图使用统的符号，以图解方式说明流程相关支持性文件列出支持本程序的第二第三层文件和外来法规性文件相关支持性表单列出支持本程序的第四层文件表单页眉编制要求公司名称文件名称文件编号生效日期版本号页码制定部门密级等。页脚编制要求制定审查批准等。文件控制要求所有文件在发布前须得到批准，以确保文件是充分与适宜的。文件的发放回收借阅复制均有记录，文件的作废和销毁应有申请和批准。确保产品形成过程中需保存的文件按规进行拟审签批程序，并及时进行归档。确保图样技术文件协调致现行有效。确保外来文件得到识别，并控制其分发。文件代码原则表各类文件代码表文件类型级文件二级文件三级文件四级文件外来文件文件类型对应代码其他二层次文件代码原则表其他二层次文件管理代码表序号文件类型文件类型对应代码序号文件类型文件类型对应代码内控管理类文件标准化类文件保密管理类文件环境职业安全管理类文件科技文件管理类文件档案文件管理类文件安全标准化管理类文件部门组织代码原则表部门和职能组织代码表序号部门或职能名称对应代码序号部门或职能名称对应代码董事长营运部商务总经理营运部市场副总营运部跟单管理者代表营运部销售行政人力部营运部科研管理行政人力行政技术部行政人力人事制造部行政人力文控档案制造部计划行政人力信息化采购部行政人力设备采购部外协行政人力环安质量部行政人力安标质量部管理行政人力保密质量部检测财务部质量部标准化财务部仓库内部审核组财务部内控工作员应依本程序条款外来文件的编号原则实施编号对有国家标准或集团等上级机关标准类文件的编号和所发布的红头公文类的编号，可直接引用原有编号注册备案实施管控以本程序条款外来文件的编号原则实施←已编号的外来文件文件管理控制程序发放日期实施日期文件编号版本号编写人审核人批准人行政人力部管理者代表总经理文件更改状态览表序号原版号修订状态修订条款修订内容简述修订日期拟定人审核人批准人目的为确保本司所有文件的准确性和统性，使本司所有与体系有关的文件之流通应用处理等得到有效控制，使所有持有体系管理文件的部门和生产场所能及时获得有效的最新版本的文件，防止错用误用，特制定本程序。范围本程序规定了本公司质量管理体系所要求的文件控制范围控制要求主要职能部门的职责。本程序适用于本公司质量管理体系所要求的文件控制。术语和定义体系管理文件包括第层次文件第二层次文件第三层次文件含技术文本类文件第四层次文件含图样类文件。第层次文件质量手册。第二层次文件程序文件。第三层次文件作业指导书操作标准操作规程说明书检验标准检验规程在过程中所需使用的工艺文件工序卡片图样与技术资料，以及管理制度实施办法等作业指导类文件组成。第四层次文件表单表格记录。外部文件顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件政府安全与环保法规及国际国家标准等。技术文件指本公司内部拟定的工程规范作业规范工程标准作业操作规范作业操作规程作业操作标准检查基准技术图样包装标准包装规范工艺技术文件等和或顾客提供的图样技术工程规范工程管理标准技术管理标准技术条件协议企业标准质量规范检验规范检验规程检验标准试验操作规程技术测试大纲检验试验操作规程电脑数据软盘软件样品等，以及本公司与供应商签订的协议等。专利申报文件是指向国家知识产权局提交专利申请必备的文件分为发明专利请求文件实用新制更改回收与销毁行政人力部文控负责体系文件和外来法律法规技术标准制度红头文件类文件的收集和备案和归档等相关管理工作负责基础设施监视和测量设备相关文件类管控工作负责文件的受控发放回收及报废等相关工作。负责公司受控文件向公司内各部门和外部机构组织的发放工作，并认真做好发放记录对发放给认证机构的体系文件必须列入受控范围，若文件修改时，也应及时将修改页寄送认证机构替换。非受控文件可根据需要，经管理者代表负责人批准后，提供给顾客，文件提交部门应作好记录，可不列入跟踪管理范围。负责本部门形成和发至本部门文件的日常管理质量部负责组织质量管理体系文件的编制更改控制等相关工作负责本司产品质量证明文件的拟制工作负责产品图纸文件的质量会签负责产品图纸文件的标准化审查负责售后服务形成的与顾客有关文件的归口管理负责本部门形成和发至本部门文件的管理。内部审核组负责组织公司内部审核员拟定内部审核计划内部审核检查表内部审核报告等内部审核相关文件采购部负责本公司采购物品之产品样本的收集和整理工作负责收集供应商信息和资质信息资料，并予以合理妥善管理负责编制合格供应商名录或合格供应商管理台账，并予以妥善管控技术部负责产品研制过程中图样设计文件和工艺文件的形成与归档负责图样和技术文件的工艺会签等相关工作负责本部门形成和发至本部门文件的日常管理。其他部门负责本部门形成和发至本部门文件的日常管理。