受控文件清单 外来文件登记表 文件归档登记表合同类 质量记录控制程序 目的 对质量记录进行控制和管理，使维护和服务质量符合规定要求， 质量管理体系有效运行提供证据。 适用范围 适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的控制。 职责 质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。 行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督 检查。 定义 质量产品或服务，满足规定或潜有需要的特征和特性的总和。 它既包括有形产品也包括无形产品既包括产品内在的特性也 包括产品外在的特性。即包括了产品的适用性和符合性的全部内 涵。 记录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 注记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证预防措施和 纠正措施的证据。 工作程序 质量记录分类及其清单 质量记录的分类及其清单见质量记录清单，各部门必须建立 本部门的质量记录清单，实时更新。 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入质量记录清 单，并按本程序要求进行控制。 质量记录的标识质量记录标识由质量记录发生部门按文件编号规定中质量记 录的编号规定进行。 质量记录的填写 填写质量记录时，填写内容要完整准确，字迹要工整清晰， 签署齐全，不得涂改。 质量记录的收集 质量记录的收集由各记录部门按质量记录清单上的时间要求 自行整理，质量记录般每月收集次。行政部负责检查。 质量记录的装订归档贮存和保管 收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册，并按文 件控制程序的文件的管理条款 的项要求进行保管。 质量记录的质量管理的反馈情报，也是种重要的资源。 通过收集有关质量信息情报，可以及时掌握产品质量或服务质量 的各种因素和生产技术经营活动的动态，产品的使用状况，国 内外产品质量及市场需求的发展动向。它是改进产品质量改善 各环节工作质量最直接的原始资源和信息来源。 工作程序 程序文件 根据质量管理体系要求标准编制 受控状态受控文件编写编写小组 编号审核 分发号批准 版次实施日期年月日 目录 文件控制程序 质量记录控制程序 质量目标控制程序 内部沟通控制程序 管理评审控制程序 员工培训控制程序 人力资源控制程序 基础设备设施控制程序 维护和服务实现策划控制程序 顾客要求的识别评审与沟通控制程序 物质采购控制程序 服务供方控制程序 维护和服务提供控制程序 标识和可追溯性控制程序 顾客财产控制程序 监视和测量装置控制程序 顾客满意程度测量控制程序 内部审核控制程序 维护和服务的监视和测量控制程序 不合格品控制程序 数据分析控制程序 纠正措施控制程序预防措施控制程序 文件控制程序 目的 对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制， 确保在使用处获得适用文件的有关版本。 适用范围 适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件 的控制。 职责 丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口 管理。 技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料 的受控发放。 配套服务部负责与服各发放文件部门作好文件发放回收登记表的记录工作。 各单位相关部门的文件管理人员在收到和领取文件后，应及时分 发到位。文件收取人在文件发放回收登记表上签收。 丽江花园物业管理公司所有对外发布的文件均由行政部审定发 放，重要文件需总经理批准后发放。 文件的更改 质量管理体系文件需要更改时，应由提出文件修改部门填写文 件更改申请表，说明更改原因，对重要的更改应附充分理由和 证据。 文件更改申请表的审批按文件审批条款进行，经批准后，由 行政部填写文件更改通知单。 更改采用换页法或划改法。划改就是在原文件需修改处修改。更 改后的文件应在文件修改记录上予以记录。 文件更改的具体程序是 行政部将文件更改通知单，按原文件发放范围发至各单位相 关人员，并按通知单及时更改本单位使用文件，在通知单上做好 记录。 文件的换版与作废 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。换版 由行政部组织。 作废的文件由行政部文件管理员负责收回，并在文件发放回收登记表上做好记录，在作废文件上加盖作废印章，待统 销毁。 由行政部填写文件销毁申请表，批准后统销毁。销毁由行政 部执行，需两人在场见证。