业务信息，能使业务人员和管理人员根据有关信息及时决策。 根据用户需求所提供的业务流程及相互关系，外贸管理系统整体流程大致如图所示 图外贸管理系统整体流程图 主要业务流程图 在对外贸易领域各类外贸企业尽管所处的地位不同，经营的商品种类不同，隶属的关系不同，组 织形式不同，但是作为个独立的经济组织，不论何种类的外贸企业他们都有个共同的基本职能就 是通过组织进出口商品业务经营活动，通过国内生产者与国外购买者，国外生产者与国内购买者之间进 行的商品交换。 进出口贸易是指我国与其他国家进行的商品货币的交易行为。在进出口贸易中，由于交易方式和 成交条件的不同，其涉及的业务环节业不尽相同。各环节的工作，有的分先后进行，有的先后交叉进行， 也有的齐头并进。但是，不论进口或出口交易，般都包括交易前的准备商订合同和履行合同三个阶 段。把这些阶段细化成个阶段。 对外贸易出口业务流程如图所示，主要经过以下几个阶段 出口准备阶段主要进行市场调研编制出口计划寻找客户建立业务关系并对客户进行信用 调查等工作。 交易达成阶段客户向我方询问，我方寻找供应商，并向供应商咨询产品出厂价。根据供应商 的报价，加上我公司的利润各项出口费用等预估出口价格，向客户发盘，经过双方多次还盘达成致。 按照公司统格式制作出口合同， 图业务流程图 并经双方法定负责人签字后合同开始生效。签订出口合同后，我方与供应商签订采购合同，经双方 法定负责人签字后合同开始生效。 履行交易阶段该阶段办理各种出口批件生产经营 活动进行现代化管理己迫在眉睫。财务管理作为外贸企业管理活动的核心，除了发挥传统的核算功能外， 还要全面及时准确地反映外贸企业的人财物等信息，辅助企业领导进行经营决策。为了使公司 的管理更加规范化现代化科学化，能够充分适应现代市场竞争快速瞬息万变的特点，要随时随地 掌握企业内部信息和外部市场信息，做到事前有预测，事中有控制，事后有核算。 图财务管理子系统功能模块图 第二章外贸管理系统需求分析 需求分析与总体目标 外贸管理系统是针对中小型进出口公司的业务情况而设计的套集企业外贸业务电脑网络科技 技术，科学管理方法于体的综合性外贸业务管理软件。它按照进出口实务的操作流程进行公 司管理业务数据管理业务分析统计查询等系列的业务过程。旨在以先进的信息技术和管理方法 为桥梁，为企业提供系统的管理软件和全面的解决方案，通过实施本系统可达到以下几方面的作用 提高企业管理水平，增强企业核心竞争能力建立企业自己的管理信息系统，通过计算机管理进 出口业务，减少人工操作的随意性增强企业内部工作的规范化和标准化同时通过计算机管理企业的 客户工厂商品合同单据信息等，便于日后的查询统计分析决策。 提高企业风险防范控制能力风险控制是综合业务管理系统的核心内容，系统将外贸企业风险的 控制分为市场风险客户风险业务员风险系统通过成本核算表预算的申报与审批机制帮助企业 评估合同的合理性与可行性通过客户信用级别管理对客户进行风险评估此外系统将客户商品等数 据统管理后，变个人资源为企业资源，同时对业务员的考核评价体系能准确衡量业务员业绩。 规范业务流程实现信息流资金流和物流的统任意笔外贸进出口业务都包含三个要素 信息物商品与资金，这三个要素的流转就为外贸信息管理系统，其系统目标是以计算机网络为基础，数据库为核心，开发满足外贸业务 管理和发展需要的应用软件。通过充分系统调研，在弄清外贸公司业务的运转机制及用户的需求的前提 下，确定系统的总体设计目标如下 外贸业务管理系统贯穿外贸业务的各个环节，为业务提供报价管理合同管理合同评审管理 资金管理收购业务管理出运单证管理核销管理库存管理。 按照外贸业务管理的要求保证业务资料次录入，多次使用，确保相关业务模块之间出运单 证之间高度致性。在业务正常发生顺序中设置管理监控点，监控业务执行情况，确保各自业务环节， 环环相扣以及系统数据的真实可靠。 记账凭证管理产生记账凭证自动制作会计账簿和资产负债表损益表以及现金流量等会计报 表。 账务报表查询系统完成账本及各种管理报表的制作及查询。 通过原始资料录入达到信息分类综合查询报表汇总等功能。系统使用过程中每项业务活 动所产生的信息能自动流转到公司各级管理人员查询系统，形成各种综合分析报表，及时反映跟踪业务 进程的动态和综合情况，提供各种决策参考依据。 按照标准化规范化发展要求考虑系统的实用性和延续性。 业务系统处理的是大数据量的业务信息，业务信息是外贸公司的商业机密，要确保这些业务信 息在共享的同时也能够安全。 