【定稿】国电陕西风电公司档案管理手册_管理手册模板

负责生产准备及试生产期间形成的科技档案材料整理和归档，如培训教材运行记录制度规程图纸等生产准备和试生产管理过程中形成的档案材料。

财务管理部负责工程总决算审计报告和批复等文件材料的整理和归档。

档案管理人员负责参建单位往来文件图纸及资料的收集和催交参加工程竣工验收，对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收，确保工程档案的完整性负责对接收的全部资料按标准规范要求进行整理，确保工程档案的归档率和准确率，达到验收标准和国家有关标准对公司形成的科技档案进行收集整理鉴定保管统计利用工作接受国电集团公司以及公司所在地档案行政管理部门的监督和检查。

设计单位负责按合同协议要求向公司提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件施工图负责提交工程全过程的设计修改通知单负责按合同协议规定交齐全完整准确系统的竣工图负责提交设计总结。

负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。

施工单位负责提交施工安装全部技术记录含隐蔽工程及测量记录负责提交设备到货安装调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录消缺记录和消缺率记录负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结负责收集整理移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件负责建设单位委托采购和自采设备材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同协议的收集整理与立卷归档工作负责汇总移交分包单位工程管理施工竣工文件材料负责编制竣工草图。

负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。

监理单位负责收集整理移交工程建设监理过程中形成的监理规划计划监理大纲监理实施细则质量监督文件监理通知单施工简报监理月报监理依据性文件等监理资料负责对各标段竣工档案的齐全完整准确性进行审核负责提交监理总结负责对竣工图进行审核并提交竣工图审核报告负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。

调试单位负责向建设单位提交审查批准的调试大纲和调试方案。

负责提交调试过程中设备缺陷记录和处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试过程中变更设计资料。

负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结。

负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。

供货厂家各供货厂家负责按照合同协议中规定的设备材料的资料内容和数量，向用户提供完好合格的图纸文件技术资料。

对于进口设备还须向用户提供商检证出厂证明书以及材料原产地证明书。

质量监督部门负责提交所有监督检查项目规定的全部文件材料。

工程技术资料文件管理流程各参建单位有关工程建设的技术质量安全进度物资等技术文件资料往来必须通过公司各项目部资料员传递收发，杜绝专业人员直接传递资料，所有工程流转单必须经公司分电场项目部资料员办理登记手续。

工程所有技术资料文件所使用的表式格式及编号，在监理单位会同建设单位质监站共同商定后，形成统表式及编号原则，并经公司项目部确认后，各参建单位按统标准执行。

工程技术资料文件传递流程设计院设备厂家所提交的设计图纸资料修改图纸补充资料，按照合同份数提交建设单位档案室接收登记按照合同要求份数分发监理单位施工单位工程部直接负责的专工，其余作为资料供利用。

各种会议纪要由组织会议部门整理后分发参加会议单位存档。

安全质量考核报表施工作业计划工程付款申请报告等，均要求提交份送监理单位签署意见由监理单位送公司项目部签署意见留存份，返监理单位份监理单位留存份，其余份由监理返回施工单位。

设计变更资料传递程序及流程按照设计变更管理标准执行。

施工图设计交底图纸会审等会议记录单传递程序及流程按照设计技术交底图纸会审管理标准执行。

工作联系单传递程序及流程按照工作联系单管理标准执行。

其它未列入的施工管理文件流程比照执行。

工程技术资料归档范围编制要求归档范围及保管期限对与工程建设有关的主要活动记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。

有声像电子文档资料的，应同时收集齐全。

工程技术资料归档范围及保管期限表见附录规范性附录。

分类整个建设项目工程档案，按照档案的统分类进行立卷。

风电企业分类表见附录规范性附录。

归档时间新建机组在投产后个月内向生产单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工文件档案。

竣工图按合同或原电力部电建号文规定的日期提交考核期内交清与本机组有关的全部档案。

新建机组项目合同另有规定的，按合同规定时间移交工程竣工图和竣工档案。

规模大时间跨度又较长的项目，为防止档案散失，经主办部门与档案部门协商后可采取分阶段归档的办法。

试生产运行部门形成的技术文件，如运行日志典型日值长运行调度记录设备运行时数统计运行分析记录等，试生产结束后移交归档完毕。

各类生产技术管理月报工程简报质量分析运行分析安全简报来往的电传传真联系单等，在分发同时送档案部门归档。

竣工档案的编制办法编制范围及责任单位工程竣工档案资料是指工程总承包合同工作范围内的各项工程从酝酿立项施工调试到建成投入试运行的全过程中形成的，按承包合同的有关规定，需交付业主单位使用的全部档案资料，包括竣工图竣工文字资料和各阶段的各类文件资料。

