8公司档案管理制度

文书档案的移交公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独进行移交，由总裁办相关责任人每月定期进行入档工作。

需进行流转的公文，完成流转程序后，由总裁办档案管理人员负责公文的归档。

各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定期将原件移交到总裁办。

以公司名义对内对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁办进行原件的移交。

电子档案的移交由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进行档案的移交。

各部门涉及到文字量大内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。

各部门所移交的电子档案需告验资报告税务登记证企业代码企业资质证书安全许可证书日常工作过程中形成的书面文件，联系单审批表申请等般性文件。

商务类财务类文件机密级合同协议。

取得的工程项目重要资料绝密资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成移交工作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交日期。

重要资料包括公司法律资质类文件秘密级营业执照组织机构代码证公司章程审计报，视具体情节予以相应的行政处罚。

实物档案的移交实物档案如奖杯奖牌等形成单位需在档案形成后的周内，向总裁办进行实物档案移交。

如实物出于特别原因无法移交，则需提供电子版实物照片。

对于下列各项重要在本部门进行备份存档。

档案管理制度第页共页声像档案的移交由声像档案的形成单位的指定人员负责声像档案的形成积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进行移交，不得私自留存。

未按时移交的电子档案的移交由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进行档案的移交。

各部门涉及到文字量大内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。

各部门所移交的电子档案需后，由总裁办档案管理人员负责公文的归档。

各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定期将原件移交到总裁办。

以公司名义对内对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁办进行原件的移交。

准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

文书档案的移交公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独进行移交，由总裁办相关责任人每月定期进行入档工作。

需进行流转的公文，完成流转程序防潮防盗防鼠防虫防光防尘的要求。

声像档案柜还要满足防磁防紫外线的要求，并保证室内温度为，相对湿度为。

档案的移交移交规则在所有档案移交前，公司各部门的档案管理人员应仔细检查文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，保证所存电子文档的安全有效。

电脑运行环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性。

如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原载体保留至少不低于年。

档案柜应满足防水防火年或年查看片次，如有问题，应及时翻制对多次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进行修补复制。

对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失定期对电子文档进行检查杀毒并确保电子的保管和保护责任人。

对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。

对于声档案管理制度第页共页像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存的影片录像片录音带等声像制品，每半盒，并填写档案盒封面盒脊及备考表项目。

档案盒应采用标准的外形尺寸。

备考表用于说明盒内文件的缺损修改补充移出销毁等档案的保管和保护档案的移交日常调阅销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中由，保管时间及期限。

编目卷内文件目录将每案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为件时，只对复文进行编目。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准型。

装盒将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案管期限等标识视频要在盒上注明题名摄制单位摄制日期规格制式语种长度时间保管期限等标识。

实物档案每个实物档案可作为个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名称相关责任人保管事面注明编号每组照片都必须填写照片档案说明，包括照片的事由摄影时间地点人物背景等。

音像制品以每盘为个保管单位。

要在盒外贴上标签注明题名讲话人姓名职务录音人录制时间长度时间保指此件资料为在良大公司会议纪要类档案，属会议纪要类档案的年第份文件。

声像档案照片档案按产生时间尺寸制作材料等分类，并组成保管单位卷。

照片及底片可并组卷保管，每张照片编个照片号，并在照片背建筑资料管理规程执行。

各部门所有归档文件的编号应按如下方案进行档案管理制度第页共页文书档案电子档案公司英文字母案卷位置编号案卷种类简称年度卷别件号例如会纪号意指建筑资料管理规程执行。

各部门所有归档文件的编号应按如下方案进行档案管理制度第页共页文书档案电子档案公司英文字母案卷位置编号案卷种类简称年度卷别件号例如会纪号意指此件资料为在良大公司会议纪要类档案，属会议纪要类档案的年第份文件。

