【定稿】泰和物业行政管理手册_管理手册模板.doc文档【45页完整版】

本制度汇编是成都泰和物业管理有限公司行政政策和行政事务操作程序的指南，主要向公司及各部门负责人和行政管理人员提供日常操作的依据参考查询和政策指导。

本制度汇编对公司各部门均具有约束力。

本制度汇编发放至各主管以上人员，领用者应妥善保管本制度汇编，不得损毁遗失，离职或调职时应及时交还行政部或移交给接任者。

未经成都泰和物业管理有限公司行政部书面授权，不得复印拷贝或提供给其他人员借阅。

本制度汇编的解释权归公司行政部，如有疑义，请及时联系。

发文管理制度„„„„„„„„„„„„文档管理制度„„„„„„„„„„„„办公礼仪管理制度„„„„„„„„„„„„劳动考勤制度„„„„„„„„„„„„公司会议制度„„„„„„„„„„„„公司保密制度„„„„„„„„„„„„印章管理制度„„„„„„„„„„„„员工职业着装及扣款规定„„„„„„„„„„„„办公设备使用管理制度„„„„„„„„„„„„对外接待管理规定„„„„„„„„„„„„宿舍管理制度„„„„„„„„„„„„职业安全管理制度„„„„„„„„„„„„工资及福利制度„„„„„„„„„„„„人员入职转正等手续办理制度„„„„„„„„„„„„发文管理制度本文所指的文件是指以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度通知通报人事任免等以公司名义向公司以外的单位团体部门发出的正式文件以各部门名义发出的文件二文件格式如下以公司名义对外发文格式如下文件编号黑体小四文件名称黑体二号文件内容宋体四号成都市泰和物业管理有限公司年月日其余发文格式如下文件编号黑体小四文件名称黑体二号文件内容宋体四号公司名称部门名称签署年月日注当文件因张贴等原因对形式纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制，但也应按要求编号存档。

三文件编号规定以公司名义对内发放文件编号成都泰和序号以公司名义对外发放文件编号成都泰和外序号以各部门名义对内或对外发文编号如成都泰和行政序号成都泰和财务序号，成都泰和序号，其余部门的编号以此类推。

四文件的签署与盖章除以公司名义对外发文外，其余文件在正式发布之前均需签署，签署权限如下以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署，以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署，以业务部门发出的文件应由管理处主任或片区经理签署。

需对外张贴的文件经部门负责人签署后方可张贴，张贴文件去掉签署栏，有部门负责人签署的文件存档。

以公司名义发布的文件应盖公司公章，以部门名义发出的文件应盖本部门印章，若因特殊情况需盖公司公章，应经行政部同意。

公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理，文件发布前应与总经理取得致意见，并有总经理书面或电子邮件批准。

五文件的登记与归档公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。

归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的文本。

文档管理制度职能部门文档资料管理职能部门文档资料管理范围公司内部重要文件公司对外往来的各类公文公司内部重大活动事件记录物业管理相关条例政策法规管理人员档案重要资料及文档资料的电脑备份等。

文档资料收集及整理行政部负责文档资料的统登记编号归档，并编制存放索引，档案存放应有明确标识，以便查找，并保证政府公布之各类相关条例法规的有效性。

物业管理相关政策法规行政部负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统归入条例法规类文件夹，并每季度核对或动议更改重要资料览表泰和文件。

公司内部重大活动事件记录重大事件通常包括国家省市领导来访接待公司领导重要活动招投标项目及委托管理代理等业务的开展重要管理活动的开展及重要管理举措公司所获国际国家省市级颁发的各项荣誉奖励公司内部发生的重大质量事故等。

由行政部负责编辑公司内部重大事件，报行政部经理审批后，统归入重大事件类文件夹重要资料由行政部负责收集，主要包括公司营业执照资质证书荣誉证书等。

公司及本部门重要文件，主要包括以公司或本部门名义发出的文件。

质量体系文件。

行政管理制度汇编。

公司会议纪要。

以公司名义签定的各类合同协议书意向书等。

各部门呈报的工作计划年度半年度工作计划筹建计划经营活动计划总结年度总结活动总结等申请采购申请除外报告及管理规章制度等。

公司对外往来的各类公文主要包括政府部门往来文上级公司往来文相关业务单位往来文外来商函及复函等。

人员档案行政部负责全公司人员档案登记和管理，档案内容包括甄选表或个人简历体检表相关岗位证书复印件等。

文档资料查阅或复印物业管理政策法规及重要资料的查阅或复印，需在行政部办理登记手续各类文件的查阅或复印需填写相关记录，并经行政部经理批准后，方可查阅或复印。

文档资料的报废根据文档资料管理实际需要报废些文档，需填写文件销毁申请单泰和，报行政部经理批准后销毁。

二各部门文档资料管理各部门文件编制要求见本制度汇编发文管理制度成都泰和行政制度各管理处应保管的资料开发商提供的资料产权资料技术资料含图纸竣工资料交接手续及清单等。

