TOP14集团和各项目公司档案管理办法.doc文档免费在线阅读

第三十二条借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记表见附件上详细填写案卷内容编号使用期限和借阅目的，并按期归还。

第三十三条涉密档案的借阅涉密档案范围集团及各中心各公司下同重大决策中的秘密事项尚未付诸实施的经营战略经营方针经营规划经营项目及经营决策内部掌握的合同协议意向书及可行性报告重要会议记录财务预决算报告及各类财务报表统计报表所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息员工人事档案工资性劳务性收入及资料公文管理办法中规定的涉密文件其它经集团或公司确定应当保密的事项。

二调阅涉密档案，须经副总裁总经理同意，报董事长批准后方可提供，并按以下要求办理绝密绝密文件只能印制份，由档案上详细填写案卷内容编号使用期限和借阅目的，并按期归还。

第三十三条涉密档案的借阅涉密档案范围集团及各中心各公司下同重大决策中的秘密事项尚未付诸实施的经营战略经营方针经营规划经营文件柜标签贴统贴于文须在档案室查阅需要相关资料的由档案员提供复印件确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。

第三十二条借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记表见附件等文件期限包括永久长期短期文件盒内文件按照部门需求编号二文件的存档规范制作文件柜标签贴由策划部统设计标贴的规范模式，标签贴文件柜编号注明文件类别编号文件盒编号范围，文件盒编号文件期限文件性质文件柜编号文件类别编号文件目录索引号编制示意图文件柜编号按各类别文件柜顺序编号，如号柜为，号柜为文件性质包括各种文书签呈制度执行细则等合同统计表格据相应目录索引号进行检索。

索引号编号说明三文件类别编号按文件的所属部门拼音缩写编号，如人事资料，工程资料，财务资料，销售资料等，放入固定的文件柜中案管理员应按照统的分类编号办法，认真编制检索目录，促进迅速准确地查阅档案。

文件目录的索引号编制办法见下页示意图二根据存档文件类别，对各文件柜进行编号，以对应相应的文件存放位置，便于根文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。

第十条员工离职前，应将本人保管的所有文件材料与接收人办理书面交接手续，并报档案室备案，档案管理员在离职会签单上签字确认。

第三章档案的管理第十二条档料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单式两份，双方各执份。

第十条员工在内部进行岗位调动时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留。

六归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第季度末。

七各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资差的铅笔圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写。

四各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向。

五各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字件，并按档案分类类目与保管期限表见附件正确划分保管期限，加盖归档章。

二各类文件材料归档式份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数。

三归档文件严禁采用字迹耐久性档案由各项目公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后个月内向集团档案室移交。

第九条文件材料归档的要求和手续各项目公司档案管理人员应严格按照文件归档范围及不归档范围移交归档文资料原件光盘单报刊等式十份七各地举办项目奠基开业新闻发布会等大型活动的照片光盘领导发言稿及筹备策划的相关文字资料八省级以上领导视察参观项目的照片九以上范围内的面的政策批示项目可行性研究报告项目立项批复开工批复复印件五各地有关项目的工程规划许可证施工许可证土地出让合同土地证房屋预售许可证复印件六各地关于项目宣传画册原件新闻媒体宣传织机构代码证法定代表人证书复印件每年年检或变更后均应提供三公司章程股东会纪要验资报告含每次变更资料四各地关于项目的优惠政策政府会议纪要市级以上领导对公司及项目建设与管理方各项目公司分类整理后在每年第季度内送交集团档案室或各项目公司总经办存档，完成上年度档案归档工作。

第八条各项目公司应向集团公司档案室移交的档案及要求荣誉证书奖状等复印件二营业执照组计和督察档案由督察部保管上年度的档案，隔年的档案由督察部按年度分类登记编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室档案内容按审计和督察相关规定执行。

十二其他档案资料由集团职能部门各计和督察档案由督察部保管上年度的档案，隔年的档案由督察部按年度分类登记编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室档案内容按审计和督察相关规定执行。

