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第二十四条学院的全部档案实行全宗管理，同个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第二十五条根据高等学校档案实体分类法高等学校档案工作规范的要求，对档案进行分类编号排架和保管。

第二十六条综合档案室和有关部门组成鉴定小组，定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，报主管院领导批准，予以存毁。

第二十七条综合档案室负责学院的档案统计工作，按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。

第二十八条严格执行档案库房管理制度，做好防盗防火防潮防尘防虫防鼠防高温防强光措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破坏和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。

第二十九条综合档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第七章档案必须遵循下列规定教职工因教学科研等工作需要查阅档案的，凭本人工作证，外单位或个人，须持有单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用已经开放的档案。

二利用者要求复印档案，须由综请学院批准后开放，任何组织个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。

第三十三条向社会开放档案，不得损害国家集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第三十四条综合档案室开放档案，开展各种形式的档案信息咨询服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十二条综合档案室按照国家有关开放档案的规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报的利用与开放第三十条档案的利用按照广东外语艺术职业学院档案利用制度执行，综合档案室应严格审查借阅资格，并办理借阅手续。

第三十条综合档案室专设档案阅览室，编制提供开放档案的目录全宗指南等，积极防鼠防高温防强光措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破坏和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。

第二十九条综合档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第七章档案造册，报主管院领导批准，予以存毁。

第二十七条综合档案室负责学院的档案统计工作，按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。

第二十八条严格执行档案库房管理制度，做好防盗防火防潮防尘防虫根据高等学校档案实体分类法高等学校档案工作规范的要求，对档案进行分类编号排架和保管。

第二十六条综合档案室和有关部门组成鉴定小组，定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记管理第二十三条综合档案室集中统管理学院的全部档案，以确保档案的完整准确系统和安全，利于开发利用。

第二十四条学院的全部档案实行全宗管理，同个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第二十五条交人共同清点，对机密绝密档案要逐页清点，经核对无误，方可办理签收手续。

第二十二条凡学院与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。

第六章档案的学年度归档的文件材料，于次学年度寒假前归档科研基建项目和专题性成套性档案，应在项目完成并通过鉴定验收后三个月内归档。

二档案移交接收手续综合档案室接收档案时，应根据各部门提供的档案目录，与移条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十条档案材料归档原则上按以下要求办理归档时间党政类和按自然年度归档的文件材料，于次年六月底前归档教学类和须按教的题词题字等手迹材料学院和个人参加国际国家省市级重大赛事获得的各类奖品奖状奖章奖牌奖杯锦旗证书等有保存价值的赠品礼品纪念物品学院著名教师在工作中产生的实物作品等。

第二十关的，有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括照片录像带录音带幻灯片磁盘影视胶片光盘等。

十实物类主要包括上级领导来视察检查指导工作和境内知名人士参观来访有关活动中形成的文件材料授予中外学者著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

九财会类按会计档案管理办法财会字号执行。

十声像类主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有样书及出版发行记录等。

八外事类主要包括学院有关人员出席国际学术会议含在国内校内举行的出境考察讲学合作研究进修留学及学院聘请的外籍港澳台专家教师含客座教师在教学科研及其他设备类主要包括各种仪器设备特别是价值在十万元以上的全套随机技术文件及在接收使用维修和改进工作中产生的文件材料。

七出版类主要包括学院编辑出版的学报校报院刊等学术刊物及出版物的审稿单原稿教学文件材料归档范围教办字号执行。

四科研类按科学技术研究档案管理暂行规定国档发号执行。

五基本建设类按基本建设项目档案资料管理暂行规定国档发号执行。

六仪器设教学文件材料归档范围教办字号执行。

四科研类按科学技术研究档案管理暂行规定国档发号执行。

五基本建设类按基本建设项目档案资料管理暂行规定国档发号执行。

六仪器设备类主要包括各种仪器设备特别是价值在十万元以上的全套随机技术文件及在接收使用维修和改进工作中产生的文件材料。

七出版类主要包括学院编辑出版的学报校报院刊等学术刊物及出版物的审稿单原稿样书及出版发行记录等。

八外事类主要包括学院有关人员出席国际学术会议含在国内校内举行的出境考察讲学合作研究进修留学及学院聘请的外籍港澳台专家教师含客座教师在教学科研及其他有关活动中形成的文件材料授予中外学者著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

