主管市内交通报销单月度报销单申请人填写〝市内交通报销单及月度报销单并附发票报销上月费用。超过三个月的发票不予报销每月日核准人审核费用内容应符合报销规定。总公司物业部财务财务经理审核各项凭证金额及合法性审核各项签核程序的适当性确认费用，并正确归属项目费用。每月日总部出纳依据费用月度报销单发放。每月日程序文件文件名称编号财务部招待费用使用标准版本修改状态签发人第页共页签发日期编制申请主管签核支付备用金申请财务部发放费用主管签核目的为规范各全管项目的正常运行。为增加各全管项目附加价值或其他利益。二适用范围全管项目物业总经理与总公司物业部各级主管。三使用方式所有交际费须要事先填写招待费预先申请单，经过各级批准，才可使用。每申请单核准权限明细如下申请人申请限额核准人全管项目物业经理总部物业经理总部物业经理总公司物业部主管总公司物业部主管以上财务经理，总经理四报销方式采用个月的费用汇总报销次。五适当之控管物业部主管及物业总经理，应于预算额度内严加控管。程序文件文件名称编号财务部招待费用使用标准版本修改状态签发人第页共页签发日期编制六使用程序负责执行人员使用表单说明时点申请人招待费预先申请单以实际状况提出申请核准人依照核准权限签核申请人执行招待活动七使用报销程序负责执行人员使用表单说明时点申请人招待费报销单月度报销单附各项费用相关单据发票，已经核准的招待费用预先申请单依实填写金额，日期明确注明项目名称每月日核准人审核费用内容应符合报销标准财务经理审核各项凭证的合法性审核各项签核程序的适当性确认费用，并正确归属项目费用次月日总部出纳依据费用月度报销单发放。次月日程序文件文件名称编号财务人员职务代理人作业版本修改状态签发人第页共页签发日期编制执行招待活动主管签核使用申请财务部发放费用主管签核费用申请定义此作业适用于项目财务人员休假时由项目客户服务人员代理收取各项款项时执行此作业流程。二适用范围收取物业管理费。收取各项代收代付费用公用事业费，押金等。三使用程序财务人员在休息前天下班以前，将管理费发票和收据交与客户服务中心员工客户服务中心员工在发票登记簿上签收并应妥善保管发票和收据客户服务中心员工收取物业管理费等开具发票或收据，并保管好所收取的现金或支票，当日驻场经理负责盘点现金，支票和发票收据，审核无误签字，下班前将现金解入银行财务人员上班后，在驻场经理监控下，收回发票，收据，根据所开的发票，收据盘点现金，核对现金解款单及支票，核对无误签收并在发票登记簿上注销上述签收记录程序文件文件名称编号财务人员职务代理人作业版本修改状态签发人第页共页签发日期编制四收款流程负责执行人员使用报表说明发票收据移交财务人员客户服务部员工发票收据登记簿验收发票收据并在登记簿上登记收款客户服务部员工发票，收据收款并开具发票收据核对现金支票，发票，收据客户服务部员工及物业总经理收款日报表及相关附表，发票记录本详细填写收款日报表及相关报表，物业总经理进行现金盘点签字，按相关程序处置现金发票收据，支票，现金等移交财务人员客户服务部员工，物业总经理发票收据登记簿，收款日报表及相关附表，现金盘点表现金已存入银行将解款单与发票收据交于财务人员，核对无误后签收现金未存入银行将现金与发票收据交于财务人员，财务人员对无误后签收程序文件文件名称编号财务部工程物品采购版本修改状态签发人第页共页签发日期编制请购项目物料请购指项目般消耗性物料之申请，由需求单位提出物料请购单且描述需求项目，日期，并必须符合预算项目及金额才可提出。工程请购指项目大型物料的采购，固定资产，工程施工及外判合同。由需求单位提出工程请购单，描述需求理由，施工日期，并必须符合预算项目及金额才可提出。特殊性请购如请购项目不在预算额度内，或业主有指定供应商，品牌情况下，需另附业主委员会发展商会议记录并经业主委员会发展商代表签核相关文件，才可提出请购单。管理合约中特殊规定如管理合约中有特殊规定需经开发商业主委员会审核确认的申请项目，则无论金额多少均需开发商业主委员会签核相关文件，方可提出请购。其他规定如为同工程之相关物料应视为统份请购单，执行请购程序，不可分开请购。二请购单核准金额核准金额物业总经理物业部工程经理物业部主管财务部总经理业主审核核准审核审核核准以上审核审核审核审核核准特殊请购审核审核审核审核审核核准程序文件文件名称编号财务部工程物品采购版本修改状态签发人第页共页签发日期编制三工程部主管控管作业为公司物业部请购作业作统记录并管理核查各全管项目请购是否有异常情况并针对异常情况提出疑问，必要时可直接退回物业主任。依据专业判断，可建议合适供应商及品牌并在请购单上注明。将符合请购制度的请购单转入采购部门，并作适当跟踪及联系。四请购流程程序文件文件名称编号工程物品验收制度版本修改状态签发人第页共页签发日期编制财务部总经理业主验收项目物料验收工程验收包括工程施工验收设备验收大型工具验收等二验收方式总金额于元以下般物料采购和小型工程由物业总经理督核，驻场工程主管执行验收，并填写物料验收单或工程验收单。工程施工期内，应不定时查看施工质量及进度。总部工程主管应不定时至现场查核。签订合约由采购人员，工程主管及核定供应商或承包商商讨合约条款，并送至发展商业主委员会确定确认，将合同及相关采购证明文件送至公司进行合约签署程序。