作业控制要求文件控制范围内部文件企业标准，包括质量管理体系文件和其他企业标准科技文件，包括技术文件设计文件含计算机软件工艺文件和科研资料等行政文件。外来文件与产品有关的技术文件与顾客有关的技术文件国家行业标准与产品有关的政策法规文件。文件编制要求组织的标志名称文件编号文件名生效日期修改状态版号受控状态发文登记号页码等文件编制架构组成基本要求封面修订页正文附件附表封面编制要求文件名称文件编号制定部门生效日期文控印章制定审查批准等。正文应运用八步天龙的编制架型专利请求文件外观设计专利请求文件发明专利请求文件是指发明专利请求书摘要摘要附图适用时说明书权利要求书说明书附图适用时，各式两份。实用新型请求文件是指实用新型专利请求书摘要摘要附图适用时说明书权利要求书说明书附图，各式两份。外观设计专利申请文件是指外观设计专利请求书图片或者照片要求保护色彩的，应当提交彩色图片或者照片以及对该外观设计的简要说明，各式两份。红头文件党政领导机关多指中央级下发的文件，因版头文件名称多印成红色，故称红头文件。红头文件并非法律用语，是老百姓对各级政府机关多指中央级下发的带有大红字标题和红色印章的文件的俗称红头文件实际运用中分为广义与狭义广义红头文件指就是从字面理解的带红头和红色印章的，既包括行政机关直接针对特定公民和组织而制发的文件，也包括行政机关不直接针对特定公民和组织而制发的文件，以及行政机关内部因明确些工作事项而制发的文件。狭义红头文件指行政机关针对不特定的公民和组织而制发的文件，这类文件对公众有约束力涉及到他们的权利和义务，也就是法律用语所称的行政法规规章以外的其他具有普遍约束力的规范性文件。电子文件以计算机磁盘光盘或其他电子媒体为存储对象的文件。包括电子版文件电子图纸等。职责总经理总经理负责质量方针质量目标质量手册程序文件的批准。管理者代表管理者代表负责组织各部门拟定修订和评审质量体系相关文件。必要时，管理者代表负责将各部拟定修订和评审的质量体系相关文件递交总经理办理批准手续。行政人力部负责与产品有关的法律法规标准和上级领导机关顾客或供方的公文公函等外来文件的标识传递归档负责本公司内所有公文公函的编号归档和发放工作行政人力部负责项目论证的技术文件归档前的监督检查归口管理产品销售形成的与顾客有关文件和技术协议等外来文件的归口管理行政人力部文控负责产品设计和开发的技术文件归档前的监督检查产品交付形成的与顾客有关文件和技术性外来文件的归口管理行政人力部文控负责产品技术文件组卷归档保存借阅发放复作业指导书由各职能部门结合作业活动特点和程序文件控制要求，负责拟定。质量手册和程序文件和作业指导书和相关表单的修订废止由各职能部门提出申请，经质量部负责人或管理者代表确认无误后，方可对问题处实施的修订和废止文件制订更改废止申请单管理者代表各职能部门部门领导体系管理文件的审查质量手册由管理者代表审核签核后的文件制订更改废止申请单对质量手册和程序文件由职能部门领导审核，并由各部职能负责人实施会签认可作业指导书由部门领导审核。←文件会签表←按本程序条款文件拟定审核签署及表表表规定要求实施行政人力部文控档案管理员体系管理文件的编号体系文件的编号应按本文第六章节执行编制发行编号由行政人力部文控档案管理员按流水号顺序编写。按本程序文件编号原则实施总经理管理者代表职能部门体系文件批准颁布质量手册和程序文件均由总经理批准作业指导书和第四层次文件应均有管理者代表批准或主管副总批准。所有体系管理文件必须经批准后方可颁布。按本程序文件拟定审核签署及表表表规定要求实施工作流程责任部门工作内容说明输入输出管理者代表行政人力部注四层次文件随二三层次文件同时审批和颁布文件修订，则按按本程序条款文件拟定审核签署及表表表和条款规定要求执行。体系文件的分发回收和销毁分发质量手册和程序文件按管理者代表批准的发放清单建帐签发作业指导书按文件拟定部门批准的分发单位建帐签发，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别并在所发的文件上加盖受控文件印章，文文件发放回收记录控应确保在使用处可获得适用文件的最新有效版本，同时相关部门应确保所发的所有文件保持清晰和易于识别。回收将作废的体系文件建帐签收，并在回收文件上加盖作废印章。销毁将签收的作废体系管理文件销毁。行政人力部体系文件的存档和保管体系文件份作为档案保存，两份作为资料保存供借阅对已作废尚有查考作用的文件需加盖作废仅供保留参考使用章保存。←文件控制览表←合同文本管理台账←文件管理汇总览表技术文件流程图说明工作流程职能部门工作内文件领用申请单←文件发放回收记录表工作流程职能部门工作内容说明输入输出文件的部门和单位。同时收回的旧版本或判定作废即在所回收的文件上加盖作废印章的技术文件和做好签字交接手续，确保更改的有效实施。