外来文件法律法规和其他要求由公司办公室评审发放和管理，管理者代表审批。经审批的引用文件不另行编码，发放时只编制受控号，加盖受控章，并列入受控文件清单。对于不便发放的法律法规等文件文本，各部门可根据需要，到公司办公室进行查阅或借阅。公司办公室每年对引用的外来文件进行评审，以确保文件的有效性。相关记录受控文件清单文件审批记录表文件发放回收记录表文件记录借阅记录表文件更改记录文件记录销毁作废记录表文件评审记录表本程序编制部门公司办公室本程序主要起草人董振华本程序审核人李炳元本程序批准人潘月元本程序自年月日施行记录控制程序目的本公司建立形成管理制度的记录控制程序，以规定记录的填写标识收集保管检索保存期限和处置所需的控制，并对存档记录的管理应符合档案管理的有关规定。对质量环境职业健康安全管理体系所产生的记录进行控制，确保记录完整清晰，以证实产品质量和过程满足规定要求，并为实现可追溯性以及采取纠正预防措施提供依据。适用范围适用于本公司质量环境职业健康安全管理体系运行记录的控制与管理。职责公司办公室是记录的归口管理部门，负责全公司记录的综合管理。各部门负责本部门记录的的整理归档。工作程序记录的分类和编号质量环境职业健康安全管理体系共有的记录内部审核记录管理评审记录文件控制记录培训记录监视和测量设备校准记录设备管理记录信息交流记录纠正预防和改进措施记录。质量活动有关的记录产品的检验和试验记录不合格品处置记录，产品标识及追溯记录紧急放行及例外转序标识与记录质量计划相关记录顾客服务及投诉记录等。与环境管理体系有关的记录环境因素识别和评价记录，运行控制记录环境检测记录紧急事件及应急措施记录相关方调查与施加影响记录环境投诉记录资料其他资料包括可能影响质量环境职业健康安全管理体系变更改进的建议由相关部门提供。评审的实施管理评审由总经理组织并主持，管理者代表各部门的负责人以及内审员参加，公司办公室负责记录。程序文件目录序号文件编码文件名称页码文件控制程序记录控制程序与顾客有关过程控制程序环境因素识别评价控制程序危险源识别风险评价和控制措施确定控制程序法律法规和其他要求控制程序信息沟通控制程序管理评审控制程序人力资源控制程序基础设施控制质量计划控制程序设计和开发控制程序采购控制程序生产和服务提供控制程序对相关方施加影响控制程序运行控制程序监视和测量设备控制程序应急准备和响应控制程序顾客满意度控制程序内部审核控制程序过程产品环境和安全绩效监视和测量控制程序不合格品控制制度事故事件不符合控制程序纠正措施控制程序预防措施控制程序化学危险品控制程序适用性合规性评价控制程序作业许可程序变更管理程序文件控制程序目的本公司对质量环境职业健康安全管理体系所要求的文件实施管理，建立形成管理制度的文件控制程序，对质量环境职业健康安全管理体系所要求的文件进行控制包括法律法规等外来文件，确保在文件的使用现场得到文件的适用版本，防止使用作废文件。适用范围适用于质量环境职业健康安全管理体系所要求的所有文件的控制。职责公司办公室是文件控制的归口管理部门，负责质持有者应妥善保管文件，文件遭到严重破坏时，可到公司办公室更换，换发文件编号不变。持有者将文件丢失后，应立即通知公司办公室，并领取新编号的文件，丢失文件作废处理，并通知各有关部门，防止作废文件误用，并对这些文件加以适当标识。当文件的持有者转岗或离岗时，由公司办公室收回其保存的的文件，并填写文件发放回收记录表。文件需要借阅时，经文件编写部门和公司办公室负责人同意，并填写文件记录借阅记录表后方可借阅，并按时归还。文件的更改文件的使用部门对文件的适宜性提出质疑，纠正预防措施提出修改文件要求，或文件管理部门认为有必要对文件进行修改时。文件修改时，要经文件原审批人批准，当原审批人不在职时，可由接替其岗位人员审批，并填写文件更改记录后。原文件编写部门才可以对文件进行修改。文件的更改可以采用以下几种方式当文件小范围更改时，可直接在所有原文件上更改，用划掉需删除的部分，在增添内容处用∧进行标识，并加盖更改章。当页中更改内容较多或多次更改时，可换页。由原文件发放部门发放新页，同时回收旧页。换页时，文件页头修改状态用阿拉伯数字„„等注明修改次数。由于企业内外环境发生较大变化，文件所依据的标准换版，或文件内容需要大幅度修改时，应进行换版。换版时，版号应依次标识为„„等。文件的失效与作废生产计划培训计划文本合同内审计划等时效性文件终止使用后，文件持有部门可根据需要将其作为记录保存。防止作废文件的非预期使用，及时将作废文件撤出其使用场所，若因任何原因而保留作废文件时，并对这些文件加以标识。新文件实施的同时，文件的管理部门必须将已经作废失效的文件如中收回的文件或文件页销毁，并填写文件记录销毁作废记录表。需做资料保留的作废文件，经文件的管理部门同意后，加盖作废需保留章，与相应的文件更改记录存档。