件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

分为室编件号馆编件号。

室编件号是归档文件在分类方案的最低级类目内从开始编写的顺序号，每件内编写页号。

馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定整理排列后编制的顺序号。

音像电子实物档案按类从开始编写件号。

页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。

页号用阿拉伯数字标识。

卷件内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，页编个号，即页号。

卷件内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

页码的编写都是双面有字的记面，空白页不计数。

页号的位置整卷装订的案卷，页码应编在文件正部简称为外交部湖南省人民政府人事局简称为湖南省人事局。

不得简称为本部本委本省人事局。

为了美观标准，我县今年统刻章盖印，不再用毛笔书写。

类目名称填写大类名称，类目名称指全宗内文件中分类方案的第级类目名称。

即按组织机构分类的，填写组织机构名称按问题分类的，填写问题类别名称。

在个全宗内应按统的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

如法规档案学籍档案教学档案，我县这项也可不填案卷名称即案卷标题，拟写案卷标题要求文字简练通顺标点正确，标题字数般不超过字为宜。

标题结构般由主要发文机关内容文种三部分构成，要求高度概括卷内文件材料，如县教育局下发的关于党群，行政管理方面的决定意见通知填写时要求根据题名字数的多少排列匀称，位置要适中醒目。

时间即文件起止日期，按卷内最早份文件和最晚份文件的形成日期填写页数填写该卷档案的总页数保管期限填该卷档案鉴定的保存期限。

如鉴定为永久二字，长期短期类推。

封面的右上角有个框，其项目有全宗号目录号案卷号三项。

具体填写见前面档号编制。

档案卷皮背脊项目有全宗号目录号案卷号案卷标题年度保管期限。

填写同封面，案卷标题下要先竖直写出立档单位简称，如县档案局，再空两格按照案卷封面上的案卷名称从左至右竖直填写，字数多可缩写，如县档案局会议记录工作计划总结岗位责任制。

六填写卷末或盒底备考表。

每卷卷尾或盒底应放置备考表，备考表项目包括盒卷内文件情况说明整理人检查人和日期，说明卷盒内文件缺损修改补充移出销毁等情况，填写立卷人检查人和时间，以示负责。

去年开始县档案局已将备考表印制在文书档案盒底。

盒卷内文件情况说明要求填写盒卷内归档文件需要说明的情况，包括该盒卷内归档文件的收集齐全完整程度文件本身的状况如字迹模糊缺损等整理工作完毕后，归档文件的修改补充移出销毁等情况。

整理人填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

此项般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。

日期填写归档文件整理完毕的年月日。

备考表放置在档案盒的最底层。

去年开始县档案局已将备考表印制在档案盒底。

七编制立卷说明或归档文件整理说明。

各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制立卷说明或归档文件整理说明，打印份，份放永久档案的归档文件目录册里，置于索引的前面。

份放全宗卷里，份存档。

立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量分类原则整理状况存在问题等。

立档单位基本情况。

其具体内容主要有立档单位的名称成立时间职能范围录属关系内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件重大新闻重大活动等。

机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状，机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据，即列出文件名与文号。

归档文件情况。

其具体内容有归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数本单位重大活动形成的文件材料归档情况有无复制件等情况各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

归档文件整理情况。

主要内容有归档文件整理的组织形式及分工情况归档文件材料的来源内容形式数量可靠和完整程度情况选择的分类方案排列编号方法重要归档文件的状况等。

八案卷排列及编制案卷目录全引目录。

案卷各部分的排列格式使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是案卷封面卷内文件目录文件备考表封底。

使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列软卷封面含卷内文件目录文件封底含备考表，以案卷号排列次序装入盒保存。

案卷的实体排列依照档案分类方案对案卷进行系统排列，采用保管期限年度级别组织机构或问题的排列方法。

如长期类可按上级文件，本级综合政工，本级业务文件，下级总结报表的顺序排列。

编制档案案卷目录。

我县主要按保管期限编制案卷目录，这样可以分柜保管，日后移交进馆时可作移交目录，避免重复劳动。

即把同年度的案卷分为永久长期短期卷，三类分开排列各编本目录。

其方法是每种保管期限的案卷按组织机构或问题排列，并编制案卷目录。

案卷号以本机关建立年度第本案卷为开始，连年连排从开始统编个流水号。

案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。

案卷目录由案卷号级别案卷题名年度页数保管期限目次备注等组成，应对照案卷封面上的内容准确填写。

案卷目录可以多年编成本。

编制档案全引目录全引目录由立卷说明案卷目录和卷内文件目录组成。

这里的案卷目录中有项目次栏，它是该卷档案目录在该本全引目录中的位置标识。

卷内文件目录右上角的小方框里有个项目全宗号目录号案卷号页号。

全宗号目录号案卷号照该卷档案背脊项目填写，页号的填写方法为每本全引目录从开始按照案卷卷内文件目录的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该卷档案目录的首页数字填写在目次栏。

全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，若干年度编本。

档案全引目录文书档案打印式份，其他档案各打印式份。

填写案卷目录和全引目录背脊背脊项目有目录号案卷号全宗名称起止日期。

目录号见档号编制，案卷号填写本册目录的起止案卷号，全宗名称填立档单位名称。

起止日期填本册目录中案卷的起止年度。

九编制盒号目录和归档文件目录册。

编制盒号目录盒号目录即归档文件目录索引。

内容有盒号保管期限年度问题页次。

盒号须按照归档文件的分类方案和排列组合顺序，逐盒从年实施归档文件整理规则起从开始编写大流水号期限填写该盒档案的保管期限年度填写该盒档案的形成年度问题栏要标出该