三采购价格高于元者，按以下程序执行采购拟标由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括视需要项目名称，地址，技术规格，改建或新建工程方案，施工范围，维修保养，技术资料，验收标准，免费保修，投标期限及培训要求，拟定后送公司审阅。招标由采购人员将标书向家含以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场说明。投标所有标书应用信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门。议标由采购人员及采购主管共同启封标签，若需要可同工程主管召集投标供应商或承包商召开投标说明会，并裁定家作为中标供应商。揭标由采购人员与中标供应商进行洽谈及标价，在裁定中标供应商后填写工程采购单进行签核。签订合同由采购人员，工程部主管与中标供应商商讨具体合约条款送发展商业主委员会代表确认，由采购人员附投标说明等相关文件及发展商确认证明送交公司，进行合约签署程序。程序文件文件名称编号财务部工程物品采购制度版本修改状态签发人第页共页签发日期编制签发日期编制四若该外判工程为发展商业主委员会指定承包商，而无法按上述规定执行时，需注意如下事项需有发展商业主委员会书面通知或指示。若由于种种原因无法获得发展商业主委员会书面证明，可以以会议纪要形式，但需发展商业主委员会签收确认。发展商业主委员会的正式签字或签收的证明或会议纪要原件与合同正本同送公司审核，批准及签署。对发展商大业主般工作人员推荐的承包商，将视作般的投标单位处理，若价格及其他条件相同，可优先考虑。三其他类合同基本参照工程类合同的签署程序。二所参与的人员，除了公司负责人员，采购部及总部工程主管之外，还包括负责该合同所涉事宜的专职人员。三书内容则根据外判项目的类别而定。例如，日常清洁标书内容包括合约期限，合约范围，清洁工作基本要求，清洁用具，清洁费收取方式，对清洁人员之要求，合约转包及修改的要求，赔偿，合约中止及工作细则等。四采购单核准金额核准金额工程部主管采购人员采购主管财务发展商业主会审核以上会审审核视管理合约规定会审审核以上会审审审核程序文件文件名称编号财务部工程物品采购制度版本修改状态签发人第页共页签发日期编制签发日期编制五采购流程采购主管开发商业主委员会工程部主管采购人员进行采购程序分为般物料采购工程采购财务部特殊规定项目开发商业主委员会签订合同程序文件文件名称编号财务部押金收取申退作业流程版本修改状态签发人第页共页签发日期编制押金项目出入证押金装修押金车位证押金其他项目押金二押金收款规定出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。出纳应开立高力公司印制之收据并加盖公司发票章资料。十资产盘点行政部门应定期每年至少次，依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。编制资产盘点清册，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因后会同财务部门依规定办理。程序文件文件名称编号财务部收款作业流程版本修改状态签发人第页共页签发日期编制收款项目物业管理费车位管理费各项租金收入各项维修收入有偿清洁费收入其他业务收入二收款流程负责执行人员使用表单说明时点物业总经理，客户服务人员，出纳管理费分摊表车位维护分摊表其他相关资料付款通知单应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单的准确性。付款通知单应式二联。各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。每上收款期的日以前客户服务人员付款通知单应在付款通知单上加盖物业管理处印章。将正联邮寄或发送至住户处。副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。每期日编制付款通知单发送付款通知单程序文件文件名称编号财务部收款作业流程版本修改状态签发人第页共页签发日期编制出纳发票，收据住户缴款方式现金电汇支票处各项管理费收入以外应包含现场提供的各项服务收入。经办人应于发票或收据开票人处签名，以便核查。收款时出纳物业管理费收款清单车位管理费收款清单其他收款清单传真，复印服务收费登记表应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。传真现金解款单至财务部。收款当日出纳会计公司会计主管收款日报表将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。填写收款日报表并传真至财务部以便于查核。公司会计应每日核查现金解款单之准确性。收款当日驻场会计公司会计应收账款明细表依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目