况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。

会议记录有“记”与“录”之分。

“记”又有详记与略记之别。

会议记录应该突出的重点有会议记录报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作情况建议答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之。

报告中般不提出建议或意见。

报告是在内容上不象请示那样有“文事”的要求，它可以在件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。

报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的种重要形式。

向上级及时汇报工作反映问题提出建议，也是下级机关必须履行的项工作制度。

报告用于传达上级指示，部署工作任务，告知些事项。

如召开会议安排活动等，可作下行文，也可作平行文。

般有四种类型指示性批转性事项性会议通知正式文件非正式文件拟写通知格式要求有五个部分标题称谓正文落款日期。

通知标题发函机关事由和文种名称公司关于商洽问题的函发函机关事由文种收函机关全称正文署名和日期信函准确表达出你所要表达的东西给出足够的信息帮助读者理解简洁用简短的词句段落不要太长清晰符合逻辑使用标题，作为读者的路标避免使用行话写封优秀的商务信函的基本规则除了具有良好的思想品德和个性心理素质外，还需具备以下三个方面的修养。

商务文书写作者的修养思维素质定向辐射性。

全方位开发性。

灵活敏感性。

定量预见性。

直觉思维。

纵向知识。

横向知识。

交叉知识。

二知识结构三表达能力选材能力。

立意能力。

谋篇能力。

语言能力。

图表显示能力。

文面规范能力。

档案是种原生性的信息源档案的基本特性商务档案具有原生性的特征。

商务档案具有转让性特征。

商务档案具有来源分散型特征。

商务档案具有内在联系的整体性特征。

商务档案具有法律凭证性特征。

商务档案是商务活动中的原始凭证，历史的真迹。

般具有法律效用。

商务档案具有企业史料的特征。

第三节档案管理二立卷标准三档案立卷四电子邮件等外部文件的处理筛选分类传递处理归档第四节客户接待与应对客户接待中跨文化的交流义利关系问题。

整体性和个体性问题。

求同思维和求异思维的问题。

感情表达方式的差异。

思维方式里经常有意会性。

二职场中的体态语思想情感文化教养社会地位个人品味性格特征仪态是商务活动的重要组成部分挡驾打断中止三应变挡驾的技巧用语规范礼貌主动通报单位身份事由及请求帮助的事宜问清对方单位身份事由及联系电话语气亲切温和，语调平稳，语速稍慢，口齿清楚，音量适度耐心倾听，完整准确地作好记录及时传达处理和反馈。

四办公室电话礼仪有效利用电话计划分批计时通话要求态度和蔼态度要认真头脑敏捷动作敏捷电话交谈效果声音的质量话语说话语调的高低。

说话速度的快慢。

通话时的措辞。

双方所处的环境。

双方表现的态度。

电话过滤接听拨打电话的良好开端电话记录影响电话交谈质量的因素秘书助理的职责第四章工作目标你知道如何协助上司取得最具成效的结果高层次的思考工作计划上司的日程安排可分为年度计划当月计划每周计划每天计划等形式。

第节与上司的协调管理“越位”的主要表现决策越位表态越位权限越位答复问题越位在业管理家爱伦莱金提出的美国广播公司法必须做的应该做的能够做的意大利贵族瑞士洛桑大学教授统计学家兼经济学家帕莱托的规则法国哲学家布莱斯巴斯卡说“把什么放在第位，这是人们最难懂得的。

”计划自己的工作日定性非定性效率恰当地完成工作效果完成恰当的工作作为个职业助理秘书，你的效率应该非常高即你有很好的办公技能。

但是要想“脱颖而出”，你还得注重工作效果。

第四节危机管理危机并不总是远离我们，个清醒和成熟的管理者，必须细心领悟和随时准备实施危机管理。

第五节办公室管理无论自己在与不在，个优秀的助理秘书都会让办公室井井有条第六节工作情绪管理情绪智力五个方面情绪产生的根源心理上的认知错误，大体有八种现象调节情绪的方法让工作生活丰富多彩的个重要原则第五章沟通与协调掌握高级交流技巧的秘书和助理是上司和公司的巨大财富。

秘书助理应当具有怎样的公共关系意识案例他遇到了谁案例分析字不当，令客商拂袖而去。

案例分析言不妥，令兄弟部门不悦。

案例分析语不慎，险致上司失和。

秘书助理的沟通指导秘书助理的自我认知改进自我沟通是种过程沟通是种相互作用有效的沟通二秘书助理与部门沟通协调能力三双赢的沟通意识案例无敌大律师四工作中协调同事与下属间的矛盾处理与协调同事间的人际关系不可否认的是，人际交往都有定的原则和技巧，都要有意识的去实践，只有这样，才能拥有良好的人际关系。

案例“打招呼”五秘书助理与上司沟通随时进行自我心理调整掌握合适的上下关系了解并理解上司加强沟通，积极向上反馈信息视同仁，坚持等距交往让上司喜欢的妙计下级上行交往的基础下级上行交往的艺术六报告联络商量的技巧组织内上下的沟通好比流动的血液。

下属按照上司的指示•命令•拜托•劝导行动，上司根据该部下的报告•联络•商量判断情况，下达下个指示•命令。

要考虑上司的心情方便与否对时间紧迫的上司报告要简明扼要先整理好要点准备好代替方案再报告将真实信息同个人意见和推测区分开不好事情的报告•联络•商量要尽早及时进行中间报告向上司报告联络商量时应注意何谓报告联络商量报告联络商量的关键点内容时机方式告知内容的方法沟通有三个不同层次信息沟通。

