置控制程序客户满意监测控制程序内部审核控制程序产品的监视和测量控制程序不合格品控制程序纠正和预防措施控制程序系统集成安装过程控制程序系统集成维护服务过程控制程序统计技术分析应用程序文件控制程序文件控制程序目的对与质量管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性系统性协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。适用范围适用于组成公司质量管理体系的文件。职责最高管理者负责公司质量管理体系方针目标文件质量手册程序文件和外来文件的批准。管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件，批准工作文件。各职能部门负责本部门工作范围内与质量管理体系有关的文件的编写审核存档和管理。科技部是文件的归口管理部门，负责文件的标识发放与回收，存档与管理。定义受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。工作程序文件分类编号和版本标识质量管理体系由体管理手册包含了质量管理体系方针目标的附录程序文件工作文件外来文件表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下管理手册顺序号发布年号如中科电子质量管理手册，年发布。程序文件顺序号发布年号如中科电子号程序文件，年发布。工作文件部门简称类别顺序号发布年号部门简称规定见质量管理手册组织结构图。类别由各部门规定，也可省略。如中科电子科技部年号类工作文件中科电子总经理年号工作文件。文件控制程序外来文件公司代码启用时的年号原编号如中科电子外来文件，启用。表格记录格式产生表格的文件编号顺序号版本号。如中科电子号程序文件规定的第份记录格式，版。当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有个文件编号。记录的编号即记录标识，执行记录控制程序的规定。关于年号和顺序号相同序号的手册程序文件和外来文件年号升级时将代替低年号的文件工作文件年号升级时顺序号归零，不影响低年号的文件效力。对文件汇编的顺序号为，其他顺序号从开始。文件的版本与状态质量管理体系文件应标明版本和状态。其格式为，其中为版本编写，和为自然数，分别表示版本号和修订状态，用圆点分隔。为时表示文件还在编写过程中，为时表示该版本的文件为最初发布。文件受控状态公司内部和送认证公司使用的质量管理体系文件均为受控文件。公司文件管理员针对所有受控文件建立公司受控文件清单，各部门编制本部门的受控文件清单。其他外部使用的质量管理体系文件均不为受控文件。文件编制审核批准方针目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，最高管理者批准颁布实施。程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。工作文件由需求部门负责人组织编制审核，并由管理者代表批准。文件编写人员，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表，可通过会议或文件编审记录表文稿交换的形式沟通文件编写信息。文件编制审核批准责任人在文件发布时应在受控文件清单上签字。管理体系文件律用宋体，名称用二号字体，级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，倍半行距，加粗三级标题和正文用小四，行距固定为。其他未详细规定事项套用本文件格式。文件控制程序文件的发放保存和管理质量管理体系文件经批准后，原版文件由科技部保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。由公司文件管理员统复制质量管理体系文件，并在文件封面或第页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写文件发放回收登记表，由文件使用负责人或其主管签领。收发双方应同时在文件上签字，标识该文件的发放和修订状态。文件发放应包括其引用的表格记录格式。外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写文件借阅登记表，由公司文件管理员统复制并追踪借阅文件是否按时归还。受控文件清单应适时更新以反映实际。文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮防蛀安全的适宜地方现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件可置于办公处，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。科技部定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，科技部做好相应发放签收记录。对于通过张贴公告的方式发送的文件，如通知通告等，由发放部门在发放登记表上的发放号处注明张贴，并在回收日期处注明失效时间，无需接收方签字。文件的更改文件更改由文件更改申请部门填写文件更改申请表，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。更改文件的标识文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本，如由变为，修订状态标识的跨度由修改人视变更的大小而定对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归，如由变为。只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放文件更改申请表，由各文件保管人负责按文件更改申请表要求对原文件标注更改，并将文件更改申请表文件控制程序附录。对需要换版的文件更改，执行和的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原文件中发放回收登记栏注明，执行的规定。文件回收作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，科技部应将相应的文件回收，在原文件中发放回收登记栏注明。回收的文件，需要作废的，由科技部填写文件销毁登记表，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明作废留用，以防止其非预期的使用。外来文件国家法律法规行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司科技部组织各个职能部门识别收集获取，经管理者代表批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写文件分发回收登记表。外来文件应单独列表编入受控文件清单，并在表头注明外来文件。公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量管理体系有关，若有关，转交公司科技部，执行。科技部和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行规定，并更新受控文件清单。公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后包括更改应有必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中内部审核和管理评审会议上提出对现有质量管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。记录的管理记录是种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据记录控制程序有关规定执行如受控分发修改等。相关文件记录控制程序文件控制程序相关记录文件编审记录表受控文件清单文件发放回收登记表文件借阅登记表文件更改申请表文件销毁登记表记录控制程序记录控制程序目的对质量管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的证据。适用范围适用于与质量管理体系所有相关的记录。职责管理者代表负责组织所有质量管理体系管理工作。各部门负责本部门质量管理体系的正确应用，及日常整理保存保护审核有关的质量管理体系。科技部负责记录控制的检查督办和定期汇总保管。定义记录阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。记录保存期限最短的保存期限要求，法律法规或顾客文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。工作流程各部门负责本部门记录的编制填写收集保管。记录的格式和标识存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。记录格式的设计更改，按文件控制程序有关文件更改的规定执行。记录的标识，包括记录名称记录表格编号按文件控制程序执行记录的时间有关责任人的签名，以及分类识别号般为顺序号，必要时可标明部门或范围。记录的填写记录填写要及时真实准确内容完整字迹清晰，不得随意涂改，记录控制程序填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔除非文件规定做记录。如因笔误或填写要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的字段，填写全不全，是否易认。文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。记录的填写审核批准人均应手写签名，并签署日期。记录的管理和跟进科技部编制公司质量管理体系清单，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风干燥的地方，所有的记录保持清洁字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。科技部至少应每季度次地对已过使用期限的记录归档集中保存，科技部应至少每年次检查各部门记录的使用管理情况。超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。记录是种特殊的文件，应遵守文件控制程序中的要求，包括使用借阅批准保存和保护修改销毁等。记录无发放要求。记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。当规定记录的文件没有具体规定时，记录