1、理采购部核算员负责采购应付帐款的管理，设立应付帐款台帐，定期编制客户往来对帐单发送对方单位，每月核对次并妥善保存对帐记录。对长期客户或重点客户，以及金额在定起点以上的往来客户，应视情况按客户名称设置专宗，保管好相关的业务合同提货凭证收付款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款已付款余款等情况。第十八条公司与单店的往来结算供应商或配送方直接向单店送货后，单店应及时将已签字的发货清单分别报送采购部和财务部，采购部据此与供应商结算，财务部据此登记应付帐款，同时在该单店的帐户上登记该项应收帐款公司对单店的应收款。二公司向各单店配送货物后，配送单位应及时将配送清单报送财务部，财务部根据该货物的成本包括采购货物本身的价格税金运费和加工损耗成本等在各单店的帐户上登记相应的应收帐款。三各单店应于每月日与公司财务部按月核对物品调拔的往来帐款，编制调节表。
2、必要时由采购部负责组织店管部中心厨房技术中心单店或物品请购部门使用部门对供应方进行实地调查，就工艺技术，质量控制，供货能力等写出调查报告。二对不同重要度的产品应进行不同层次的评审或考察。评审或考察的方式和程度，可视产品特点和实际需要确定。三若申请免做潜在供应商评审，采购员需递交潜在供应商情况调查表和书面的免审依据，报主管副总审批。四供应商评审的层次与周期对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，报采购部经理审批。对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格信誉服务采购标的质量等审核，审核通过后，认定其合格供应商资格，报主管副总审批，并每年复审次。对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度进行次考评工作，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，并报营运副总审批，供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。第。
3、购执行过程中，采购部应按询价订购交货三个阶段负责对采购作业制定进度计划并进行进度控制。如未能按进度完成采购作业时，应撰写异常原因及预定完成日期，经主管领导审批后转送请购或使用部门，以便采取应对措施。二采购物品及外协产品在使用中出现问题，采购员应负责联系供货商，处理有关质量问题的解决退换货索赔等事宜。三外协产品生产加工过程中，相关业务部门应负责提供外协产品的品质要求并负责对加工单位的技术支持与质量监督。采购结算第十五条采购付款采购款项须按采购合同规定或订购单所约定的时间由采购部统支付。二库房单店等收货单位在接收货物入库后，应及时根据入库单填写入库清单报送采购部和财务部，采购部和财务部应根据每天的入库清单分别建立应付帐款台帐。供应商或配送方应定期根据合同确定的结算期，在每月或每周凭收货清单与采购部核对应付帐款帐目，双方核对无误后向采购部申。
4、可由采购管理人员技术人员财务人员组成，估算出较为准确的底价资料。议价根据底价的资料，市场的行情，采购量的大小，付款期的长短等因素与供应商议定出合理的价格。第二十条合理采购订货量的确定采购订货量的确定直接影响存货的缺货成本采购物品的存储费用采购资金占用的利息费用及存货的损失成本等，因此确定个合理的采购订货量是控制采购成本的关键环节。合理采购订货量的制定包括以下几个步骤存货信息收集存货信息分析确定安全库存确定合理订货量存货信息的收集店管部库管员单店每日应填写物品库存日报表，反映本部门现有存货物资的名称单价现有存货的储存位置储存区域及分布状况等信息，并及时将此信息报送给采购部。采购部应要求供应商或第三方物流的库房保管人员通过传真电子邮件等方式及时提供已订货物资的未达存货日报表。二存货信息分析店管部库管员负责将各种存货信息进行综合汇总，并结合。
5、付款。三采购部根据收货单位递交的收货清单结算单与订货合同核对无误后，统制订结算计划，结算计划由采购部核算员根据订购合同的时间要求供应商的重要性采购物资的时间公司现有资金情况等制订，分清轻重缓急，结算计划经采购部经理审核后，由营运副总审批。四采购部根据结算计划依据资金使用申请程序见财务管理手册向财务部申请借款，由财务部负责人根据资金计划审批后借出款项。借款只能用于支付货款，不得挪为它用。采购部不得自行保存资金，应于支付款项时向财务部支取借款，即借即付。五在向供应商或配送方支付货款时，采购部核算员应对照合同收货清单等仔细复核，并同预付货款及应收帐款等全部债权起清理结算，防止重复付款。第十六条报销采购人员支付采购货款后应依据财务规定的报销程序及时办理报销手续，报销单据应附上购货发票采购计划单验收入库单，并由采购部经理审批。第十七条应付帐款的。
6、十六条合格供应商须具备以下条件有合法的经营资格营业执照复印件并已办理当年度年检税务登记证复印件并已办理当年度年检企业法人代码证书个体经营除外商标注册证明个体经营除外代理经销商的代理经销许可授权书银行开户行资料食品生产企业许可证食品卫生许可证卫生防疫检测报告进口商品卫生许可证药字号保健品供应商应提供药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，产品生产许可号二符合公司的质量安全环保规定三具有产品交付能力四价格满足公司要求五质量满足公司要求六公司主要经营物品的供应商应有满足紧急需求的能力七设备外协加工供应商应有售后服务的保障。第二十七条供应商业绩考评采购部应组织相关部门定期考核和评估供应商，确保所采购产品质量供应支持和服务经济指标等满足公司相关规定要求。二供应商每批供货，采购部应根据质量检验所提供的各项数据建立供应商质量档案，并定期报营运副总份。