工程施工单位擅自单方面开箱，取走资料，则由物资部门负责责令其归还，否则由其负责赔偿。

档案室须做好每次开箱情况的统计工作，并将开箱资料及时整理分类登记归档。

现场设备开箱时，如因有关部门不通知档案室至现场而发生设备资料丢失损坏或留在个人手中，则视情节轻重追究当事人责任。

直接邮寄到项目公司物资部的设备技术资料，物资部应在收到后天内移交档案室。

在为供货商结算货款时，物资部提前通知档案室，档案人员与工程部专工共同审核档案资料的齐全性完整性，未经档案人员签字，财务部门不予结算货款。

检查与考核本制度的执行情况由公司综合管理部负责检查与考核。

依据本制度和企业经济责任制相关规定进行考核。

第三章文书档案管理制度目的为做好公司文书档案管理工作，保证本公司文件材料的齐全完整准确，有效地为公司各项工作提供服务，维护档案的安全，特制定本制度。

依据国营企业档案管理暂行规定电力工业企业档案分类规则大类机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第号令职责公司综合管理部是档案管理的归口管理部门，负责全公司档案制度的建立，并按照准确完整保密安全的要求，做好文书档案的收集整理立卷保管和提供利用工作。

管理内容及要求归档归档时间文件材料的归档时间办理完毕的文件，应在次年的季度底前完成向综合管理部档案室归档。

归档范围文件材料的归档范围可划分为三大部分，即上级和外单位来的文件材料本单位在工作中形成的文件材料下级单位报送的文件材料。

主要包括上级单位召开的需要贯彻执行的会议文件资料上级单位颁发的，属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件，非本单位主管业务但要贯彻执行的法规性文件上级单位转发给本单位的文件本单位制发的文件，包括通知决定办法纪要条例规定请示批复通报计划总结统计报表等本单位召开的各种大型会议的文件资料简报决议纪要等下级单位报送的重要的专题报告典型材料请示统计报表等下级单位报送的法规性备案文件。

归档要求归档的文件材料要齐全完整准确，层次分明，符合其形成规律，正确反映公司活动的基本面貌。

归档文件必须用蓝黑墨水书写，不能用纯蓝墨水圆珠笔铅笔彩笔书写，书写要工整清晰。

案卷封面的各个项目均应填写清楚准确，注明案卷的保管期限。

卷内文件应按定次序排列，重要的排在前面，般的排在后面正文在前定稿在后批复在前请示在后。

归档文件般应按年度立卷。

请示报告规定按签发年年度计划按开始年多年总结按最后年批复按批复时间立卷。

整理好的案卷要编号，填写卷内文件目录备考表。

拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，文字要简练通顺概况准确。

归档手续归档者填写移交清单式两份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留份备查。

档案的借阅文书档案原则上只能查阅不借阅，确因工作需要借阅时要办理必要的借阅手续。

查阅档案应在阅览室进行，如需摘抄应经档案管理人员同意，如需复印，应经档案管理主管部门领导批准，任何人不得摘抄复制与本职工作无关的档案内容查阅机密档案，须经档案管理主管部门领导批准，方可由档案员代办查阅摘录提供有关资料，并严格执行保密规定，密级文件严禁复印。

借阅文书档案时间般不得超过天，确实需要延长者，需另办续借手续。

对到期不还又不办续借手续者，档案管理人员有权收回。

借阅机密档案需档案管理主管公司领导批准。

外单位人员来公司查阅档案时，需持外单位介绍信和本人身份证工作证，查阅般档案，需档案管理部门领导批准查阅重要档案或借阅般档案，需档案管理部门主管公司领导批准确因工作需要，必须复制档案时，经档案管理部门主管公司领导批准后，收取定的费用。

对借阅的档案资料要爱护。

不得私自转借损坏拆散折叠污损，严禁在档案上批注画道涂改对损坏或丢失档案者，要及时向有关领导报告，依法进行查处档案的保管保管期限按机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定保管要求档案库房温度控制在相对湿度在的标准范围。

按规定对档案定期检查核对清点，作到帐物卡相符。

对全宗内档案按照不同门类和载体进行科学分类系统整理档案案卷排放有序。

调阅搬运档案时轻拿轻放，减少磨损，对归还档案要细致检查，确定完整后及时放回原位档案库房由专人负责管理，闲人不得入内。

实施防火防盗防紫外线防尘防虫霉等防护措施，对破损或变质档案及时做出修复处理。

严格执行档案保管规定，案卷入柜保存，下班后办公桌面不得堆放档案材料，确保档案的安全。

档案的统计档案管理人员要充分认识统计工作的重要性，坚持原则，以实事求是的科学态度做好档案统计工作。

档案统计的数据必须以原始记录为依据，要求准确真实可靠，科学地进行档案保管数量档案保管情况档案整理情况档案利用情况的统计。

检查与考核本制度的执行情况由综合管理部负责检查与考核。

依据本制度和企业经济责任制相关规定进行考核。

国电陕西风电公司档案管理制度国电陕西风力发电有限公司目录第章基建工程档案管理制度第二章设备资料开箱验收制度第三章文书档案管理制度第章基建工程档案管理制度目的为做好国电陕西风电公司工程档案管理工作，统工程文件的编制和档案整理规范，特制订本制度。

适用范围本制度适用于工程从项目立项前准备阶段到