十二其他档案资料由集团职能部门各项目公司分类整理后在每年第季度内送交集团档案室或各项目公司总经办存档，完成上年度档案归档工作。

第八条各项目公司应向集团公司档案室移交的档案及要求荣誉证书奖状等复印件二营业执照组织机构代码证法定代表人证书复印件每年年检或变更后均应提供三公司章程股东会纪要验资报告含每次变更资料四各地关于项目的优惠政策政府会议纪要市级以上领导对公司及项目建设与管理方面的政策批示项目可行性研究报告项目立项批复开工批复复印件五各地有关项目的工程规划许可证施工许可证土地出让合同土地证房屋预售许可证复印件六各地关于项目宣传画册原件新闻媒体宣传资料原件光盘单报刊等式十份七各地举办项目奠基开业新闻发布会等大型活动的照片光盘领导发言稿及筹备策划的相关文字资料八省级以上领导视察参观项目的照片九以上范围内的档案由各项目公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后个月内向集团档案室移交。

第九条文件材料归档的要求和手续各项目公司档案管理人员应严格按照文件归档范围及不归档范围移交归档文件，并按档案分类类目与保管期限表见附件正确划分保管期限，加盖归档章。

二各类文件材料归档式份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数。

三归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写。

四各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向。

五各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留。

六归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第季度末。

七各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项验收，在确定无误后予以接收，交接双方在移交单上签字，移交单式两份，双方各执份。

第十条员工在内部进行岗位调动时，人事部门应及时通知档案员，将其在原岗位经手的文件交接完毕和借阅的资料归还后，方可办理调动手续。

第十条员工离职前，应将本人保管的所有文件材料与接收人办理书面交接手续，并报档案室备案，档案管理员在离职会签单上签字确认。

第三章档案的管理第十二条档案管理员应按照统的分类编号办法，认真编制检索目录，促进迅速准确地查阅档案。

文件目录的索引号编制办法见下页示意图二根据存档文件类别，对各文件柜进行编号，以对应相应的文件存放位置，便于根据相应目录索引号进行检索。

索引号编号说明三文件类别编号按文件的所属部门拼音缩写编号，如人事资料，工程资料，财务资料，销售资料等，放入固定的文件柜中文件盒编号文件期限文件性质文件柜编号文件类别编号文件目录索引号编制示意图文件柜编号按各类别文件柜顺序编号，如号柜为，号柜为文件性质包括各种文书签呈制度执行细则等合同统计表格等文件期限包括永久长期短期文件盒内文件按照部门需求编号二文件的存档规范制作文件柜标签贴由策划部统设计标贴的规范模式，标签贴文件柜编号注明文件类别编号文件盒编号范围，文件柜标签贴统贴于文须在档案室查阅需要相关资料的由档案员提供复印件确因需要借阅档案的，应办理借阅手续，方可借出。

第三十二条借阅档案必须严格履行登记手续，在档案借阅登记表见附件上详细填写案卷内容编号使用期限和借阅目的，并按期归还。

第三十三条涉密档案的借阅涉密档案范围集团及各中心各公司下同重大决策中的秘密事项尚未付诸实施的经营战略经营方针经营规划经营项目及经营决策内部掌握的合同协议意向书及可行性报告重要会议记录财务预决算报告及各类财务报表统计报表所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息员工人事档案工资性劳务性收入及资料公文管理办法中规定的涉密文件其它经集团或公司确定应当保密的事项。

二调阅涉密档案，须经副总裁总经理同意，报董事长批准后方可提供，并按以下要求办理绝密绝密文件只能印制份，由档案员送有阅文资格的人传阅后归档机密机密文件按审阅人数印制，阅完后由档案员收回归档秘密秘密文件按审阅人数印制，阅完后由阅文人妥善保管，原件归档。

第三十四条档案每次只能借阅件，再次借阅时必须将上次所借的归还。

确因工作需要次借阅数本的，经集团行政管理中心总经理总经办负责人批准后，方可借阅。

第三十五条借阅者不得借阅与本部门业务活动工作内容无关的资料，非工作需要不得借阅其他部门的任何档案。

第三十六条涉及到价值较高的财产证件，如土地使用证房产证，借出抵押时应报集团副总裁同意，董事长批准后方可借出。

第三十七条外单位需要借阅公司图纸技术资料时，应持单位介绍信，并经对口部门领导批准，经副总裁各公司总经理同意，报董事长批准后，方可借阅。

严禁任何部门或个人未经批准私自代外单位复制档案。

第三十八条银行税务部门查账需调阅财务档案时，应经集团财务中心总经理各公司财务部经理同意，报副总裁董事长批准，由财务人员办理借出手续，使用完毕后及时归还。

第三十九条任何员工不得将档案借出后带回家。

第四十条档案借阅期间，借阅者应对档案的完整