考虑到人的惯性思维，所以在界面设计的时候要方便操作者，要提供给用户个友好统的界 面。 每个软件系统想要有市场，系统能够长期稳定地运行是个很重要的因素，这就要求系统的 稳定性和健壮性。 外贸管理系统整体流程 外贸管理系统主要是对进出口贸易业务中的全部基本数据的管理。基本数据是业务信息的基础，基 本数据来自公司内部业务人员输入的各种合同和单据，系统将合同和单据中的数据记入服务器中的数据 库。 数据库服务器成了企业的信息流物流与资金流。应用综合业务管 理系统，可将三者有机结合起来，保证业务信息更加真实完整，保证管理人员及时真实准确的获 得企业的真实经济运行状况。 外贸管理系统的需求分析 通过我们对外贸管理的现行系统进行分析，了解管理工作流程如下 样品数据管理包括样品的货号样品名称包装尺 寸大小图片以及生产厂家的有关资料厂家单价等。 报价根据从样品数据库中获取其它样品数据形成报价单可带样品图片和样品发票给 外商。 外商合同管理外商订货后，要形成个外商订货合同，合同数据中的 和都是根据从样品数据库中获得。 国内合同管理根据外商的订货情况，跟国内有关生产厂家联系，由外贸公司生产厂家订货， 形成国内订货合同，国内订货合同的数据来源于。 生产装箱验货国内生产厂家根据国内订货合同组织生产，产品生产以后根据合同要求进 行包装和装箱，形成出货表，外贸管理人员根据出货表进行验货。 形成发票和装箱单管理人员根据出货表以及 形成正式发票和装箱单。 系统用于外贸公司对日常的公司的业务管理，主要内容包括相关的模块，具有以下功能与优势 涵盖操作层手工运作，有效降低重复性工作和人为 第时间通过查询和统计分析，提供经营 决策支持 贯穿外向型企业贸易链条 全面支持由核算型财务向现代管理型财务的转变 实现自营进出口生产企业的整体物流资源管理。 外贸管理系统总体目标 规则，提供数据接口，为实现客户机请求与其它服务器交互。 客户端在模式中是发出服务请求的端。例如，大多数商业系统的开发中，客户端图形用户界 面的开发都是工作量较大的。图形用户界面接收用户的输入信息，并实现与服务器的接口，保证数据连 接稳定，获取服务器上的数据并显示给用户。 客户机服务器模式是指两个逻辑往往是物理的系统客户树服务器及其应用程序逻辑组件之 间复杂关系的协同。客户机服务器模式将个应用分为两个部分前端客户机后端服务器。 所谓服务器是指提供客户机服务的逻辑系统，所谓客户机是指向服务器请求服务的逻辑系统。般来说， 客户机向服务器发出请求为其完成部分工作服务器则处理客户机的请求并返回结果。 个客户机服务器应用系统典型的工作分工如下 表客户机和服务器的工作分工 客户机服务器 页面表示显示 用户交互 应用程序逻辑控制 请求表述 共享资源的查找定位 数据管理 事务处理 中央应用程序逻辑控制 统计 计算 虽然客户机服务器技术的概念是十分基本的，然而从它的应用过程中发出的力量影响和灵活性 是非常惊人的。 第三章系统设计 系统软件功能及模块设计 经过对外贸管理流程的归纳总结将系统的功能划分，分为九个子系统模块来实现业务管理子系统， 核销单管理子系统，库存管理子系统，财务管理子系统，费用报销子系统，查询子系统，统计子系统， 修改子系统，系统维护子系统。总体结构如图所示 图系统总体结构图 业务管理子系统提供公司部门个人的年季度月计划的管理工具，能够及时准确地 了解计划执行情况与进度，并对计划执行情况进行有效的管理。对制定的计划进行管理，需要对定制的 业务计划进行查询，可以按部门时合同编号或客户编号两种方式来查找并打开份已存在的外销合同， 在显示框会显示外销合同的合同编号签约人签约日期和报价单编号的信息。 修改外销合同修改份已存在的外销合同，是否能进行修改要看系统的流程定义是否允许修 改。 删除外销合同删除份已存在的外销合同，是否能删除要受系统流程定义的控制。保存外销 合同保存新建或修改过的外销合同。 对内合同管理模块 对内合同管理模块主要完成维护收购合同信息包括新建修改删除复制打印合同和查询 收购合同有关信息的功能。对内合同尤其是收购合同般根据外销合同的需要而签定，因此，外销合同 先于收购合同，由业务员自己签订收购合同。 明细单处理模块 明细单处理模块主要完成明细单信息维护成本跟踪业务进程控制和明细单查询功能。明细单是 联系票出口业务各环节的文字说明。对外合同根据业务的实际进度分中止新建已确认已批准 结束等几种状态。只有处于中止或新建状态的合同允许删除，处于新建状态的合同允许修改。另外只允 许业务员处理自己的合同。 业务单据制作模块 业务单据除合同明细单