7、运副总审核并签署意见后呈公司总经理批准加盖公司合同专用章。签字盖章生效的采购合同应分送财务部验收单位监事处等存档备查。第十三条交货及验收订购后采购人员应按采购合同及公司的经营计划对供应商的交货进行稽催与协调，确保能如期交货。无法于约定交货期内交货时，应及时通知请购部门并列入重点催办项目。二交货时般物品由库管员负责验收，包括品质与数量的验收。特殊物品由使用单位质检员负责品质验收，库管员仅负责数量验收。品质如有不符，应立即予以退回。数量不符，应在验收报告中注明，要求限期补足或退款。库管员验货后方可办理入库手续。三供应商直接配送到单店或加工现场的物品，由供应商根据采购部发出的配送指令直接向指定的地点送货，收货人负责物品的验收，确认是否与订购单或采购申请单所列内容致，并及时将验收单送交采购部财务部办理记帐付款手续。第十四条进度控制与事务联系采。
8、三采购部应及时将考评结果通知供应商，对于考评不合格者，应督促其提出相应的改进措施并将改进措施及改善结果记录在案。四采购物品在使用过程中发生质量问题或采购合同执行过程中供应商违约时，相关部门应通知供应商及时解决并将此信息反馈给采购部，采购部在对供应商提出警告的同时也可根据问题的严重程度寻求法律解决途径。五采购人员定期整理供应商考评结果，并按考评结果将供应商划分为优秀供应商伙伴供应商普通供应商不合格供应商等不同类型进行管理，对于普通供应商给予警告并限期改正，对于不合格供应商，则必须予以更换。第二十八条建立供应商档案采购部负责建立供应商档案，店管部中心厨房予以配合，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。供应商档案包括供应商调查表供应商审批表供应商质量档案供应商所提供的合格证明价格表及相关资料。第二十九条供应商档案由采购部信息管理员负责管。
9、双方签章确认后，及时结清债权债务帐务。采购成本控制第十九条采购成本控制关键点物品本身的采购价格物品运输配送费用物品存储费用以及存储过程中发生的损耗采购物品占用资金的利息费用是采购成本的主要构成部分。针对采购成本的主要构成要素，采购成本控制的关键点包括以下几个方面确定最优的采购价格确定合理的采购订货量确定最佳的采购物品配送方式第二十条最优采购价格的确定采用多种采购形式包括招标采购供应商长期定点采购比价采购等，通过对各种采购形式的对比，找出成本最低的采购形式组合以达到降低采购成本的目的。二决定合适的采购价格通过科学的价格决定步骤，降低采购价格与采购成本。决定个合适的价格般要经过下几个步骤多渠道询价。多方面收集了解市场行情，包括市场最高价最低价般价格等。比价分析各供应商提供材料的规格品质要求性能等才能建立比价标准。自行估价成立估价小组。
10、小批量货物运输到达时间等因素，结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。第二十二条最佳物品运输配送方式的确定物品运输配送方式直接影响物品的运输成本费包装成本费等，采购人员在订购过程中应要求供应商提供上述各项成本的详细清单，或与财务部相关人员合作，对上述成本作出分析，选择最佳的物品运输配送方式，提出降低成本的建议。供应商管理第二十三条供应商信息收集与调查供应商信息收集与调查由采购部负责，店管部物品请购部门使用部门等负责提供供应商信息及推荐合格供应商。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填写供应商调查表，作为选择供应厂商的参考。供应商调查表交采购部审核并存档备查。如果供应商的生产经营条件发生变化，应要求供应商及时对该表进行补充和修改。二采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，供应商调查表每年复查次，以了解供应商的动态。
11、点的实际情况对存货量进行修订，建立公司的采购配送管理信息系统，保证采购部供应商或第三方物流各业务部门单店等能及时获得准确的存货信息。三确定安全库存量安全库存量的确定由店管部调度员负责制订。采购部根据各部门采购申请制定采购计划时，应在充分研究同期的采购历史记录下期的经营计划的基础上，协助店管部调度员确定最佳安全库存。安全库存量，应充分考虑保持正常经营活动所需的存货量，防止因缺货而造成经营活动的中断以及引起的经济损失。根据不同物品采购时间的不同及货源的紧缺程度等，安全存货量的确定可根据历史经验估计数学模型测算等方法确定，般情况下，安全存货量的计算公式确定为最大安全存货量期间最大使用量历史同期最小使用量。四确定合理订货量采购部人员在制订采购计划时，应在充分分析现有的存货量包括供应商或第三方物流的未达存货货源情况订货所需时间订货要求的最大或最。
12、同时依变动情况，更正原有资料内容。三在每次供货结束后，店管部使用部门等应提供供应商的供货实绩，采购部负责将供应商的业绩记于供应商管理档案，作为评审供应商业绩的资料。第二十四条选择供应商原则及方法招标采购物品长期定点供应商非外协产品的选择参照采购招标管理中规定执行。外协产品比价采购物品的供应商选择由采购部汇总初选合格评审考察通过的供应商名单，并提供相关的分析资料，按以下原则进行选择同等条件价格质量优先二同等条件信誉实力优先三同等条件服务优先四同等条件下，厂家为先的原则供应商级别选择顺序厂家总代理区域代理指定分销商经销商五同等条件先本地后外地的原则。第二十五条供应商的评审供应商的评审与选择由采购部负责组织，店管部中心厨房技术中心单店或物品请购部门使用部门等有关人员参加。供应商的评审般应在对供应商调查表及供应商报送的相关资料的分析基础上进行。
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