九财会类按会计档案管理办法财会字号执行。

十声像类主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的，有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括照片录像带录音带幻灯片磁盘影视胶片光盘等。

十实物类主要包括上级领导来视察检查指导工作和境内知名人士参观来访的题词题字等手迹材料学院和个人参加国际国家省市级重大赛事获得的各类奖品奖状奖章奖牌奖杯锦旗证书等有保存价值的赠品礼品纪念物品学院著名教师在工作中产生的实物作品等。

第二十条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十条档案材料归档原则上按以下要求办理归档时间党政类和按自然年度归档的文件材料，于次年六月底前归档教学类和须按教学年度归档的文件材料，于次学年度寒假前归档科研基建项目和专题性成套性档案，应在项目完成并通过鉴定验收后三个月内归档。

二档案移交接收手续综合档案室接收档案时，应根据各部门提供的档案目录，与移交人共同清点，对机密绝密档案要逐页清点，经核对无误，方可办理签收手续。

第二十二条凡学院与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。

第六章档案的管理第二十三条综合档案室集中统管理学院的全部档案，以确保档案的完整准确系统和安全，利于开发利用。

第二十四条学院的全部档案实行全宗管理，同个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第二十五条根据高等学校档案实体分类法高等学校档案工作规范的要求，对档案进行分类编号排架和保管。

第二十六条综合档案室和有关部门组成鉴定小组，定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，报主管院领导批准，予以存毁。

第二十七条综合档案室负责学院的档案统计工作，按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。

第二十八条严格执行档案库房管理制度，做好防盗防火防潮防尘防虫防鼠防高温防强光措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破坏和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。

第二十九条综合档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第七章档案的利用与开放第三十条档案的利用按照广东外语艺术职业学院档案利用制度执行，综合档案室应严格审查借阅资格，并办理借阅手续。

第三十条综合档案室专设档案阅览室，编制提供开放档案的目录全宗指南等，积极开展各种形式的档案信息咨询服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第三十二条综合档案室按照国家有关开放档案的规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请学院批准后开放，任何组织个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。

第三十三条向社会开放档案，不得损害国家集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第三十四条综合档案室开放档案，必须遵循下列规定教职工因教学科研等工作需要查阅档案的，凭本人工作证，外单位或个人，须持有单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用已经开放的档案。

二利用者要求复印档案，须由综合档案室负责办理，并按规定收费。

三港澳台海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门同意。

四外国机关和个人要求利用档案，应由有关主管部门介绍，并经综合档案室同意。

第三十五条库藏档案属下列情况之者，不宜开放涉及党和国家秘密的二涉及专利或技术秘密的三涉及个人隐私的四档案形成部门规定限制利用的。

第三十六条对要求查阅摘录复制属于尚未公开的档案，须经综合档案室主任或院长办公室主任同意方可查阅，必要时报请院领导审批。

第八章考核奖励与处罚第三十七条综合档案室应建立检查考核和评估制度，明确岗位职责。

对优秀的专兼职档案员和突出的服务成果研究成果以及对档案事业建设有重大贡献者，由学院给予表彰。

广东外语艺术职业学院科研类档案管理实施细则为了提高学院科研类档案以下简称科研档案的质量和管理水平，充分发挥科研档案在学院教学科研中的作用，根据中华人民共和国档案法高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律法规和规章，结合学院实际，特制定本细则。

科研档案工作的基本原则凡在学院科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字图表数据及声像载体材料，均属科研档案。

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