1、“.....以及以下术语和定义 在用有效文件 指与管理体系直接相关的规定管理体系的运行和控制准则要求或具有指 导作用且未过期作废的文件。 内部文件资料 指局各单位或部门为确保管理体系有效运行而编制的文件资料，包括管理手 册程序文件项目标准化管理文件其它技术和管理性文件等。 外部文件资料 指局以外的与管理体系有关的文件资料......”。

2、“..... 注体系覆盖单位外的转发文在在用有效文件清单中律归为外部文件。 职责 办公室 负责编制修订解释本程序，并指导实施。 负责制订中铁五局文件管理规范及办法。 负责局和本部门文件资料的管理，指导下级办公室的文件资料管理......”。

3、“.....指导本单位各部门下级办公室的文件控制。 局子分公司其它部门 负责本部门文件资料的控制。 各级项目部作业队 负责本项目文件资料的管理。 工作程序 文件和资料的分类 文件和资料按来源分为内部和外部文件资料。 文件资料的载体形式 文件资料可以是纸质磁性载体等形式......”。

4、“..... 文件资料处理分为收文处理和发文处理。 收文处理包括文件的签收登记拟办批办传阅承办归档。 发文处理包括文件的起草核稿呈批登记编号印制分发归档。 文件的拟制审批及发布 各级部门在行而编制的文件资料，包括管理手 册程序文件项目标准化管理文件其它技术和管理性文件等。 外部文件资料 指局以外的与管理体系有关的文件资料......”。

5、“.....指导下级办公室的文件资料管理。 安质部 负责组织管理手册程序文件项目标准化管理文件通用文本和有关质量职 业健康安全环境监督管理文件的编写修订发放。 子分公司和资料的分类 文件和资料按来源分为内部和外部文件资料。 文件资料的载体形式 文件资料可以是纸质磁性载体等形式。 同内容的不同形式不同语种的文件资料视为同份文件进行管理......”。

6、“.....应组织评审现行有效的管理手册程序文件 及其他规范性引用文件的要求，避免文件之间的重复矛盾或不致。 编制文件时，应按以下要求进行编号 管理手册和程序文件的编号 号顺号组成。 文件发布前应经门和文管人员负责，收到后应先确认文件资料内 容无误，然后按收文处理程序及时贴上处理签，呈送相关领导签处，并确保文件资 料及时分发至相关场所......”。

7、“.....应符合公文处理的有关规定要求和软件操作规程， 同时要建立和保存相应的处理记录，确保其可追溯。 收到电子公文后，必须确认数据是否完整无误，并进行登记，按收文处 理流程进行处管理。外来文件应判断其适用性有效性，并确定使用范围，对适用且有 效的要及时发送到相关单位部门或场所......”。

8、“.....文件管理 部门或人员可自行进行复印，不需进行复印登记。 文件资料作为执行的依据再分发复印时，应经部门负责人同意，并进行 登记，按发文的相关规定进行分规 章制度标准化中文件资料管理制度执行。 术语与定义 引用中铁五局管理手册中的术语和定义......”。

9、“..... 内部文件资料 指局各单位或部门为确保管理体系有效运行而编制的文件资料，包括管理手 册程序文件项目标准化管理文件其它技术和管理性文件等。 外部文件资料 指局以外的与管理体系有关的文件资料，包括来自政府上级单位顾客相 关方等的文件资料。 注体系覆盖单位外的转发文在在用有效文件清单中律归为外部文件......”。