合同签订后周内原件施工图蓝图取得后周内原件及电子版方案设计图初步设计图任务书项目结算后周内原件图纸会审记录各方图纸审查及修改意见原件各专业计算书原件设计变更通知单原件各种文件签收记录图纸签收记录设计变更签收记录等原件对内对外联系函及回复文件按季度移交其他具有保存价值的资料项目管理类文档归档范围初拟序号文件名称归档时间备注开工指令实时归档原件施工方案原件监理文件监理会议纪要监理通知单监理周报月报等项目竣工结算协议签订后个月内原件竣工资料竣工图原件及电子版竣工验收报告原件材料品牌审批文件原件项目例行检查报告原件工作联系单对内联系单对外联系单内审单罚款单内部联络单等按季度移交原件其他具有保存价值的资料外联工程类文档归档范围初拟序号文件名称归档时间备注国有土地使用证实时归档原件土地成交确认书出让合同土地出让金缴付证明缴付发票缴付通知书等国有建设用地交地确认书建设用地规划许可证建筑工程施工许可证建设工程规划许可证商品房预售许可证房产面积测算报告书预测报告实测报告工程质量监督登记表建设工程消防意见书消防设计审核消防验收立项批复及可行性研究报告环评交评人防等批复房屋建筑工程竣工验收备案证明书防雷装置设计核准意见书防雷装置验收核准意见书建设工程抗震设防要求审批书建设用地规划条件通知书使用林地审核同意书建筑物命名批复天然气说明或批复产权初始登记供电方案回复单节能审查意见书节能验收意见书与立项工程有关的会议纪要领导讲话拆迁安置意见协议方案政府往来文件其他具有保存价值的政府性文件附件档案移交清单年度序号案卷标题数量盒备注例项目第标段竣工资料项目第标段竣工图文字材料册，图纸袋张照片册，录音录像带盘归档部门负责人移交人接收部门负责人接收人接收日期年月日本表采用纸，式两份，份存移交单位或部门，份存接收单位或部门。移交时，本表后附归档文件目录归档电子文件目录附件归档文件目录序号责任者文号题名日期页数备注填表说明序号填写移交文件序号，按文件排列顺序从开始标注。责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。文号文件的发文字号。题名文件标题。没有标题标题不规范的或标题不能反映文件内容的，可自拟标题，外加号。日期文件的形成时间，以位阿拉伯数字标注年月日，如。页数每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为页。备注注释文件需说明的情况。附件归档电子文件目录序号责任者题名文件格式形成时间备注填表说明序号电子文件件号，以张刻录的光盘为单位，对光盘内的每份电子文件名称前，从““开始编流水号。责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。题名文件标题。没有标题标题不规范的或标题不能反映文件内容的，可自拟标题，外加号。文件格式文本文件图像文件图形文件影像文件声音文件超媒体链结文件程序文件数据文件形成时间即文件的形成时间，以位阿拉伯数字标注年月日，如。备注注释文件需说明的情况。附件档案销毁清册序号档号责任者案卷或文件题名页数销毁原因备注相关部门鉴定意见档案管理部门意见公司领导意见监销人行政部负责人文件形成部门负责人销毁时间第章总则第条为了规范本公司工程档案的管理，保证各类工程档案的有效性适用性，参照城集团哈尔滨城工程档案管理制度细则试行年月审批记录日期版本状态文件内容拟稿人审核人审批人第版哈尔滨城工程档案管理制度细则城集团工程档案管理制度并根据哈尔滨城实际情况，制定哈尔滨城工程档案管理制度细则。第二条工程综合办公室应设专兼职档案管理员，负责各工程口往来文件的流转，跟进文件办理进程及文件收集整理并定期向中央档案室移交。综合事务部和人力资源部有权对其进行考核。第三条坚持执行工程档案管理“四同步”。即公司下达项目计划任务与提出工程档案的归档要求同步，检查项目计划进度与检查工程档案积累情况同步，验收鉴定项目成果与验收鉴定工程档案归档情况同步，项目总结与工程档案完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好工程档案的收集工作。第四条任何个人或部门不得对取得的文件拒绝向中央档案室移交。第二章细则第五条中央档案室管理职责负责制定修改工程档案管理实施细则，并完成落实工作。负责对所属工程各组职能部门工程档案管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。负责对竣工工程档案收集情况进行监督管理，按期向集团中央档案室上报所属地方公司工程档案管理进度月报。负责工程档案的收集整理鉴定利用工作，并采取有效措施，保证工程档案的安全。负责专兼职档案管理人员的培训工作及档案宣传工作。第六条归档要求归档范围按工程档案归档范围表附件规定范围移交。移交时间按工程档案归档范围表附件规定时间移交。对内外往来联系函件及时移交至工程综合办公室，且按季度归档至中央档案室。与政府往来文件需实时移交中央档案室。招投标文件需在合同签订后周内移交中央档案室。结算资料需在工程结算完成周内归档。