凡在学院科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字图表数据及声像载体材料，均属科研档案。二科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是项重要的信息资源，是国家和学院的宝贵财富，必须实行集中统的管理，确保完整准确系统安全，以利开发利用。三实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步验收鉴定科研成果与验收鉴定科研档案材料同步上报登记和评审奖励科研成果与综合档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。四科研文件材料的形成积累整理立卷归档等项目工作的纳入科研人员的职责范围，并作为对有关人员考核评审奖励的依据之。二科研档案归档范围的确定确定的原则归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。归档的科研文件材料必须反映科研管理科研项目课题活动的全过程，保证完整准确系统。归档的科研文件材料必须遵循其自然形成规律保持其有机联系照顾不同学科专业的科研文件材料的不同特点和成套性。二由学院与其它单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存整套档案，协作单位保存所承担任务中形成的科研文件材料，并将复制件送交主持单位保存。学院内几个部门协作完成的研究课题，各有关部门要相互配合，整理好本部门承担的归档科研文件材料，由主持部门的兼职档案员归档。如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供给主持单位。三与国外合作的科研课题，经协商在协议合同中明确科研文件材料的归档办法。般应归入外事类。四归档的主要内容和重点归档的主要内容包括综合管理科研准备研究实验总结鉴定申报奖励，推广应用等方面，具体范围见附件。归档的重点是学院承担的科研项目课题各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。三科研档案的归档要求与立卷方法实行科研材料形成部门和课题组立卷制科研管理部分的文件材料，按党政类档案管要求组卷装订。课题结束后，由本课题负责人主持科研课题材料立卷，并指定课题组成员将形成积累的全部文件材料按要求整理后交科研处，科研处将积累的管理性文件与课题组的科研课题材料汇总整理成卷后向综合档案室移交。二归档的文件材料必须达到完整准确系统，要求字迹工整图样清晰，使用蓝黑或碳素墨水，不得使用纯蓝墨水圆珠笔等不利于保存的书写材料。三组卷要求组卷要遵循科研文件材料形成规律保持其有机联系和便于利用查考的原则。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告论文专著鉴定成果申请与获奖，科研投资与经费核算等材料整理组成综合卷，排放在科研课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理。材料系统整理后，视其材料多少，组成题卷或题多卷，每个案卷材料般不超过页。内容密不可分的科研文件材料按以下要求排列正件在前，附件在后，正本在前，原稿在后批复在前，请示在后。四拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。五案卷内的科研文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应面编写个页号，页号位置在每面材料非装订线侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称档号件号戳记，并逐项填写。六除密不可分的配套的声像载体材料外，其余材料均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料保持致，并按广东外语艺术职业学院声像载体档案管理实施细则要求处理。七填写案卷封面卷内目录和备考表。八课题组组卷人员应填写科研课题简介见附件，该简介放在每个课题项目首卷卷内目录之前。九归档验收科研处是科研档案归口单位，负责管理性文件归档，各课题组将课题档案立卷完成后向科研处移交。十归档时间科研课题在鉴定验收或结束后两个月内，相关档案材料整理组卷后交科研处，科研处在次年月份向综合档案室移交科研档案。暂不申报或中断停止的研究课题在课题结束或中断停止后两个月内归档。学院重大科研项目的鉴定评审工作必须有学院科研处兼职档案员参加。在召开科研成果鉴定会评审会申报各层次成果奖励之前，应通知综合档案室人员对须归档的科研文件材料加以审查验收签署意见并经科研处档案工作负责人审核，才能进行鉴定评审及上报成果。科研处填写科研档案移交目录式两份，连同案卷向综合档案室移交，经综合档案室清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执份存查。四科研档案的管理综合档案室负责对科研档案进行接收分类编目登记编制检索工具和提供利用。二档案的补充与修改科研处随时收集在科研成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向综合档案室归档，并根据获得成果情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调查。对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经科研处领导或有关负责人批准同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录归档材料较多的，可单独组卷编目。