声像档案照片档案按产生时间尺寸制作材料等分类，并组成保管单位卷。

照片及底片可并组卷保管，每张照片编个照片号，并在照片背面注明编号每组照片都必须填写照片档案说明，包括照片的事由摄影时间地点人物背景等。

音像制品以每盘为个保管单位。

要在盒外贴上标签注明题名讲话人姓名职务录音人录制时间长度时间保管期限等标识视频要在盒上注明题名摄制单位摄制日期规格制式语种长度时间保管期限等标识。

实物档案每个实物档案可作为个保管单位，制作实物档案标签，注明实物档案名称相关责任人保管事由，保管时间及期限。

编目卷内文件目录将每案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为件时，只对复文进行编目。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准型。

装盒将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面盒脊及备考表项目。

档案盒应采用标准的外形尺寸。

备考表用于说明盒内文件的缺损修改补充移出销毁等档案的保管和保护档案的移交日常调阅销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管和保护责任人。

对于重要的文件资料，应设置复印件或电脑备份，作为借阅和备用。

对于声档案管理制度第页共页像档案应设专柜保存并定期检查声像档案，对长期和永久保存的影片录像片录音带等声像制品，每半年或年查看片次，如有问题，应及时翻制对多次使用已污损的声像制品，应及时采取措施，进行修补复制。

对电子档案要及时做好备份，防止因电脑问题而造成的文件丢失定期对电子文档进行检查杀毒并确保电子文件格式有效，发现问题及时采取恢复措施，保证所存电子文档的安全有效。

电脑运行环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性。

如不兼容，应进行电子档案载体转换工作，原载体保留至少不低于年。

档案柜应满足防水防火防潮防盗防鼠防虫防光防尘的要求。

声像档案柜还要满足防磁防紫外线的要求，并保证室内温度为，相对湿度为。

档案的移交移交规则在所有档案移交前，公司各部门的档案管理人员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。

文书档案的移交公司各部门的会议纪要类档案原件报总裁办存档备案后无需单独进行移交，由总裁办相关责任人每月定期进行入档工作。

需进行流转的公文，完成流转程序后，由总裁办档案管理人员负责公文的归档。

各部门以本部门名义，对外单位发放的文件，需由本部门经办人员定期将原件移交到总裁办。

以公司名义对内对外发文以及外部收文，由各部门经办人员向总裁办进行原件的移交。

电子档案的移交由于各类原因无法形成纸质档案的情况下，各部门可以以电子版的形式进行档案的移交。

各部门涉及到文字量大内容重要的文书类档案除移交纸质档案外，必须进行电子版的移交。

各部门所移交的电子档案需在本部门进行备份存档。

档案管理制度第页共页声像档案的移交由声像档案的形成单位的指定人员负责声像档案的形成积累和整理工作，在其全部或阶段形成以后，按季度向总裁办进行移交，不得私自留存。

未按时移交的，视具体情节予以相应的行政处罚。

实物档案的移交实物档案如奖杯奖牌等形成单位需在档案形成后的周内，向总裁办进行实物档案移交。

如实物出于特别原因无法移交，则需提供电子版实物照片。

对于下列各项重要资料，各级责任单位应在取得后的三个工作日内完成移交工作，如不能按期移交需向总裁办书面说明情况，并确定延迟移交日期。

重要资料包括公司法律资质类文件秘密级营业执照组织机构代码证公司章程审计报告验资报告税务登记证企业代码企业资质证书安全许可证书日常工作过程中形成的书面文件，联系单审批表申请等般性文件。

商务类财务类文件机密级合同协议。

取得的工程项目重要资料绝密级证件图纸批复的报告意见方案等。

移交要求移交的资料均应为原件。

若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与总裁办进行原件移交，再办理借出手续。

各级单位在签定合同类文件时，应确保移交总裁办份正本原件。

移交的资料应为已办理完毕的已生效的且有保存价值和意义的文件资料。

资料应按类别文号时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。

移交时移交人应仔细填写入档登记表附件，应确保填写内容的完整准确清晰，确认无误后即可进行下步正式移交工作。

正式进行档案移交时，总裁办档案管理人员对移交资料进行检查核实，并认真核对档案移交收进登记表，双方确认无误后签字，移交工作便可完成。

移交条款的规定。

外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信要有印章领导签名及联系方式，经公司授权领导审批后方可借阅，不同级别的档案审批签字程序同条款的规定。

档案只能在公司范围内