及适用的外来文件包 括法律法规规程规范标准合理用能评估报告设备说明书以及相关方文件等。

控制编号版本 标题文件控制程序第页共页 文件编号 文件编号按下述规则要求执行 能源管理手册的编号 版次 程序文件编号 版次 作业指导书等其他文件编号 部门代号年代号 记录编号 部门代号条款号 说明 有限公司缩写管理手册的缩写 分别代表能源管理体系程序文件的缩写 版次用„„表示文件记录的顺序号。

各部门代号规定如下 企管办供应科催化车间沥青车间安全环保科 生产科销售科化工车间电仪车间质监科 技术科设备科加氢车间储运车间项目办 文件的编制审批 能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。

能源管理手册 由管理者代表审核，最高管理者批准程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表 批准发布。

其他与管理体系有关的作业指导书管理规章等文件由各职能部门负责编制，部 门负责人审核，分管经理批准。

审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字，以便存档备查。

文件的发放及控制 能源管理手册和程序文件要按拟定批准的发放范围由企管办统发放，文件使用 者在文件发放回收审批记录上签名领取文件，文件加盖受控印章，每份文件 都有唯的分发号，以便于追溯和管理。

控制编号版本 标题文件控制程序第页共页 各部门编制的与能源管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号 标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖受控印章和分发号后发放。

各部门建 立本部门的受控文件清单，并到企管办备案。

受控文件清单每年修订次。

为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或 发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。

文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后， 由发放部门进行复印并登记。

文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的 分发号，并注明丢失文件的分发号作废。

文件分为受控与非受控文件。

凡是与能源管理体系有关的文件均为受控 文件，由各部门按有关规定执行。

企管办负责编制公司受控文件清单包括外来文 件，便于管理各类文件。

受控文件应在文件首页的右上角加盖受控专用章，公司 级行政性管理文件以公章为受控标识。

文件的更改 文件更改时，由申请更改单位填写文件更改申请说明理由，对重要的更改 内容如技术参数还应附有理论依据。

更改后的文件由原审批人审批，原审批人有变 化时，由接替其岗位或其授权人审批。

文件更改批准后，能源管理手册和程序文件由企管办实施更改，其他文件作业 指导书管理规章等的更改由文件发放部门实施。

文件的更改方式划改或换页。

意涂改负责人签字的栏 目不允许空白。

如因笔误或计算要更改原内容，采用杠改方式，在其上方或附近写上更改后 的内容，签上更改人的姓名及日期。

记录的收集编目归档保护与保存 各部门把记录依日期顺序整理好，存放于通风干燥的地方，记录应保持清洁， 字迹清晰。

各部门根据管理体系的运行生产周期及本部门的实际情况规定记录的保存期 限，归档管理。

各部门编制部门记录清单，每年修订次。

记录的借阅与复印 各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复印时要经保存部门负责人批准。

记录表格编制审批更改的控制 控制编号版本 标题记录控制程序第页共页 各部门编制的记录格式，由本部门负责人批准后使用。

各部门可根据实际需要对记录格式进行更改，更改时执行文件控制程序中的 有关规定。

特殊媒体形式记录的控制 记录的形式除通常下的表格图表卡片等形式外，在特定的条件或场合下，也可 以其他形式呈现，如电子版记录等，对该类记录的控制原则同上，对电子版记录要及时 备份，防止丢失。

记录的处置 对超过保存期的记录，各部门负责处理并作处置记录。

相关文件 文件控制程序 记录 记录清单 文件借阅复印记录 记录处置单 控制编号版本 标题信息沟通程序第页共页 目的 通过信息交流与沟通，使公司管理信息得到及时有效的传递和应用。

范围 适用于公司内部的信息收集处理和传递，以及公司与外部相关方的信息交流沟通。

职责 管理者代表负责与认证机构的联络，通报公司能源管理体系的有关内容。

各分管 经理负责批转处理外部相关方的投诉，监督责任部门完成。

节能办负责能源管理体系运行有关信息的收集传递分析和归档，负责有关能 源法律法规及相关要求的收集传递分析和归档。

企管办负责组织协调相关部门向外来学习参观人员传达公司管理的有关要求。

供应科销售科分别负责供方及顾客的信息收集传递。

其他各职能部门负责本部门信息的收集传递和应用。

员工参与能源管理方针的制订评审负责本岗位有关信息的应用和传递。

控制要求 工作程序 信息收集信息交流信息处理信息反馈 依据信息来源渠道将能源方面的信息分为内部信息和外部信息，确保信息内容准 确可靠，传递迅速无误。

内部信息指公司管理体系运行产生的所有信息，在公司内部传递和应用，主要 包括以下信息 能源目标指标和管理方案的检查监测记录，内审和管理评审报告以及管理 体系运行的其他记录 不符合或潜在不符合信息 出现重大能源管理事故的信息及记录 能源应急准备和响应情况 培训情况 各单位之间的日常联络报表及其他信息沟通等 相关方对方针的获取。

外部信息指有关的法律法规，上级部门顾客供方及其他相关方的信息，由各 控制编号版本 标题信息沟通程序第页共页 部门根据职责分工在公司内部及外部相关方之间进行传递和沟通，主要包括 来源于认证机构节能行政主管部门节能监察机构及能源监测机构监督检 查或监测的结果及反馈的有关信息 法律法规标准类信息 来源于顾客供方及其他相关方的信息。

信息交流与沟通包括纵向和横向信息沟通 纵向信息沟通，指上下级之间的信息沟通。

上级领导传递给下属的信息包括指 示命令规章制度工作程序和要求等基层管理人员和员工传递给上级领导的信 息，包括请示汇报报表意见等 横向信息沟通，指组织内部各级领导与领导部门与部门及员工与员工之间的 沟通。

信息交流与沟通的方式 各种会议的传达和交流 书面文件报表 口头报告或传达汇报通报 电话联盟报广播宣传栏 来函及来信回复 对外宣传及媒体广告。

信息的收集与处理 节能办负责能源管理体系内审管理评审认证机构有关信息的收集，根据需 要传递到公司领导及相关部门。

节能办负责与生产能源有关的信息的收集分析和传递，如收集装置生产能源 消耗等信息，根据需要传递到相关部门。

供应科负责与供