三保管期限和保密期限已满的科研档案须经学院档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。四课题组在归档前做好档案鉴定工作，提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见，保管期限分为永久长期短期密级分为绝密机密秘密三种。五科研档案的开发利用科研档案的借阅按广东外语艺术职业学院档案利用制度办理。二在科研档案的开发利用中，必须严格执行国家关于保密知识产权保护等法规制度。三综合档案室根据科研和管理的需要，编辑各种形式的参考资料。四充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保护科研成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。附件广东外语艺术职业学院科研类档案归档范围和保管期限表附件科研课题简介附件科研档案审查表附件广东外语艺术职业学院科研类档案归档范围和保管期限表综合序号类目名称保管期限科研统计报表永久科研行政管理文件材料长期科研计划管理文件材料长期科研成果管理文件材料长期科研经费管理文件材料长期申报科研基金及有关批复长期学会工作学术活动短期其他有保存价值的文件材料长期科研准备阶段序号类目名称保管期限开题报告与课题调研论证材料长期任务书合同书协议书课题人员名单永久或长期课题研究计划设计长期计划执行情况计划调整或撤消报告短期课题投资和预决算材料短期研究实验序号类目名称保管期限实验测试观测调查考察的各种原始记录含关键配方工艺流程及综合分析材料永久或长期数据处理材料包括计算机处理材料如程序设计说明框图计算结果永久或长期设计的文字说明和图纸底图蓝图机械设计图电子线路图等永久或长期研究工作阶段小结年度报告长期配套的照片底片录音带录相带幻灯片影片拷贝等永久或长期样品标本等实物目录永久或长期总结鉴定阶段序号类目名称保管期限研究报告研制报告永久或长期论文专著永久或长期工艺技术报告永久或长期技术诀窍报告永久或长期专家评审意见永久或长期鉴定证书永久或长期鉴定会材料鉴定会代表名单会议记录鉴定意见及有关照片长期推广应用意见长期序号类目名称保管期限课题工作总结长期申报奖励阶段序号类目名称保管期限科研成果登记表永久或长期科技成果报告表永久或长期科技成果奖励与审批材料永久或长期科技成果获奖材料奖状奖章证书原件或影印件永久或长期专利申请书或证书原件或影印件永久或长期推广应用序号类目名称保管期限转让合同协议书永久或长期生产定型鉴定材料永久或长期推广应用方案及实施情况长期扩大试生产设计文件工艺文件长期对外学术交流材料长期成果被引用或投产后反馈意见长期成果宣传报道材料短期档案管理制度汇编综合档案室二〇〇八年十月目录广东外语艺术职业学院档案管理办法广东外语艺术职业学院档案实体分类方案广东外语艺术职业学院档案利用制度广东外语艺术职业学院档案保密制度广东外语艺术职业学院档案鉴定销毁制度广东外语艺术职业学院档案统计制度广东外语艺术职业学院档案库房管理制度广东外语艺术职业学院档案工作岗位职责广东外语艺术职业学院综合档案室工作职责广东外语艺术职业学院档案人员职业道德规范广东外语艺术职业学院党群行政类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院教学类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院科研类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院基建类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院仪器设备类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院出版档案管理实施细则广东外语艺术职业学院外事类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院财会类档案管理实施细则广东外语艺术职业学院声像档案管理实施细则广东外语艺术职业学院实物档案管理实施细则广东外语艺术职业学院重大活动档案管理制度广东外语艺术职业学院不归档文件材料范围及处理办法广东外语艺术职业学院文件材料立卷归档工作规范广东外语艺术职业学院各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表广东外语艺术职业学院档案管理办法第章总则第条为了加强广东外语艺术职业学院以下简称“学院”档案管理，有效的保护和利用学院档案，维护学院历史真实面貌，根据中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法高等学校档案管理办法高等学校档案管理实体分类法高等学校档案工作规范，结合学院实际，特制定本办法。第二条本办法所称档案是指学院从事教学科研党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字图表数据声像等不同形式的历史记录。第三条档案工作是学院建设的项重要基础工作，是检查和评估学院管理水平的重要指标，学院必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第二章领导体制机构设置第四条学院档案工作由主管院长办公室的院长分管，并成立学院档案工作小组，业务上接受广东省档案教学文件材料归档范围教办字号执行。四科研类按科学技术研究档案管理暂行规定国档发号执行。五基本建设类按基本建设项目档案资料管理暂行规定国档发号执行。六仪器设备类主要包括各种仪器设备特别是价值在十万元以