文件的评审每年对质量环境职业健康安全管理体系文件进行次评审，有下列情况之时，应随时进行评审当文件的控制对象发生变化时当依据的外来文件发生变化时当产品的标准发生变化时其他情况如外量环境职业健康安全管理手册及程序文件的编制发放更改和管理。生产技术部负责技术性文件的及技术方案施工方案的编制更改和管理。公司办公室负责管理性文件的编制更改和管理。各有关部门负责本部门相关文件和资料的控制。质量环境职业健康安全管理体系所要求的所有文件，由管理者代表审核，总经理批准。工作程序文件的分类和编号文件按内容可分为管理手册含方针和目标程序文件形成文件的部分程序同时包含运行管理所需的有关管理制度，并在管理手册中表述属于此类情况的程序文件第三层文件含规章制度操作规程和记录表格三个层次。文件按是否可控分为受控文件和非受控文件。凡受控文件必须加盖受控印章并注受控号。文件按照下列方式进行编号年代号其中为本公司汉语拼音首个字母缩写，即集团为文件代码，即文件名称汉语拼音首个字母缩写，例如管理手册，程序文件，管理性文件，技术性文件等手册为版为顺序编号，按阿拉伯数字„„排序。记录表格按照记录控制程序中的规定进行编号。文件的编制和审批管理手册由公司办公室负责编写，程序文件由各相关部门组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发放实施。技术性文件由生产技术部负责编制，分管副总经理审批，由公司办公室统发放。管理性文件由公司办公室负责编制，管理者代表审批，由公司办公室统发放。其他文件如记录表格等由相关部门编制，部门负责人审批。文件审批应填写文件审批记录表或在文件原件上签字。文件审批记录表中应注明文件的发放范围。文件的发放公司办公室建立文件发放回收记录表，注明文件编号，经审批后按发放范围发放文件。应确保各岗位员工明确其开展活动所依据的文件。文件发放前，所有受控文件均加盖受控章，并编写唯性受控号。由公司办公室列入受控文件清单，并将受控号为的文件由发放部门存档保管。文件的使用保存和借阅公司办公室建立全公司的受控文件清单，各部门建立本部门的受控文件清单，并确保文件的适用性和有效性。文件司办公室生产技术部质检部供应部销售部等部门负责对相关方的信息的收集。各部门负责本部门工作范围内信息的传递与沟通。公司办公室负责紧急信息的处理。工作程序外部信息包括地方工程质量监督站检测站环保局质量技术监督局商检局公证行认证机构卫生防疫站劳动保护和社会保障部门等检测或检查的结果及反馈的信息政策法规标准类信息，如质量环境职业健康安全的法律法规条例产品标准等相关方顾客供方计量单位媒体等反馈的信息及投诉等其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量环境职业健康安全管理的信息。内部信息包括正常信息，如方针目标指标及完成情况，测量和监控记录，内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等潜在不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正预防措施处理单等紧急信息，如出现火灾爆炸重大质量事故以及环境污染事故等情况下的信息与记录等其他内部信息，如员工的建议等。信息的收集处理与沟通工具信息可采用书面资料记录公告栏内部刊物讨论交流电子媒体声像设备通讯互联网等沟通的工具或方式予以传递。外部信息的收集与处理公司办公室和生产技术部分别与地方检测站环保局质量技术监督局商检局公证行认证机构质检所卫生防疫站劳动保护和社会保障部门等机构检测检查结果以及反馈信息的收集，由公司办公室传递到相关部门，当检测和检查结果出现不符合情况时，按照纠正措施控制程序的要求进行处理。公司办公室可行时每年组织编写环境报告包括方针目标和指标重要环境因素和重点危险源及其控制等，确保相关方需要时获取，对外通过媒体等方式进行宣传，对内通过培训板报公告栏等方式进行贯彻和传达。供应部负责组织对供方原材料设备配件等运输进行调查评定，作为评价产品供方和服务方的条件之。销售部负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面的要求，对所使用的产品及服务中的重要环境因素和职业健康安全风险的评价结果及相关要求通知供方或顾客对运输承包方调查认定。具体参见与顾客有关过程控制程序和顾客满，并参加管理评审会议。工作程序评审的时机和频次例行评审至少年次，按策划的时间间隔对本公司的质量环境职业健康安全管理体系进行评审，般在覆盖所有部门和全过程的内审结束之后进行，必要时可增加频次。当出现下列情况之或总经理认为有必要时，可随时进行管理评审市场需求或外部环境发生重大变化时产品发生重大质量事故，或有重大环境安全事故发生时企业机构发生重大变动时外审之前。评审的输入管理评审的输入应包括以下方面的信息审核结果，包括内部审核外部审核方针目标指标及其实施情况顾客反馈，包括顾客满意度的测量结果顾客投诉和抱怨过程的业绩和产