部门建立的资料物业资料业主资料出租屋资料车辆资料设备资料员工电子档案收费资料荣誉资料业委会资料等。

文档资料收集及整理各部门须指定专人负责文档资料的收集登记编目归档，并编制存放索引，存放应有明确标识，并妥善保管。

文档资料查阅或复印各类文件资料的查阅或复印需进行登记，必要时报经部门负责人批准。

文档资料的报废根据文档资料管理实际需要报废些文档，需由责任人填写文件销毁申请单泰和，报经部门负责人批准后，由专人负责销毁。

三各类文件更改要求各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明以此文件为准。

四各类文件发放要求文件的发放应办理签收手续。

有关公司的重要政策决议经营合同协议书人事行政制度质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

文件通常张贴周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

五电脑及电子文档管理各部门应指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

电脑文档须按文件类别设立相应的子，分类保存各类文件，重要文件行政管理制度汇编质量体系文件合同协议书重要会议纪要等须加密，且以光盘或软盘备份，备份件应交各部门指定人员进行管理。

与相关单位签署的合同协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外，还必须存档签名文件。

六剪报管理各部门指定人员负责剪报及管理，剪报选材范围主要来源于所有有关置信公司的信息所有有关物业管理行业的信息与物业管理相关专业知识安全保健小常识经营管理知识信息最新出的各种法规条例等。

负责根据剪报选材范围分类做好简报编辑工作，编辑时需注明摘自报第版年月日，并以年度为单位进行归档。

七音像制品管理规定音像制品管理范围照片录音带录像带摄像带。

照相摄像要求须由指定专人负责拍摄以公司名义组织的重大活动培训参观考察内容重大工程遗留问题突发事件及公司各部门承办的重大活动等。

照片归档要求凡公司组织的各类活动照片需统交行政部存档，各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。

行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选，选出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期地点活动主题，并将每张照片底片对应编号入册。

音像制品归档要求凡公司组织的各类活动录音带录像带摄像带或其他培训用录音带录像带及摄像带等，需统交行政部存档，各部门组织的各类活动录音带录像带及摄像带等需指定专人保管。

行政部须对收集到的各类录音带录像带摄像带进行标识，并在周内安排时间观看审核，挑选精彩片段进行转录保存，并须注明时间地点活动主题。

从外购进的音像物品须及时编目归档，并知会相关人士。

各部门外租影带应制定相应管理规定，对放映时间责任人音量及内容予以明确规定。

音像制品借阅要求音像制品的借阅应经行政部经理批准，并办理登记借阅手续。

音像制品报废须经行政部经理审批。

办公礼仪管理制度为保持良好的公司形象，创造严肃活泼高效和谐的办公环境，特制定本管理规定微笑微笑是员工对顾客和同事的最基本态度。

使用敬语，并注意各种场合的言谈举止，维护企业形象。

二文档装订文件资料都是横写的多，所以订书机应订在左上方，而且，横拿或竖拿都比较方便，也比较容易存档。

文件原稿或借来的资料不可自作主张地订上，如无特殊要求，应按原状归还三电脑使用电脑在使用完毕后，应将新打开的程序或文档关闭，回到初始状态在制作重要文件时，要小心处理，以免泄密文件存档时应注意存放地点，并作好登记工作，不要将文件存在他人电脑的硬盘上，以免被他人删掉不要私设密码私自删除原有的文件盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用使用后应将所有东西归位，打好的稿件要检查是否有错漏字，不要的废纸应放入废纸篓。

四传真机简洁地写上收件人发件人名字主题张数等事项，原稿要编上号码，方便对方整理，发完传真后应打电话确认。

五复印机复印前确认纸张大小方向，墨色的浓淡以免浪费纸张，复印时应将原稿和复印件分开整理复印完后，依照顺序排列，用回形针别好原件应恢复原样，用回形针或订书机装订好如复印资料的部分，应注明取自何种资料便于别人查询六电话接电话的四个基本原则电话铃响声之内接起电话机旁准备好纸笔进行记录确认记录下的时间地点对象和事件等重要事项告知对方自己的姓名。

接电话的顺序拿起听筒自报姓名确认对方听取对方来电内容进行确认结束语放回电话听筒拨打电话的顺序准备确认对方的姓名号码，准备好内容资料，明确目的问候告知自己的姓名确认电话对象讲述电话内容结束语放回电话听筒注意打电话时要考虑对方是否有时间或者是否方便讲电话时要