点减少访客对其他人的干扰办公室排毒 自我检测问题 我的办公桌为什么要放在这个位置 我的工作空间和公共通道是否过近 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里 提出办公室改善建议。二时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息猪八戒踩西瓜皮滑到哪 里是哪里 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做 计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者拒绝“反正时间还早”拖 延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为项工作 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好喋喋不休的“电话粥” 不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的 控制源源不断的信息 纸张的形式邮件传真备忘录报 纸杂志期刊报告 电子的形式电子邮件互联网 声音的形式面谈电视广播电话三如何跨越时间陷阱 要事第 以最终的结果来开始行动以终为始 学会说“！” 办公桌上的运动 恰当有效地使用电话 筛选信息要事第 “大石头”理论与“二八”定律 法则 办事的优先次序 并行工作法以终为始 是必须要做的吗 不完成会怎样 是自己想要的吗 和目标直接相关吗 回报及收益高吗学会说“！” 耐心倾听 如无法当场决定则要告诉他你还 要考虑长点时间 显示慎重 表情应和颜悦色 态度坚定学会说“！” 指出拒绝的理由 拒绝的是请托而不是他 如有可能为他提供其他可行途径 切忌透过第三者来拒绝办公桌上的运动 整理整顿清扫清洁修养 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做件事 不要总是重复处理同文件 不要为了表面的整洁而塞入处 下班前的清理有效恰当地利用电话 选择打电话的时间 按照优先顺序打电话 清楚每个电话要讨论的要点 对于自己花在每个电话的时间，做 到心中有数筛选信息 迅速处理 妥善存放 没有保存价值的资料就销毁运筹他人的时间时间管理矩阵图 危机 紧急的问题 有限期的任务会议 准备事项 准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电 授能自主管理 干扰，些电话 些信件报告 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 细琐忙碌的工作 些电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 无关紧要的信件 看太多的电视 紧急不紧急 重 要 不 重 要行政文秘的时间管理课程程序 分析时间 诊断工作环境，提高工作效率 立即改变 跨越时间管理陷阱分析时间 每天留出时间进行回顾，调整优先次序， 舍弃无效的工作 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划下当天的工作 将工作日以分钟进行分割 及时更新工作日志记忆往往是不可靠 的。诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的大效率毒素 声音干扰 职能干扰 空间干扰 设备干扰讨论 如何排除办公室大效率毒素办公室“排毒味丸” 第味根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味保障公共空间和私人空间的 第三味有效利用办公设备 第四味利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例 办公室面积平方米 办公室人员 主管人 秘书人 下属人 办公设备 文件柜公用电脑张办公桌等小办公室排毒案例续 个人办公需求 主管多项个人任务给秘书安排任 务接待访客 秘书两项个人任务接受主管安排 的 下属单项个人任务小办公室排毒案例续 主管办公桌应和秘书最近，并拥有的 接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书和主管办公室最近，和主管频繁沟通 不会影响其他同事 下属不受干扰的个人办公空间效率专家挑错办公室 图分 错误办公室没有隔断就会有很大的声音干 扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明，最好给每人配备照明用台灯。 错误公共通道有些狭窄，但好在不会影响 他人效率专家挑错办公室 图分 错误公共通道和私人空间交叉 错误接待空间在办公室尽头 错误秘书与主管座位离开太远 错误电脑显示器朝向不对，造成反光 错误办公室没有隔板，声音干扰严重 错误适合安放办公桌的窗口位置被文件柜 占据效率专家挑错办公室 图分 错误公共通道过长 错误主管个人空间失去接待功能效率专家挑错办公室 图满分 优点充分利用有阳光的窗口位置 优点私人空间和公共空间交叉减少 优点利用隔板阻断过多噪音 优点主管与秘书沟通方便 优点减少访客对其他人的干扰办公室排毒 自我检测问题 我的办公桌为什么要放在这个位置 我的工作空间和公共通道是否过近 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高 我遭受的最主