竣工资料在竣工结算协议签订完成后三个月内归档。图纸的电子版应由工程综合办公室在图纸下发后周内，整理形成光盘或电子版，并制作卷内目录移交工程综合办公室进行审核，符合存档要求后移交中央档案室。环评交评报告书地勘桩基检测报告等第三方文件由设计技术部档案管理员在文件取得后实时移交中央档案室。其他无特殊规定的文件资料均需实时归档。如因工程进度审批流程等不可抗力因素导致工程档案不能按时归档，需向中央档案室备案，待办理完毕后移交中央档案室。第七条归档原则档案收集管理工程档案应按项目收集，档案应按系统分类登记归档统存放档案盒贴上标签并做好电子目录方便日后检索。工程竣工后各类纸质图纸整理移交归档时，档案管理员同时将图纸电子文件整理编目移交份到中央档案室保存。归档文件的题名应准确规范，内容签章字日期等要完备。归档的图纸标签栏内要填写准确规范，图号版本号不能错漏重复，签章齐备目录与图纸要相符，不得缺失。凡属归档范围内的仪器设备等全套随机技术文件，仪器设备说明书样本图纸技术操作规程合格证及安装调试等材料若系式二份，应留份存档只有份的，原件存档，复印件随机使用。同时设备档案按名称分类组卷，将组内容上具有有机联系的材料组合成个保管单位。卷内文件排列，依据设备材料的自然形成过程排列并形成电子目录方便日后检索。应妥善保存各类档案盒资料，如发现用途不明的资料应交工程师审阅确定用途。档案室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知移交部门整改。工程档案接收的档案应及时登记目录，编制索引，方便利用。非档案管理人员不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经公司主管领导批准同意后方可进入。档案室要坚持“十防”防盗防火防虫防鼠防潮防尘防高温防光防霉防有害气体平时要勤检查勤打扫保持档案室清洁安全。档案移交竣工资料的移交由工程综合办公室档案管理员负责，并附电子版卷内目录。同时档案管理员对接收的工程档案，必须进行数量和质量检查，发现问题应及时通知移交部门整改。原则上所有移交资料均为原件。若只能归档复印件的，请注明原件所在地。移交图纸存档时须严格按照要求的格式编制。按项目名称分阶段分期分地块单位工程专业的顺序分类。所移交的图纸必须附带对应的目录。所移交的图纸电子文件需移交源文件及只读版本文件，若无源文件则必须移交只读版本文件。移交时由经办人填写电子文件图纸归档清单，经部门负责人审核同意后方可存档。对内对外联系函及回函均需按年度分项目编制移交目录后移交。招投标文件需按照附表顺序及要求进行排列并编制目录，完成后通知中央档案室进行移交验收，并签字完成移交工作。所有归档的资料，其内容必须准确齐全完整真实。所有移交资料均应分项目分类别整理后移交附电子版目录填写附件文件移交清单。竣工资料的移交由项目部资料员负责，并移交卷内目录电子版纸质文件填写附件十防”防盗防火防虫防鼠防潮防尘防高温防光防霉防有害气体平时要勤检查勤打扫保持档案室清洁安全。档案移交竣工资料的移交由工程综合办公室档案管理员负责，并附电子版卷内目录。同时档案管理员对接收的工程档案，必须进行数量和质量检查，发现问题应及时通知移交部门整改。原则上所有移交资料均为原件。若只能归档复印件的，请注明原件所在地。移交图纸存档时须严格按照要求的格式编制。按项目名称分阶段分期分地块单位工程专业的顺序分类。所移交的图纸必须附带对应的目录。所移交的图纸电子文件需移交源文件及只读版本文件，若无源文件则必须移交只读版本文件。移交时由经办人填写电子文件图纸归档清单，经部门负责人审核同意后方可存档。对内对外联系函及回函均需按年度分项目编制移交目录后移交。招投标文件需按照附表顺序及要求进行排列并编制目录，完成后通知中央档案室进行移交验收，并签字完成移交工作。所有归档的资料，其内容必须准确齐全完整真实。所有移交资料均应分项目分类别整理后移交附电子版目录填写附件文件移交清单。竣工资料的移交由项目部资料员负责，并移交卷内目录电子版纸质文件填写附件电子文件填写附件。工程竣工后各类纸质图纸整理移交归档时，兼职档案管理员同时将图纸电子文件整理编目移交份到档案室保存。移交归档时双方应认真清点核对，准确无误后进行移交接收签字登记。任何个人或部门都不得截留。光盘照片等特殊载体档案要采用特殊装具，并定期备份。如因工作需要不能及时归档，需妥善保存并主动向档案管理人员备案，待使用完毕后立即归档。第八条档案借阅公司档案不对外开放，确为公司业务需要，应由业务对接人走档案借阅流程如执法部门依法调查时，应立即报公司领导处理。借出后归还的档案，档案人员要当面认真核对，详细检查,发现问题要向借阅人当面提出。到期未归还的，应及时追回，如需继续利用，请重走档案借阅流程。对未归还的人员，不得办理调动离职手续。各部门档案管理员发生岗位调动的时候，要及时任命继任人员，并报中央档案室备案，以确保档案工作的顺利交接。摘录或复制档案内容，须经档案人员校对无误后，加盖作用印章，以资证明。对重要的或密级的档案需要复制时，须经相关部门领导同意。档案借阅利用者，必须进行登记，注明预计归还时间