需留用的作废文件，填写文件留用 申请表，经行政部批准后，加盖保留资料印章方可留用。 留用的文件应单独存放，以免混用。 文件的管理 存档文件应保存在通风干燥的环境中并做好防火防虫防潮 工作，以免破损。 临时借阅文件应由借阅者填写文件借阅登记表，经文件管理 部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还。 行政部定期年次发布受控文件清单，经管理者代表 批准后，下发各单位。 各部门依据受控文件清单和实际情况，实时更新本部门的受 控文件清单。 外来文件的发放 丽江花园物业管理公司所有外来文件均由行政部负责收集汇总， 并记录于外来文件登记表中，其包括国家地方行业技 术性标准规范规程等文件，经过鉴定和确认其有效版本后， 列入受控文件清单，经总经理批准后，按文件的发布与发放 的路径发放。 相关文件文件编号规定 文件签批发放务有关的文件受控发放。 各有关部门负责本部门文件管理。 定义 文件的分类按文件的来源分为 内部文件丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包括质 量管理体系文件和对内对外的管理公文。 质量管理体系文件还可分成 质量手册，第层次文件，代码为 程序文件，第二层次文件，代码为 作业指导书操作规程规定，第三层次文件，代码为 质量记录为特殊类型文件，代码为。 外来文件 国家行业企业的技术标准规范规程等 主管部门的公文 顾客提供的基础资料等 计算机应用软件。 成果文件丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关 的技术性文件，包括质量计划纲要成果报告图纸图片等。 按受控状态分为 受控文件 即列入受控文件清单的文件，这些文件的批准发布更改 报废回收等必须按本程序规定的要求进行控制。 非受控文件 未列入受控文件清单的文件。 工作程序文件的编号与标识 质量管理体系文件按文件编号规定进行编号和标识。 管理性公文按文件编号规定进行编号和标识。 与维护和服务有关的文件按文件编号规定进行编号和标识。 外来文件沿用原文的编号，加盖外来文件章。 文件编写 质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。 管理性公文由行政部组织编写。 文件的审批 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。 程序文件由行政部审核，管理者代表批准。 作业指导书文件由行政部组织相关部门审定，由管理者代表批 准。 与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审 批。 管理性公文由相关部门起草，主管领导审核，总经理批准。 文件的发布与发放 文件经批准，即可进行发布和发放。发布可以采用会议即发 布会和非会议两种形式。 质量管理体系文件标准规范规程由行政部按文件发放计 划审批表发放。 技术类文件由技术部按文件发放计划审批表发放。 服务类文件由配套服务部按文件发放计划审批表发放。文件的发放应确定文件发放范围，确保与质量管理体系运行有关 的场所，在使用处可获得适用文件的有关版本。 质量目标。 管理者代表定期评价质量目标的达成。 管理者代表编制质量目标的评价方法和频次，审批目标管理方 案。 各部门主管负责制定达成质量目标的措施，对目标达成情况进行 评价并向管理者代表汇报。 定义 质量目标根据质量方针的要求，企业在定期间内所要达到的 预期效果，即所规定的数量化目标。可根据达到目标的期限长短， 可划分为长期目标和短期目标。质量目标是企业目标体系中的组 成部分，它应力求数量化，以便于统领导层的思想，成为激励 职工的动力，有利于日常的考核和评定，促进目标的实现。 注质量目标通常依据组织的质量方针制定。 注通常对组织的相关职能和层次分别规定质量目标。 质量方针目标的展开指将已确定企业质量方针目标逐级往下层 扩展细化为各级的中小目标和措施，以保证企业总目标的实 现。 持续改进增强满足要求的能力的循环活动。注制定改进目标和寻求改进机会的过程是个持续过程，该 过程使用审核发现和审核结论数据分析管理评审或其他方法， 其结果通常导致纠正措施或预防措施。 工作程序 质量目标制定 总经理根据公司的总体战略和经营方针，制定质量目标，包括中长期努力达成的目标 年度质量目标。 下年度的质量目标的制定，在本年底由管理者代表完成，总经理 审批后颁布。 管理层在制定质量目标时，必须明确与质量目标相关的责任部 门，并将各目标分解落实到各相关部门。 确定实现质量目标所需的资源，并提供必要的资源支持。 管理层所审批通过的质量目标将通过书面形式下发各责任部门。 质量目标策划 管理者代表负责编制实现各项质量目标所需采取的措施及各目 标的评价方法和频次，并形成正式的文件质量目标管理方案 及质量目标计算方法，提交总经理批准。 质量目标