认识沟通。

比信息沟通更进步。

认识沟通所达到的效果“求同存异”“深化认识”。

感情沟通。

是更高层次的沟通。

组织内部会增强凝聚力，信任感，会促使更多的谅解尊重，更真诚的团结和合作。

秘书助理的职业展望第六章发展自己我的职业目标是什么我怎样才能达到这个目标存在什么样的机会我充分发挥自己的技能了吗我怎样才能扩充和发展这些技能我能否替上司担当更多的任务表现你的实际工作业绩我不了解你，我怎么会提升你形象你给人的印象如何展示谁认识你让更多的人知道你的姓名和面孔认识应该认识的人让上司注意到你出色的工作成果请求接受授权，确保出色完成它积极主动些主动担当特别任务展示自己的才能二十世纪专业秘书助理的十大必备第，有问题，能自己找答案。

第二，情绪问题，能自行排解。

第三，不断给自己找机会。

第四，随时准备。

第五，话不多但中听。

第六，做事有分寸。

第七，凡事多观察。

第八，能设身处地的考虑。

第九，能扮黑白脸。

第十，有公关能力。

秘书助理的必备技能中文主讲刘巍女士深刻领悟角色的职责，树立良好的心理素质掌握规范服务的商务礼仪，树立良好地职业形象提升秘书助理人员的沟通协调能力任务执行和完成能力增强秘书助理对突发时间的应变和处理能力增强秘书助理对自身工作的认同感和敬业感掌握专业工作技能，提升工作质量及工作效率。

课程目标第章秘书助理的角色与沟通协助管理层做工作，承担更多的上司责任，帮助上司取得成果。

秘书的职务角色的第节秘书助理的角色定位公司背景，企业文化和规章制度公司业务流程管理风格工作网络时间管理性格服务需求上司的好助手企业文化和规章制度组织结构公司业务流程岗位的服务要求职权范围人际关系二下级或同级的好同事企业文化和规章制度秘书在企业组织中的位置公司对秘书岗位的技能需求对自己的特质鉴定分析了解自己自我完善的方面自我发展的方向三自己的“严”师第二节秘书助理的角色素质英国伦敦工商会考试局负责行政管理方面的主考官女士对中国想从事秘书的年轻人，提出建议“要成为名好秘书，最关键的是对这份工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。

”案例讨论位合格优秀秘书应如何表现秘书助理必须具备的基本能力事务性工作判断力表现力记忆力执行力信息收集能力信息管理能力洞察力组织力决策力影响力承受力适应力应变力自制力学习力爱的能力从容镇定，严守机密忠实守信，公正克己工作，求知欲强灵活应变，做事干练主动热情，性情随和思路清晰，善于沟通观察敏锐，未雨绸缪良好的理论修养和职业品德是秘书人员必备的基本素养。

二秘书助理必须具备的素质“能够为别人设身处地想想的人，能够了解别人心理的人，是永远不必为自己的前途着急的。

”美国电器总公司老总欧文案例讨论秘书的“忠诚度”第二章提高工作效率秘书助理岗位与上司的关系思考为什么老板任用了我而不用别人秘书助理是否具有辅助性和服务性是衡量他与其它角色之间的最本质的区别之。

二积极的心态成就业绩案例讨论她为何提升“自觉自愿是种极为难得的美德，它能驱使个人在不被吩咐应该去做什么事之前，就能主动地去做应该做的事。

”拿破仑希尔案例讨论别光会抱怨三寻找机会发挥创造力来完成工作案例讨论我们每个人都有创造的潜能四提高工作的执行力世纪的今天，“如何提升执行力”“如何达到的结果”已成为企业员工素质的核心竞争力。

秘书助理业务必备技能第三章第节会务与管理了解会议的性质与形式会议分类会议准备前该掌握哪些资讯会前准备工作会议进行中的工作会议结束后的工作秘书助理发出的文字信息，不仅影响秘书助理自身形象，也会进步影响公司形象。

虽然秘书助理有时不能控制文字的内容，但可以影响文件的打印和表达方式。

第二节文书首先，端正态度，培养兴趣，自觉学好秘书写作。

其次，学习秘书写作基础知识，借鉴优秀作品。

最后，要勇于实践，坚持多练习多修改。

巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。

如何有效地提高秘书写作能力在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。

会议记录有“记”与“录”之分。

“记”又有详记与略记之别。

会议记录应该突出的重点有会议记录报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作情况建议答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之。

报告中般不提出建议或意见。

报告是在内容上不象请示那样有“文事”的要求，它可以在件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。

报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的种重要形式。

向上级及时汇报工作反映问题提出建议，也是下级机关必须履行的项工作制度。

报告用于传达上级指示，部署工作任务，告知些事项。

如召开会议安排活动等，可作下行文，也可作平行文。

般有四种类型指示性批转性事项性会议通知正式文件非正式文件拟写通知格式要求有五个部分标题称谓正文落款日期。

通知标题发函机关事由和文种名称公司关于商洽问题的函发函机关事由文种收函机关全称正文署名和日期信函准确表达出你所要表达的东西给出足况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。

会议记录有“记”与“录”之分。

“记”又有详记与略记之别。

会议记录应该突出的重点有会议记录报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作情况建议答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之。

报告中般不提出建议或意见。

报告是在内容上不象请示那样